Kirjanpito

Kuva Margit Mannila

Kirjanpito on lakisääteinen asia. Laki johka ohjaa kirjanpitoa on nimeltään Kirjanpitolaki 1336/1997 .
Mitä yrittäjän tulisi vähintään tietää kirjanpidosta. Taloushallinnon sivustolla on aiheesta perusteellinen ja hyvä esitys, josta olen laatinut tähän tiivistelmän/referaatin.
Kirjoitus on otsikoitu:"Kirjanpidon ABC eli mitä jokaisen pitäisi tietää kirjanpidosta"
Aluksi teksitissä määritellään kirjanpito:"Kirjanpito on sitä, että kerätään ja järjestetään tositteet, rekisteröidään niiden tiedot tietyn menetelmän mukaan ja saadaan tulokseksi laskelmat yrityksen taloudesta. Kirjanpidon kokonaisuus muodostuu yrityksen tuotoista, kuluista, omaisuudesta, omista varoista ja veloista. Kirjanpito tuottaa tietoa yrityksen johtamista varten."

Kirjanpitolain mukaan kaikki yritykset ovat kirjanpitovelvollisia ja vastuu tämän velvollisuuden täyttämisestä kuuluu yrityksen johdolle. Lyhyesti sanottuna kirjanpidon tarkoituksena on pitää erillään yrityksen rahat, tulot ja menot yrittäjän omista rahoista, tuloista ja menoista sekä samalla muiden yritysten rahoista, tuloista ja menoista.

Kirjanpitoaineisto on se materiaali (tositteet ja tiedostot), jotka syntyvät liiketoimintaan liittyvistä tapahtumista.

Esimerkiksi kirjanpidon perusteella tehdyt viranomaisilmoitukset, eläkevakuutus- ja muille yhteisöille annetut ilmoitukset ja muut lainsäädännön perusteella annetut ilmoitukset ovat säilytettävää kirjanpitoaineistoa.

Koottu kirjanpitoaineisto järjestetään

liiketapahtumien todisteista koostuvaksi tositeaineistoksi ja
liiketapahtumia koskevaksi kirjeenvaihdoksi.

Kirjanpitoaineiston tulee olla ns. selväkielistä. Puhutaan selväkielisistä tositteista.
Tositteessa on keskeistä sen tietosisältö. Tositteen merkintöjen on oltava selkeitä, pysyvällä tavalla tehtyjä ja niin yksikäsitteisiä ja yksiselitteisiä, että selviää, minkälainen liiketapahtuma on kyseessä ja että tositteen tietosisällön perusteella on mahdollista laatia liiketapahtuman kirjanpitomerkintä. Niiden pitää olla alkuperäisiä, kirjanpitovelvolliselle osoitettuja, luettavia ja tositteen antajan nimellä ja osoitteella varustettuja.

Tosite on liiketapahtuman todistusaineisto

Lämpökirjoitintekniikalla tulostettu "haaleneva" kuitti ei kelpaa kirjanpitoon. Tällaisesta tositteesta on otettava valokopio tai liikkeestä on pyydettävä säilyvällä tavalla kirjoitettu kuittijäljennös. (Tosite, Kaijanaho, A. aloitetaan tositteista... )

Paperiton tosite

Tyypillisimmillään paperiton tosite on esimerkiksi pankista verkon kautta noudettu tiliote, myyntilaskun tiedot laskutusohjelmassa taikka verkkolasku tai muu sähköinen ostolasku.

Tositteen sisältö

päiväys (luovutus-, lasku- tai maksupäivä)
mitä ja keneltä on ostettu, kun on kyse ostosta
mitä ja kenelle on myyty, kun on kyse myynnistä
maksutositteesta pitää näkyä maksaja, maksun saaja ja maksun syy

Kaupan kohteena olevan tavaran tai palvelun luovutusajankohta on myös voitava osoittaa tositteen tai sen liitteen avulla tai muutoin.
Kirjanpidossa tehtävän arvonlisäverotuksen ostovähennyksen edellytyksenä on, että ostosta on kirjanpitotositteena lain vaatimukset täyttävä lasku.

