Tarjouskilpailut

Kuvan lähde http://www.mfa.fi/files/mfa/nayttelykuvat/Tritonia_Tiainen.jpg 

Jos tulet mukaan vasta tarjousvaiheessa, olet jo myöhässä.

- Vanha sanonta

Tarjouskilpailut, hintaneuvottelut, maksuehdot ja laskutus

Julkisella puolella hankintoja ohjaa Laki julkisista hankinnoista 348/2007 (Finlex). Lain  5 §:ssä määritellään, mitä tässä laissa ja sen nojalla annetuissa säädöksissä tarkoitetaan. 

5 § Määritelmät

Tässä laissa ja sen nojalla annetuissa säännöksissä tarkoitetaan:

1) hankintasopimuksella kirjallista sopimusta, joka on tehty yhden tai usean hankintayksikön ja yhden tai usean toimittajan välillä ja jonka tarkoituksena on rakennusurakan toteuttaminen, tavaran hankinta tai palvelun suorittaminen taloudellista vastiketta vastaan;

2) rakennusurakkasopimuksella hankintasopimusta, jonka tarkoituksena on jonkin liitteessä C tarkoitettuun toimintaan liittyvän rakennustyön tai rakennusurakan toteuttaminen taikka suunnittelu ja toteuttaminen yhdessä; rakennusurakkasopimuksella tarkoitetaan myös hankintayksikön asettamia vaatimuksia vastaavan rakennusurakan toteuttamista millä tahansa tavalla; rakennusurakka voi olla talon-, maan- tai vesirakennustöiden muodostama taloudellinen tai tekninen kokonaisuus;

3) tavarahankintasopimuksella muuta kuin rakennusurakkaa koskevaa hankintasopimusta; tavarahankintasopimuksen kohteena on tavaroiden osto, leasing, vuokraus tai osamaksulla hankkiminen osto-optioin tai ilman niitä; tavarahankintasopimukseksi katsotaan myös sellainen hankintasopimus, jonka kohteena on tavarahankinnan lisäksi kokoamis- ja asennustöitä;

4) palveluhankintasopimuksella muuta kuin julkista rakennusurakkaa tai julkista tavarahankintaa koskevaa sopimusta, jonka kohteena on palvelujen suorittaminen; palveluhankintasopimukseksi katsotaan myös sellainen hankintasopimus, jonka kohteena on palvelujen ohella tavaroita, jos palvelujen arvo on suurempi kuin tavaroiden arvo; lisäksi palveluhankintasopimukseksi katsotaan hankintasopimus, johon palvelujen ohella sisältyy liitteessä C tarkoitettuja rakennustöitä;

5) käyttöoikeusurakalla muuten samanlaista sopimusta kuin rakennusurakkasopimus, mutta rakennustyön vastikkeena on joko yksinomaan rakennettavan kohteen käyttöoikeus tai tällainen oikeus ja maksu yhdessä;

6) palveluja koskevalla käyttöoikeussopimuksella muuten samanlaista sopimusta kuin palveluhankintasopimus, mutta palvelujen vastikkeena on joko oikeus hyödyntää palvelua tai tällainen oikeus ja maksu yhdessä;

7) toimittajalla luonnollista henkilöä, oikeushenkilöä tai julkista tahoa taikka edellä tarkoitettujen tahojen ryhmittymää, joka tarjoaa markkinoilla tavaroita tai palveluja taikka rakennustyötä tai rakennusurakoita;

8) ehdokkaalla toimittajaa, joka on ilmoittanut halukkuutensa osallistua rajoitettuun menettelyyn, neuvottelumenettelyyn taikka kilpailulliseen neuvottelumenettelyyn;

9) tarjoajalla toimittajaa, joka on jättänyt tarjouksen;

10) avoimella menettelyllä hankintamenettelyä, jossa hankintayksikkö julkaisee hankinnasta hankintailmoituksen ja jossa kaikki halukkaat toimittajat voivat tehdä tarjouksen; hankintailmoituksen ohella hankintayksikkö voi lähettää tarjouspyyntöjä soveliaiksi katsomilleen toimittajille;

11) rajoitetulla menettelyllä hankintamenettelyä, jossa hankintayksikkö julkaisee hankinnasta hankintailmoituksen ja johon halukkaat toimittajat voivat pyytää saada osallistua; ainoastaan hankintayksikön valitsemat ehdokkaat voivat tehdä tarjouksen;

12) neuvottelumenettelyllä hankintamenettelyä, jossa hankintayksikkö julkaisee hankinnasta hankintailmoituksen ja johon halukkaat toimittajat voivat pyytää saada osallistua; hankintayksikkö neuvottelee hankintasopimuksen ehdoista valitsemiensa toimittajien kanssa;

