Kenen käsiin annamme tietomme? Yrityksen toimintojen ulkoistaminen riskienhallinnan näkökulmasta

Kuva Margit Mannila

 

Ukrainan sodan alettua on ryhdytty puhumaan erilaisista vaikuttamisyrityksistä ja suojautumisesta erityisesti strategisten tehtävien osalta. 
Tiedonurkintaa on tehty aina ja tullaan aina tekemään ja välineet ovat nykyisin kehittyneempiä kuin koskaan aiemmin.

Lisäksi 13.11.2025 nousi mm. YLEn uutisten otsikoksi Kelan muutos vie suomalaisten arka­luontoiset terveys­tiedot ulkomaisiin konesaleihin. 

Olenkin päätynyt pohtimaan, onko yrityksissä mietitty näiden ulkoistettujen tehtävien osalta, millaisia riskejä niiden ulkoistamisesta, saattaa yrityksen toiminnalle olla? 

Alkuperäinen ajatus, joka työtehtävien ulkoistamiseen liittyi, oli rutiinitoimintojen karsiminen ja teetättäminen henkilöllä, joka ei ole sen yrityksen palkkalistoilla, jossa hän jotakin tällaista rutiinitoimintoa tekee.

Tavanomaisimpia ulkoistamisen kohteita ovat olleet mm. siivoustyö, kiinteistöhuoltoon ja valvontaan liittyvät tehtävät.
Palkkahallinto, puhelinvaihde, taloushallinto, tietotekniikkaan liittyvät tehtävät ovat myös usein saaneet mennä ja siirtyä kilpailutuksen jälkeen sille, joka sen halvimmalla tekee. 

Nämä "kannattamattomat" ja ei yrityksen ydinliiketoimintaan kuuluvat rutiinitehtävät ovat kuitenkin usein strategisesti merkittäviä. Mitä tällä tarkoitan?
Millä tavalla siivous esimerkiksi on strateginen tehtävä?

Esimerkiksi siivoojalla on varsin usein työaika toimistoajan ulkopuolella ja lisäksi tehtävää hoitavalla on yleensä avaimet ja laajat kulkuoikeudet yrityksen sisällä. 
Jokainen vähänkin strategiasta ja turvallisuudesta perillä oleva käsittää, että tällainen on aivan unelmatyötehtävä, jos haluaa tehdä muutakin kuin siivota toimitilat. 

Arjessa siivooja on huomaamaton tai  häneen ei kiinnitetä huomiota. Harva tietää hänen nimensä tai osaisi kuvailla häntä, jos pitäisi. Lisäksi tehtävissä on suhteellisen suuri vaihtuvuus.

Meillä Suomessa siivoojan tehtäviin päätyy usein varsin korkeasti koulutettuja ihmisiä, joilla on poikkeusetta hyvät valmiudet muuhunkin kuin siivoustehtäviin. Tämä voi olla myös tarkoituksellista. 

Toivoisin, että yrityksissä ja myös valtiolla, mietittäisiin hieman tarkemmin näitä erilaisten asioiden ulkoistamisia. Kenen käsiin annamme tietomme?