Laskumerkinnät

Arvonlisäverolaki (1501/1993)sisältää luettelon pakollisista laskumerkinnöistä, jotka ovat:

laskun antamispäivä
juokseva tunniste **
myyjän arvonlisäverotunniste (Y-tunnus)
ostajan arvonlisäverotunniste käännetyn verovelvollisuuden tilanteissa ja yhteisökaupassa
myyjän ja ostajan nimi ja osoite
tavaroiden määrä ja luonne sekä palvelujen laajuus ja luonne
tavaroiden toimituspäivä, palvelujen suorituspäivä tai ennakkomaksun maksupäivä
veron peruste verokannoittain ja yksikköhinta ilman veroa ja hyvitykset ja alennukset (jos eivät yksikköhinnassa)
verokanta
suoritettavan veron määrä
verottomuuden tai käännetyn verovelvollisuuden peruste
tiedot uusista kuljetusvälineistä
maininta käytettyjen tavaroiden sekä taide-, antiikki- ja keräilyesineiden tai matkatoimistojen marginaaliverotusmenettelystä
merkintä verollisen sijoituskullan myynnistä
muutoslaskussa viittaus aikaisempaan laskuun

** Tunnisteen avulla laskun voi kiistatta yksilöidä. Oleellista on myös se, että järjestelmällinen sarjan perusteella voidaan todeta mahdollinen puuttuva lasku. Samana vuonna annetuissa laskuissa ei saa olla samaa tunnistetta. Verovelvollinen saa käyttää eri tunnistesarjoja. Tunnisteen ei tarvitse koostua pelkästään numeroista

Verohallitus katsoo, että myös silloin, kun ostaja laatii laskut, laskut on oltava aukottomassa sarjassa myyjällä. Tämä edellyttää käytännössä, että ostaja käyttää myyjäkohtaista sarjaa. Vaihtoehtona on, että myyjä numeroi laskut omaan sarjaansa. Tällöin myyjä voi käyttää ostajakohtaista sarjaa tai yhteistä sarjaa kaikille ostajille.

Ostajan osoitteen osalta on erityisesti huomattava, että ostajan osoitteeksi ei riitä pelkkä laskun skannauspaikan osoite, vaan laskuun tarvitaan myös ostajan osoite.

Erityisissä tapauksissa merkinnät:

myynnin verottomuudesta
käännetystä verovelvollisuudesta
tiedot uusista kuljetusvälineistä
maininta käytettyjen tavaroiden sekä taide-, antiikki- ja keräilyesineiden tai matkatoimistojen marginaaliverotusmenettelystä
merkintä verollisen sijoituskullan myynnistä
muutoslaskussa (= laskulla muutetaan aikaisemmin annettua laskua) viittaus aikaisempaan laskuun

Kevennetyt laskumerkinnät

Kevennetyt laskumerkinnät ovat mahdollisia, jos laskun suuruus ei ylitä 1 000 euroa (verollinen loppusumma). Alla on lueteltu tiedot, jotka on vähintään oltava kevennettyjen laskumerkintöjen laskussa.

laskun antamispäivä
myyjän nimi ja arvonlisäverotunniste (Y-tunnus)
myytyjen tavaroiden määrä ja luonne sekä palvelujen luonne
suoritettavan veron määrä verokannoittain tai veron peruste verokannoittain

(Lue tarkemmin alkuperäisestä tekstistä!)

Tositeaineiston asiasisällön tarkistaminen

On pidettävä mielessä, että vain yrityksen liiketoimintaan liittyvät tositteet kuuluvat kirjanpitoon. Kirjanpitoon eivät kuulu yrityksen omistajan eivätkä hänen perheensä menot tai tulot. Jos näitä sinne ujutetaan on kysymys petoksesta.

Tiliote

Yrityksen pankkitilin tiliote on kirjanpitoaineistoa.

Huolehdi, että kaikki tositteet ovat tallessa

On tärkeää tarkastaa, että maksutapahtumia tiliotteelle aiheuttaneiden liiketapahtumien eli ostojen ja myyntien tositteet ovat kirjanpidossa.
Tiliotetiedostojen tulee olla aukottomia.