13) suorahankinnalla hankintamenettelyä, jossa hankintayksikkö julkaisematta hankintailmoitusta valitsee menettelyyn mukaan yhden tai usean toimittajan, jonka kanssa hankintayksikkö neuvottelee sopimuksen ehdoista;

14) kilpailullisella neuvottelumenettelyllä hankintamenettelyä, jossa hankintayksikkö julkaisee hankinnasta hankintailmoituksen ja johon kaikki toimittajat voivat pyytää saada osallistua; hankintayksikkö neuvottelee menettelyyn hyväksyttyjen ehdokkaiden kanssa löytääkseen yhden tai usean ratkaisun, joka vastaa sen tarpeita ja jonka perusteella valittuja ehdokkaita pyydetään tekemään tarjouksensa;

15) puitejärjestelyllä yhden tai usean hankintayksikön ja yhden tai usean toimittajan välistä sopimusta, jonka tarkoituksena on vahvistaa tietyn ajan kuluessa tehtäviä hankintasopimuksia koskevat ehdot, kuten hinnat ja suunnitellut määrät;

16) suunnittelukilpailulla menettelyä, jolla hankintayksikkö voi hankkia esimerkiksi kaavoitukseen, kaupunkisuunnitteluun, arkkitehtuuriin, tekniseen suunnitteluun tai tietojenkäsittelyyn suunnitelman, jonka tuomaristo valitsee kilpailulla; kilpailussa voidaan antaa palkintoja;

17 kohta on kumottu L:lla 17.6.2011/699.

18 kohta on kumottu L:lla 17.6.2011/699.

19) teknisellä eritelmällä hankinnan kohteena olevan tuotteen, palvelun tai materiaalien ominaisuuksien määrittelyä; tällaisia ominaisuuksia ovat muun muassa laatua tai ympäristönsuojelun tasoa, suunnittelua, vaatimustenmukaisuutta ja käyttöön soveltuvuutta sekä tuotteen käytön arviointia, tuotteen turvallisuutta ja mittoja, myyntinimityksiä, termistöä, tunnuksia, testausta ja testausmenetelmiä, pakkauksen merkitsemisen, etiketöinnin, käyttöohjeiden ja tuotantoprosessien ja menetelmien sekä vaatimuksenmukaisuuden arviointimenetelmiä koskevat vaatimukset; julkisissa rakennusurakoissa teknisin eritelmin määriteltäviä ominaisuuksia ovat lisäksi suunnitteluun, kustannuslaskentaan, testaukseen ja tarkastukseen liittyvät säännöt, työn hyväksymisehdot, rakennusmenetelmät sekä rakennustekniikat ja muut valmiiseen työhön ja materiaaleihin tai niiden osiin liittyvät tekniset edellytykset;

20) teknisellä määrittelyllä eurooppalaista standardia, eurooppalaista teknistä hyväksyntää, virallista teknistä määrittelyä, kansainvälistä standardia, teknistä viitettä, kansallista standardia, kansallista teknistä hyväksyntää sekä muuta kansallista asiakirjaa, joka liittyy suunnitteluun, laskentaan, työn suoritukseen tai tuotteen käyttöön;

21) standardilla tunnustetun standardisointielimen toistuvaan tai jatkuvaan käyttöön hyväksymää teknistä määrittelyä, joka on julkaistu standardina ja jonka noudattaminen ei ole pakollista; standardi on:

a) kansainvälinen, jolloin se on kansainvälisen standardisointijärjestön hyväksymä ja yleisesti saatavilla;

b) eurooppalainen, jolloin se on eurooppalaisen standardisointijärjestön hyväksymä ja yleisesti saatavilla; taikka

c) kansallinen, jolloin se on kansallisen standardisointijärjestön hyväksymä ja yleisesti saatavilla;

22) eurooppalaisella teknisellä hyväksynnällä Euroopan unionin jäsenvaltion nimeämän hyväksyntälaitoksen rakennustuotteelle antamaa myönteistä teknistä arviointia tuotteen sopivuudesta tarkoitettuun käyttöön; hyväksyntä perustuu niiden rakennuskohdetta koskevien olennaisten vaatimusten täyttymiseen, joiden pohjalta tuotteelle ominaiset ominaisuudet on määrätty, sekä käyttöolosuhteiden määrittelyyn;

23) virallisella teknisellä määrittelyllä teknistä määrittelyä, joka on Euroopan unionin jäsenvaltioiden tunnustama ja joka on julkaistu Euroopan unionin virallisessa lehdessä;

24) teknisellä viitteellä mitä tahansa muuta eurooppalaisen standardisointielimen markkinoiden tarpeet huomioon ottavien menettelyjen mukaisesti laatimaa teknistä määrittelyä kuin virallista standardia;

25) tunnustetulla toimielimellä testaus- tai kalibrointilaboratorioita ja tarkastus- ja varmentamiselimiä, jotka noudattavat sovellettavia eurooppalaisia standardeja; hankintayksikön on hyväksyttävä myös muiden Euroopan unionin jäsenvaltioiden tunnustettujen toimielinten antamat todistukset;

26) yhteisellä hankintanimikkeistöllä (CPV) yhteisestä hankintasanastosta (CPV) annetussa Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksessa (EY) N:o 2195/2002 tarkoitettua viitenimikkeistöä;

27) ilmaisulla kirjallinen sanojen tai numeroiden yhdistelmää, joka voidaan lukea, tuottaa uudelleen ja sen jälkeen antaa tiedoksi; ilmaisu voi sisältää sähköisessä muodossa lähetettyjä ja tallennettuja tietoja;

28) ilmaisulla sähköinen muoto viestintämuotoa, jossa käytetään sähköteknisiä tietojen käsittely- ja tallennusvälineitä ja jossa tietoja levitetään, välitetään tai vastaanotetaan johtoja pitkin, radioteitse, optisesti tai muulla sähkömagneettisella tavalla.

Lain 2 luvussa  käsitellään soveltamisalat ja kolmannessa luvussa kynnysarvot ja hankinnan ennakoiden arvon laskeminen. Hankinnoissa ovat niin kansalliset kuin EU-kynnysarvot. 

15 § (30.4.2010/321)

Kansalliset kynnysarvot

Tätä lakia ei sovelleta:

1) tavara- tai palveluhankintoihin, suunnittelukilpailuihin eikä palveluja koskeviin käyttöoikeussopimuksiin, jos hankinnan ennakoitu arvo ilman arvonlisäveroa on vähemmän kuin 30 000 euroa;

2) poiketen siitä, mitä 1 kohdassa palveluhankinnoista säädetään, liitteen B (ryhmä 25) mukaisiin terveydenhoito- ja sosiaalipalveluihin, sekä liitteen B mukaisiin koulutuspalveluihin, joita hankitaan julkisesta työvoima- ja yrityspalvelusta annetun lain (916/2012) 5 luvun 7 §:n mukaisesti yhteishankintana työnantajan kanssa, jos hankinnan ennakoitu arvo ilman arvonlisäveroa on vähemmän kuin 100 000 euroa; sekä (28.12.2012/922)

3) rakennusurakoihin ja käyttöoikeusurakoihin, jos hankinnan ennakoitu arvo ilman arvonlisäveroa on vähemmän kuin 150 000 euroa.

16 §

EU-kynnysarvot

EU-kynnysarvot, jotka perustuvat Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivien 2004/17/EY ja 2004/18/EY muuttamisesta hankintoja koskevien sopimusten tekomenettelyihin sovellettavien kynnysarvojen osalta annettuun komission asetukseen (EY) N:o 2083/2005, ovat:

1) 137 000 euroa valtion keskushallintoviranomaisten tavarahankinnoissa ja palveluhankinnoissa;

2) 211 000 euroa muiden kuin 1 kohdassa tarkoitettujen hankintayksiköiden tavarahankinnoissa ja palveluhankinnoissa; sekä

3) 5 278 000 euroa rakennusurakoissa ja käyttöoikeusurakoissa.

Euroopan yhteisöjen komissio tarkistaa kynnysarvot asetuksella kahden vuoden välein hankintadirektiivin 78 artiklassa säädetyn menettelyn mukaisesti ja julkaisee tarkistetut kynnysarvot Euroopan unionin virallisessa lehdessä, jolloin 1 momentin mukaisten arvojen tilalle tulevat Euroopan yhteisöjen komission kulloinkin tekemien tarkistusten mukaiset arvot. Kauppa- ja teollisuusministeriön on viivytyksettä ilmoitettava virallisessa lehdessä EU-kynnysarvojen muutoksista Euroopan yhteisöjen komission tekemien tarkistusten mukaisesti.

Valtioneuvoston asetuksella säädetään, mitkä Suomessa ovat 1 momentin 1 kohdassa tarkoitettuja hankintadirektiivin liitteeseen IV sisältyviä valtion keskushallintoviranomaisia.

17 §

Hankinnan ennakoidun arvon laskeminen

Hankinnan ennakoitua arvoa laskettaessa perusteena on käytettävä suurinta maksettavaa kokonaiskorvausta ilman arvonlisäveroa. Arvoa laskettaessa on otettava huomioon myös hankinnan mahdolliset vaihtoehtoiset toteuttamistavat ja hankintasopimukseen sisältyvät optio- ja pidennysehdot sekä ehdokkaille tai tarjoajille maksettavat palkkiot tai maksut. Laskettaessa 15 §:n 2 kohdassa tarkoitetun yhteishankinnan ennakoitua arvoa huomioon otetaan työvoimaviranomaisten rahoittama osuus hankinnasta.