Tositteiden järjestämisessä on tietty logiikka

Paperitositteet pitää järjestää aikajärjestykseen kirjanpitoa varten. Järjestäminen on selkeintä silloin, kun tositteet lajitellaan laatunsa mukaan eri sarjoihin. Tositteet numeroidaan juoksevasti sarjan sisällä. Tositesarjat erotetaan toisistaan esimerkiksi lajinumerolla tai numeroimalla eri sarjat eri tuhat- tai 10-tuhatluvuilla (3001, 3002, 3003,... 4001, 4002, 4003,... 5001, 5002, 5003, ...).

Suoriteperusteinen kirjanpito

Menot ja tulot kirjataan sille päivälle, jona hyödyke on siirtynyt myyjältä ostajalle. Kirjanpidossa ovat tilikauden aikana käytössä myyntisaamisten ja ostovelkojen tilit.

Tositteet voidaan järjestää omiksi sarjoikseen esimerkiksi seuraavasti:

Eri tositesarjat

kopiot myyntilaskuista numerojärjestykseen tai tositetiedot sisältävä myyntilaskupäiväkirja numerojärjestyksessä
alkuperäiset ostolaskut päiväjärjestykseen
tiliotteet pankeittain numerojärjestykseen.
käteiskassatositteet päiväjärjestykseen
muistiotositteet

Maksuperusteinen kirjanpito

Menot ja tulot kirjataan juoksevassa kirjanpidossa sille päivälle, jona maksu tapahtuu.
Tositteiden järjestäminen

tiliotteet pankeittain numerojärjestykseen, myyntilaskukopio ja alkuperäinen ostolasku kuhunkin tiliotteen liiketapahtumaan liitettynä.
käteiskassatositteet päiväjärjestykseen
muistiotositteet

Muistiotosite

on kirjanpitovelvollisen itsensä laatima tosite, joka koskee jaksotusta, oikaisua, siirtoa tai tiliöinnin korjausta, siis muuta kuin maksua. Muistiotositteesta tulee käydä selkeästi ilmi, millä oletuksilla ja laskentasäännöillä luvut on laskettu, se tulee asianmukaisesti varmentaa, eli siitä tulee käydä ilmi, kuka muistiotositteen on laatinut. (Katso tarkemmin alkuperäisestä tekstistä.)

Kirjanpito kirjoihin

Kirjanpito on kirjanpitovelvollisen toiminnasta johtuvien liiketapahtumien rahamäärien kirjaamista. Kirjanpitomerkinnät on tehtävä selvästi ja pysyvästi eikä niitä saa poistaa eikä tehdä epäselviksi.
Tositteen ja sen perusteella laaditun kirjanpitomerkinnän muodostamasta tietokokonaisuudesta on käytävä ilmi seuraavat tiedot:

tositteen päivämäärä
tositteen numero
tiliöinti eli valitun pääkirjatilin osoittava merkintä
kirjauksen päivämäärä, jos se on eri kuin tositteen päivämäärä
liiketapahtuman rahamäärä
myynti- ja ostolaskujen osalta alv-kantojen erottamiseen tarvittavat tiedot

Yrityksen olemassaoloaika jaetaan 12 kuukauden pituisiin tilikausiin, joilta tehdään tilinpäätös. Siinä selvitetään toiminnan tulos, jonka perusteella maksetaan verot ja jaetaan voitot yrityksen omistajille tai todetaan tappiot. Ja toisaalta selvitetään yrityksen varallisuusasema: omaisuus, omat varat ja otetut lainat. Kuukausittain ajan tasalla pidettävää kirjanpitoa sanotaan juoksevaksi kirjanpidoksi.
Kirjanpidosta on olemassa tarkat lait, määräykset ja yleisesti hyväksytyt laskentaperiaatteet ja oletukset, joita noudattamalla kirjanpidosta tulee luotettava ja laskettavista tunnusluvuista vertailukelpoisia ja mielekkäitä. Kirjanpidosta saadaan tiedot sisäisen laskennan ja verotuksen pohjaksi.

Yrityksen ensimmäinen tilikausi voi olla pidempi tai lyhyempi kuin 12 kuukautta. Aloittavalla yrityksellä 18 kuukautta on ensimmäisen tilikauden maksipituus.