Rakennusurakan ennakoitua arvoa laskettaessa on otettava huomioon urakan arvo sekä sellaisten urakan toteuttamisessa tarpeellisten tavaroiden ennakoitu kokonaisarvo, jotka hankintayksikkö antaa urakoitsijan käyttöön.

Jos hankinta toteutetaan samanaikaisesti erillisinä osina, kaikkien vastaavien osien ennakoitu kokonaisarvo on otettava huomioon hankintasopimuksen ennakoitua arvoa laskettaessa. Jos osien yhteenlaskettu arvo ylittää 15 §:ssä tarkoitetun kansallisen kynnysarvon tai 16 §:ssä tarkoitetun EU-kynnysarvon, jokaisen osan hankinnassa on noudatettava kyseisen kynnysarvon ylittäviä hankintoja koskevia säännöksiä siten kuin 4 luvussa säädetään.

Tavara- ja palveluhankintoihin sisältyviin osiin, joiden ennakoitu arvo on alle 80 000 euroa, sekä rakennusurakoihin sisältyviin osiin, joiden ennakoitu arvo on alle 1 miljoona euroa, ei sovelleta tätä lakia 21 §:n 1 momentissa säädetyllä tavalla, jos tällaisten osien yhteenlaskettu arvo on enintään 20 prosenttia kaikkien osien yhteisarvosta. Jos osan ennakoitu arvo ylittää 15 §:ssä tarkoitetun kansallisen kynnysarvon, hankintayksikön on kuitenkin noudatettava tämän lain säännöksiä siten kuin 21 §:n 2 momentissa säädetään.

Ennakoidun arvon on pädettävä silloin, kun hankintayksikkö toimittaa hankintailmoituksen julkaistavaksi tai muuten aloittaa hankintamenettelyn. (Lähde Laki julkisista hankinnoista 348/2007)

Tarjousprosessi





Kuvan lähde: http://www.qk-karjalainen.fi/files/2213/3551/1377/tarjousprosessi.jpg
Ks. alkuperäinen teksti tästä.

Ostoprosessi

Kuvan lähde: http://purchasinginsight.com/wp-content/uploads/2011/07/Purchasing-Process-Flowchart.png

Kun asiakas lähtee ostamaan, hän esittää yleensä myyjälle/myyjille suullisen tai kirjallisen tarjouspyynnön. Julkisissa hankinnoissa on käytössä HILMA-järjestelmä. Yksityiset yritykset voivat ostaa sieltä, mistä haluavat. Tarjouspyyntöjen laajuus vaihtelee muutamasta lauseesta monen mapin paksuiseen asiakirjanippuun. (Sipilä  2003, 412.)

Käytännössä tarjousprosessi voi olla yksi- tai useampivaiheinen. Ensin toimitetaan alustavat tarjoukset, joiden perusteella tilaaja valitsee ne, joilta hän pyytää varsinaisen tarjouksen. Joskus tarjoukset pyydetään siten, että projektin toteutustapaehdotus toimitetaan erikseen ja hintatarjous erikseen. (Sipilä 2003, 413.)

Tarjouskustannusten hallinta
Tarjousten laatimistyö vie aikaa muutamasta minuutista useiden henkilötyövuosien työpanokseen. Etenkin julkisiin tarjouspyyntöihin vastaaminen vie paljon aikaa ja energiaa. Tällaisissa tapauksissa pelkästään tarjouspyynnön laatimiseen voi kulua huomattava osa liikevaihdosta. (Sipilä 2003, 415.) Kannattaa siis arvioida omat resurssinsa oikein ja miettiä kuinka suurelle hiekkalaatikolle lähtee/pyrkii leikkimään.

Sipilä (20013, 416) kirjoittaa, että kun yrityksen tarjousten läpimenoprosentti on 25-30 % parempi kuin kilpailijoilla, se kertoo jotakin markkinoinnin kohdistuvuudesta, myyntityön tehokkuudesta ja hinnoittelun oikeellisuudesta. Henkilökohtaisesti painotan vielä kerran: tarjousprosessin kustannukset eivät ole yhdentekevä asia, vaan niiden on oltava oikeassa suhtessa tavoiteltavaan kauppaan nähden. Myös Sipilä (2003, 416) jakaa tämän näkemyksen.

Myyntikustannukset voidaan rekisteröidän menetettynä myyntinä, mikäli kauppaa ei saada. Tarjousten läpimenoprosentteja ja myynti- ja tarjouskustannuksia seuraamalla saadaan arvokasta tietoa oman myyntityön tehostamista varten. Yrityksessä kannattaa laskea kipurajat. xxxx euron työ kestää korkeintaan x määrän myyntityötä, x henkilöä jne.  Joillekin pieni projekti on 1000 €, toiselle  100 000 €. (Sipilä 2003, 417.)

Hinnan asettaminen tarjouksissa

Kuvan lähde http://www.mintconsulting.fi/images/kauppa2.png

Tarjousperusteisen hinnan asettaminen on normaali hinnan asettamistilanne. Erona on tilanteen täsmällisyys. Periaatteessa tiedetään tarkkaan, mitä asikas haluaa.  Tarjousprosessi on kaupanteon väline on tärkeää tuntea prosessi myös hinnan asettamisen näkökulmasta. Kannattaa aina pyytää lisätietoja, jotta voi palvella asiakastaan parhaalla mahdollisella tavalla. (Sipilä 2003, 418.)

Usein kannattaa tarjoita useampi vaihtoehto, jotta voi eliminoida osan tarjousriskeistä. Tarjoushinta voidaan antaa könttäsummana tai eri tavoin pilkottuna. Pikottuun tarjoukseen kannattaa varmistaa, että kaikki osat ovat katteellisia. (Sipilä 2003, 420-421.)

Hinnan täsmennykset: kulut, lisät, oikeudet
Tarjous sisältää hinnan ohella monia hintaan läheisesti liittyviä ehtoja. Näitä ovat mm.

• Miten palvelukokonaisuuden pilkkominen vaikuttaa hintaan?
• Miten lisätöistä, muutostöistä ja kiiretöistä veloitetaan?
• Miten nimettyjen resurssien vaihtaminen tai vaatiminen vaikuttaa hintaan?
• Miten kulut ja alihankintakulut veloitetaan, entä miten käsitelään ennakoimattomat oheiskustannukset?
• Miten asikkaasta johtuvat aikataulumuutokset, toimitusajan lyhentäminen tai pidentäminen tai viivästymät vaikuttavat hintaan?
• Asiakkaan omien työosuuksien vaikutukset hintaan, asiakkaan yhdyshenkilöiden vaihtamisten vaikutus hintaan?
• Takuut, laatuvirheiden korvausmenettelyt.
• Omistus ja käyttöoikeudet.
• Miten tarjouksen hyväksyminen tarjouksen voimassaoloajan jälkeen vaikuttaa hintaan? (Sipilä 2003, 423.)

Tehtyä tarjousta kannattaa testata ennen sen toimittamista kilpailijoiden tarjouksia vastaan ja erityisesti asiakkaan näkökulmasta. Palvelutyötä voidaan arvioida erilaisten listojen avulla.
Sipilä (2003, 428) esittelee, kuvassa 58. Vaativan palvelutyön hinnan arviointi, yhden tällaisen mallin.

Laatukriteerejä on yhteensä 10 kpl + 2 lisäkriteeriä. Jokaisen kohdalle mietitään arviointiperuste, painoarvo ja annetaan pisteet sekä painoteut pisteet. Laatupisteet lasketaan yhteen ja lopuksi tarjousta tarkastellaan hinnan suhteessa vertailuhintaan, budjettiin ja hintaa suhteessa laatuun.Listalla olevat laatukriteerit ovat:

1. Kuinka hyvin raktkaisee asiakkaan ongelman ja tuo asiakashyödyn?
2. Kuinka nopeasti tai aikataulussa ratkaisu tuotetaan ja hyöty saadaan?
3. Kuinka luotettavaa tai varmaa on, että ongelma ratkeaa ja hyöty saadaan esitetyllä tavalla?
4. Kuinka pysyvästi ongelma ratkeaa, hyödyn jatkuvuus?
5. Asiakasyhteistyön ja osallistumisen järjestäminen?
6. Kuinka helposti ja edullisesti onnistuvan ratkaisun toteutuksen edellytykset on luotavissa?
7. Kuinka edullista tai hyväksyttäviä ovat ratkaisun oheis- tai seurannaisvaikutukset?
8. Ratkaisun lähestymistapa ja luovuusarvo?
9. Ratkaisun markkinointi - ja imagoarvo?
10. Ratkaisun jälleenhyödynnettävyys ja levitysarvo? (Sipilä 2003, 427-428.)

Hintaneuvottelut ja sopimukset
Helpommillaan hintaneuvottelu on se, että asiakas katsoo hinnan listasta, hyväksyy sen ja lähettää tilauksen. Käytännössä myyntineuvottelun tarkoituksena on varmistaa, että palveluun liittyvät odotukset ovat kohdallaan ja että palvelua mm. verrataan oikealla tavalla vastaaviin palveluhin. Valmistautuminen on avainasemassa hintaneuvottelussa onnistumiseen.  (Sipilä 2003, 432-433.)

Hintaneuvottelussa voivat pelinappuloina olla mm.