Määräajat

Kirjanpidon on oltava ajan tasalla. Kirjanpitolain mukaan kirjaukset on tehtävä valmiiksi viimeistään neljän kuukauden kuluessa kalenterikuukauden tai jakson päättymisestä, esimerkiksi tammikuun kirjanpidon on oltava valmis toukokuun loppuun mennessä. Tilinpäätös on tehtävä neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä.
(Katso tarkemmin alkuperäinen teksti.)

Käteisen rahan kassakirja

Jos yrityksessä liikkuu käteistä rahaa, on kassakirja täytettävä päiväkohtaisesti vähintään kerran viikossa. Kassakirja on käteistapahtumien tiliote.

Tililuettelo

Tililuettelo on käytettävien kirjanpitotilien luettelo. Tilien määrä riippuu siitä, kuinka tarkka erittely tuloista ja menoista halutaan. Tilit on valittava vähintäänkin niin, että niistä saadaan muokattua virallisen tilinpäätökseen tuloslaskelma ja tase niin kuin asetus vaatii.

Tili

Tili on kaksipuolinen asetelma, jonka vasen puoli on debet eli veloitus ja oikea puoli kredit eli hyvitys. Tilillä on nimi ja sille kirjattavat tapahtumat ovat sisällöltään jatkuvasti samoja, vain erityisestä syystä voidaan tilin sisältöä muuttaa.

Kahdenkertainen kirjanpito

Tositteen rahamäärä viedään vähintään kahdelle tilille: jonkin tilin debet-puolelle ja jonkin toisen tilin kredit-puolelle, eli pidetään kahdenkertaista kirjanpitoa. Kassatilin rahan lisäys viedään debet-puolelle ja kassan vähennys kredit-puolelle. Tilin saldoksi sanotaan tilille kirjattujen debet- ja kreditvientien erotusta. Ammatinharjoittajat voivat pitää yhdenkertaista kirjanpitoa.

Vienti

Vienti on tilin debet- tai kreditpuolelle kirjattu rahamäärä. Kahdenkertaisessa kirjanpidossa yhdestä tositteesta tehdään siis vähintään kaksi vientiä, usein enemmänkin.

Kirjanpidossa liiketapahtumat aika- ja asiajärjestykseen

Kirjanpidosta saadaan tiedot arvonlisäveron kausiveroilmoitusta ja tilitystä varten.

Kirjanpitokirjat: päiväkirja ja pääkirja

Kirjanpito on tehty, kun kirjaukset kirjanpitoon on tehty. Juoksevan kirjanpidon pitämisen tuloksena syntyvät kirjanpitokirjat: päiväkirja ja pääkirja. Päiväkirjassa tositteiden kuvaamat liiketapahtumat esitetään aikajärjestyksessä ja pääkirjassa samat liiketapahtumat esitetään järjestettyinä tileittäin. Päivä- ja pääkirjat voidaan tulostaa paperille tai säilyttää paperittomasti, tiedostona koneellisilla tietovälineillä.
Päiväkirja

Liiketapahtumat ovat tositenumerojärjestyksessä (= aikajärjestyksessä).

Pääkirja

Liiketapahtumat ovat asiajärjestyksessä eli tileittäin.

Puhutaan tuloslaskelman ja taseen tileistä. Kaikkien pääkirjan tilien saldojen tulee päätyä yhteenlaskujen jälkeen jollekin riville tilinpäätökseen eli kirjausketjun - audit trailin - pitää olla aukoton.

Laskutus, reskontrat, saatavien valvonta

Saatavien valvonta on tärkeä asia.
Arvonlisäverotus vaatii pidettäväksi suoriteperusteista kirjanpitoa, siihen liittyvien saatavien ja velkojen kuukausittainen täsmäyttäminen vaatii jonkinlaisten reskontrien pitämisen. Yleensä saatavia seurataan viikoittain.
(Katso tarkemmin alkuperäinen teksti)

Tilikausi

Toiminnan tulos selvitetään 12 kuukauden välein, tilikausittain. Yrityksen tilikausi voi olla kalenterivuosi tai muu yrityksen toimintaan sopiva kahdentoista kuukauden jakso. Osakeyhtiön tilikausi voidaan mainita yhtiöjärjestyksessä. Henkilöyhtiön tilikausi mainitaan yleensä yhtiösopimuksessa. Ainoastaan poikkeustapauksessa tilikausi voi olla muu kuin 12 kuukautta.