•  Asiakas voikin ostaa enemmän, asiakas voi sitoutua vakioasikkaaksi, asikkaan oman työn osuutta voidaan lisätä, asiakas voi sitoutua toimimaan myyjän suosittelijana.
• Samaan hintaan voidaan antaa enemmän, pienempään hintaan voidaan sisällyttää vähemmän, palvelun tavarakomponentin materiaali voidaan vaihtaa parempaan, työ voidaan luvata tehdä nopeammin.
• Voidaan antaa alennuksia, asiakkaalle luvataan pienempi tai suurempi takuu, maksuehtoja voidaan muuttaa, asiakkaalle voidaan antaa jotakin muuta alennettuun hintaan.
• Jos asiakas keskittää ostonsa myyjän yritykseen, myyjä voi luvata keskittää omansa vastaavasti ostajan yritykseen, voidaan luvata, että jatkopalveluissa noudatetaan pienempiä perushintoja, asiakkaalle luvataan julkisuutta tai muuta arvostusta. (Sipilä 2003, 435.)

Tarkistuslista neuvotteluun valmistuvalle
Mitkä ovat tavoitteet neuvotteluissa?
Mikä on asiakkaan tavoite, mikä on asiakkaalle tärkeää?
Ketä asiakkaan puolelta osallistuu neuvotteluun? Mikä on heidän osaamisensa, asemansa ja päätösvaltuutensa? Miten he suhtautuvat toisiinsa?
Millainen on asiakkaan neuvottelijoiden tyyli ja tapa toimia?
Keneltä muilta asiakas on pyytänyt tarjoukset ja kenen kanssa myös neuvotellaan?
Kuinka tärkeä ko. asiakas on kilpailijoillemme? Millaisia ovat kilpailijoiden tarjoukset ja ehdotukset?
Kenen pitäisi meidän puoleltamme osallistua neuvotteluun? Neuvottelijoiden roolit ja toiminta neuvottelutilanteessa?
Mitä vaihtoehtoja asiakkaalle voidaan tarjota?
Mitä myönnytyksiä asiakkaalle voidaan tarvittaessa antaa?
Mikä on alhaisin hyväksyttävä hinta/palvelukokoonpano?
Neuvottelun työjärjestys ja etenemistapa?
Miten toimitaan, jos neuvottelu uhkaa lukkiutua? (Sipilä 2003, 435-436.)



Asiakkaiden neuvottelutyylit 
Ostajien tapa ja tyyli toimia hintakeskusteluissa vaihtelee huomattavasti. Asiantuntemus vaihtelee, päätösvaltuuksien osalta neuvottelukumppanien valta vaihtelee, laatutietoisuus vaihtelee. Jotkut toimivat aggressiivisesti toiset ystävällisesti ja yhteistyökykyisesti.
Sipilä (2003, 437-442)  listaa neuvottelutyylejä
Positiivinen, luottavainen- suhtautuu myönteisesti ja luottavaisesti asioihin. Heittäytyy myyjän armoille.

Motivoiva asiakas- antaa runsaasti positiivsta palautetta, osoittaa arvostavansa myyjää. Vetoaa ammattitaitoon ja moraaliin.

Ammattiostaja - myyjän vastapari, kollega. Tuntee asiansa, tekee kotiläksyt, asettaa tavoitteen, kehittelee vaihtoehdot ja osaa nyhtää etuja ja sommittelee uusia vaihtoehtoja.

Arkaileva asiakas - kokee hintaneuvottelut vaikeiksi. Ei uskalla esittää asiaansa ja on epävarma päätöksentekijä.

Analyytikko - suhtautuu kaupankäyntiin kuin tutkimusprojektiin. Erittelee vaihtoehdot, on hintatietoinen mutta ei välttämättä hintaohjautuva. Etsii parasta laatua edulliseen hintaan.

Halvan hakija - ostopäätös pelkästään hinnan perusteella.

Tinkijä- alennukset voitonmerkkejä. Myönnytykset pienissä erissä.

Kiinnostunut varaton asiakas- kiinnostunut ja tarvitsisi palvelun, mutta rahat eivät riitä. Ostopäätöksen tekeminen voi olla haastavaa. Se jää myyjän tehtäväksi. Kuinka paljon kannattaa satsata?

Big hat, no cattle- esiintyy mahtavana ostajana, mutta varat tai valtuudet puuttuvat.

Tiedonpumppaaja - ei osta, vaan hankkii tietoa, ostaa muualta tai hankkii omalle hinnoittelulleen perusteita.

Tarjouskilpailuttaja- pyytää tarjoukset hyvin eriteltyinä. Ensimmäisen kierroksen tarjoukset vertaillaan ja toisella kierroksella vedätetään sitten hintaa mahdollisimman alas.

Aggressiivinen tai vihainen asiakas - tietoinen lähestymistapa. Tällaisella käytöksellä tiristetään viimeisetkin edut myyjjältä.

Konsultoiva myyntityyli

Kuuntelemista, oikeita kysymyksiä, empatiaa, arvostusta, paneutumista. Ensin asikas, sitten asia, vaihtoehdot ja ratkaisu, lopuksi hinta. (Sipilä 2003, 442-443.)

Hintaneuvottelutaktiikka
Palvelun hinta määräytyy lopullisesti myyntineuvottelussa. Tavoitteellisuus on perusta myyntineuvottelun onnistumiseen. Luottamus ansaitaan teoilla. Tavoitteet kannattaa pitää korkealla. Paneutuminen on myyntiä. Asiantuntija kykenee kehittämään vaihtoehtoja. Hinnan ilmoittaminen ei ole ensimmäinen asia, jolla lähdetään liikkeelle, mutta sen ilmoittamien selkeästi on lakisääteinen asia. Hinta on myös pystyttävä perustelemaan asiakkaalle. Hyvä myyjä saa asiakkaan ajattelemaan kokonaisuutta. On ostattava pitää puolensa.  Hyvä neuvottelija ei kuitenkaan menetä malttiaan. Myyjän on oltava sitkeä. Kilpailija voidaan voittaa kärsivällisyydellä. Jälkihoito ja jatkobusinesta ei pidä unohtaa. Kun asiakkaalle on kerran myyty onnistuneesti, on temppu helpompi tehdä uudelleen. (Sipilä 2003, 443-452.)

Kaupan päättäminen
Tyypillisiä myyjän kaupan päättämislauseita
- Kertaan vielä, mitkä asiat olemme käyneet lävitse ja mistä olemme sopineet... Eikö tämä kokonaisuus ole juuri sellainen, minkä tarvitsette?
- Jos saamme tämän kohdan ratkaistua haluamallanne tavalla, onko asia muuten selvä teidän puoleltanne?
- Pysyttekö päättämään asian nyt heti, koska...?
- Kuka teillä tekee lopullisen ostopäätöksen?
- Onko vielä jotakin, jota olistte halunneet kysyä palvelustamme?

Asiakkaan kaupan päättämiseen tähtääviä lauseita
- Missään tapauksessa emme tule hyväksymään ilman, että
- Viiminen hinta,  jolla kauppa voi syntyä, on
- Lisätkää vielä X, niin olemme valmiita tekemään kaupan..
- Milloin voisitte aloittaa työt?
- Onko sellainen vielä mahdollista, että...? (Sipilä 2003, 454.)

Maksuehdot ja laskutus

Maksuehtoihin kuuluvat

• maksuaikataulut ja maksuajat
• maksutapa: käteinen, kortti tai lasku
• missä valuutassa maksu suoritetaan
• mahdollisesta aikaistetusta maksusta annettavat hyvitykset ja myöhästymistä maksettavat viivästyskorot ja viivästyssakot. ( Sipilä 2003, 462.)

Tasainen kassavirta on tärkeä asia
Kansainvälisessä liiketoiminnassa kannattaa miettiä tarkasti, missä valuutassa kaupat tehdään. Ei ole yhdentekevää, onko valuuttana eurot, dollarit vai joku muu valuutta. Myös maksutapaan ja maksuaikatauluihin kannattaa kiinnittää huomiota. Kuinka maksetaan? Onko käytössä käteismaksu, ennakkomaksu vai pitkällä maksuajalla suoritettava maksu. (Sipilä 2003, 462.)

Pienillä marginaaleilla toimivilla aloilla ei ole yhdentekevää maksaako asikas käteisellä, kortilla vai laskulla. Joustavat maksutavat ovat kaupanteolle välttämättömiä, mutta kuluttajakaupassa voi pieniä summia laskutettaessa on otettava huomioon maksamisesta syntyvät kustannukset. (Sipilä 2003, 463.)

Monet yritykset tarjoavat asiakkaalleen laskussa kassa-alennuksen, jos asiakas maksaa laskunsa nopeammin kuin perusmaksuehdon mukaan. Kassa-alennus on yleensä - 2%. Kahden prosentin kassa-alennuksen todellinen vuosikorko on  46 %.  Ostajan kannattaa käyttää tämä mahdollisuus aina hyväkseen ja myyjän kannattaa todella huolellisesti miettiä, onko tällainen välttämätöntä. (Sipilä 2003, 463-464.) Maksuaikaa ei kannata missään tapauksessa venyttää liian pitkäksi.

Yleensä laskutuksessa mainitaan myös viivästyskorko. Se jää käytännössä usein perimättä. Ehkä se kannattaisi periä. Tai sitten ei. Tilanteesta riippuen. Sipilä (2003, 464) antaa esimerkin, jossa  10 000 €:n laskulla on 14 pv:n maksuaika. Lasku kuitenkin  maksetaan vasta 60 päivän kuluttua. Viivästymistä on 46 päivää. Jos ajatellaan, että myyjä olisi voinut saada tuosta 10 % vuotuisen tuoton, niin  homma ei näytäkään enää yhdentekevältä.
10 000 €*10(tuotto)*46(myöhästymispäivät)/100/360= 127,78 €.
Toisin sanoen ostaja sai 1,27 % lisäalennuksen.

Niin ja se kassavirta. Kassavirta kertoo yrityksen rahatilanteen eli maksut ja vastaanotetut suoritukset. Tieto siitä, kuinka paljon rahaa liikkuu kassaan ja pois kassasta. Tasainen kassavirta on oikeastaan kaikista tärkein asia. Maksuaikaan liittyvät kysymykset on koettu tärkeäksi, sillä usein pieni yritys on ollut altavastaajana ja joutunut sopimaan kohtuuttoman pitkät maksuajat toimittamistaan tuotteista tai palveluista. Lakimuutos tehtiin kaupallisten sopimusten maksuehdoista annettuun lakiin ja sen  5 §:ään (385/2015)

Kassavirtalaskelma
Laskelma, jossa taseen jaksotusratkaisuja tarkastellaan kassavirtojen eli kassaan- ja kassastamaksujen muodossa ja tilikauden tuloista vähennetään menot taloudellisessa etuoikeusjärjestyksessä. Esimerkki kassavirtalaskelmasta:

Juoksevat kassatulot
- juoksevat kassamenot (ostot, palkat, vuokrat, muut)
= KASSAJÄÄMÄ I A

+ muut kassatulot
= KASSAJÄÄMÄ I B

- voitonjaon kassastamaksut (korot, verot, osingot)
= KASSAJÄÄMÄ II

- nettoinvestointien kassamenot (tai nettodesinvestointien kassatulot)
= KASSAJÄÄMÄ III

+/- likviditeettireservin muutos (kassa, pankki, myönnetyt luotot, rahoitusomaisuusarvopaperit)
= KASSAJÄÄMÄ IV

+/- yritykseen sijoitettujen rahojen muutos (oma pääoma, lyhytaikainen vieras pääoma, pitkäaikainen vieras pääoma)
= 0

Projektilaskutus
Suurissa ja pitkäkestoisissa projekteissa laskutusaikataulun ja maksuehtojen suunnittelu korostuu kaupanteon osana ja jopa koko yrityksen rahoituksen ja maksuvalmiuden kannalta. Projektitöissä ideaalimalli voi olla sellainen, että sopimushetkellä veloitetaan ennakkomaksu ja sitten projektin osat laskutetaan sen mukaan, miten ne valmistuvat. Ennakkomaksuilla on suuri rahoituksellinen merkitystä. Esimerkiksi matkanjärjestäjät laskuttavat aina ennakkoon. Projekteissa laskutuksella asiakas pakotetaan ottamaan kantaa tehtyyn työhön ja hyväksymään työvaiheet. Myyjän kannalta vaiheittaisessa laskutuksessa on se hyvä puoli, että asiakas ei voi riitauttaa koko projektia enää loppuvaiheessa, vaan ainoastaan sen osan, mikä on vielä maksamatta. (Sipilä 2003, 465.)

Laskuja on seurattava. On uskallettava huomauttaa viivästyksistä. Projektin laskutuksen pitää olla kohdillaan. Laskujen pitää lähteä ajoissa. (Sipilä 2003, 466.) Kuten jo yllä todettu, on tärkeää, että kassavirta on tasainen.

Lähteet

Case kaupan alan yritys - palvelulupaksen lunastaminen. MINT Consulting.  Viitattu 26.8.2015.

Hilma. Hankintailmoitukset. Viitattu 26.8.2015.

Hymiö . http://www.kaytoskukka.org/kuvat/hymyt/t2tt.gif. Viitattu 26.8.2015.

Karjalainen Prosessikuvaus - vuodiagrammi ja arvovirtakuvaus. Viitattu 26.8.2015.

Kassavirtalaskelma. Taloussanakirja. TalousSanomat.  Viitattu 27.8.2015.

Kilpailulaki 948/2011. Finlex. Luettu 26.8.2015.

Laki julkisista hankinnoista 348/2007. Finlex. Viitattu 26.8.2015.

Laki kaupallisten sopimusten maksuehdoista annetun lain 5 §:n muuttamisesta 385/2015. Finlex.


Mitä julkiset hankinnat ovat? Työ- ja elinkeinoministeriö. Viitattu 26.8.2015. 

Purchasing Process. Viitattu 26.8.2015. 

Jorma Sipilä (2003) Palvelujen hinnoitteleminen. WSOY. Ekonomia.

Ulkoisen arvion tilaamisen tarkastuslista. PDF. Viitattu 26.8.2015.