Tilinpäätös

Tilikaudelta laaditaan tilinpäätös. Tilinpäätös kertoo yrityksen tuloksen ja varallisuusaseman. Tilinpäätökseen kuuluvat tuloslaskelma, tase, rahoituslaskelma ja liitetiedot. Tilinpäätös on päivättävä ja allekirjoitettava. Toimintakertomus on tilinpäätöksen yhteyteen kuuluva erillinen asiakirja, jolla on tarkat sisältövaatimukset (katso jäljempänä Toimintakertomus).
(Katso alkuperäinen teksti.)

Pieni kirjanpitovelvollinen

Enintään yksi alla olevasta kolmesta rajasta ylittyy

tase 3 650 000 euroa
liikevaihto 7 300 000 euroa
henkilökuntaa keskimäärin 50

Pienellä kirjanpitovelvollisella on helpotuksia tilinpäätöstä koskevissa vaatimuksissa. Esimerkiksi rahoituslaskelmaa ja toimintakertomusta ei tarvitse laatia.

Tasekirja

Tasekirja on sidottu kirja, jossa on oltava

määrämuotoinen tuloslaskelma
määrämuotoinen tase
rahoituslaskelma (ei pakollinen pienillä kirjanpitovelvollisilla)
liitetiedot
toimintakertomus (ei pakollinen pienillä kirjanpitovelvollisilla ks. alempana Toimintakertomus)
päiväys ja allekirjoitus
luettelo käytetyistä kirjanpitokirjoista ja tieto niiden säilytystavoista
luettelo tositteiden lajeista ja tieto niiden säilytystavoista
tilintarkastajan tilinpäätösmerkintä (ei pakollinen toiminimessä ja ns. pienessä yhtiössä ks. alempana Tilintarkastus)

Tilinpäätöksen asiakirjojen tulee antaa oikea ja riittävä kuva yrityksen tuloksesta ja taloudellisesta asemasta.
Tasekirjan sivut on numeroitava. Tasekirja on aina säilytettävä alkuperäisenä paperilla.

Tilinpäätöksen liitetiedot

Tilinpäätöksen tietojen pitää antaa oikea ja riittävä kuva yrityksen taloudellisesta asemasta. Lain mukaiseen tilinpäätökseen kuuluvat myös liitetiedot. Liitetietojen antamisvelvollisuus riippuu yrityksen koosta ja yhtiömuodosta.
(Katso tarkemmin alkuperäinen teksti ja yrityslainsäädäntö)

Toimintakertomus

Toimintakertomus on tilinpäätökseen liittyvä erillinen liite. Pienten kirjanpitovelvollisten ei tarvitse laatia toimintakertomusta (tilinpäätökset 31.12.2001 ja siitä eteenpäin), tämä koskee myös pieniä osakeyhtiöitä. Osakeyhtiön on kuitenkin aina esitettävä tilinpäätöksessään ne tiedot, joita osakeyhtiölaki toimintakertomukselta edellyttää, tiedot voi ilmoittaa liitetiedoissa otsikolla: Osakeyhtiölain tarkoittamat toimintakertomustiedot. Jos toimintakertomus halutaan pienessä yhtiössä laatia, on huolehdittava siitä, että se täyttää kaikki kirjanpitolainsäädännön ja muiden lakien asettamat tarkat vaatimukset. (Katso tarkemmin alkuperäinen teksti ja yrityslainsäädäntö.)

Tilinpäätöksen allekirjoitus

Tilinpäätös katsotaan valmiiksi laadituksi sitten, kun osakeyhtiön hallitus ja toimitusjohtaja, henkilöyhtiön vastuunalaiset yhtiömiehet, yksityisliikkeen omistaja tai ammatinharjoittaja itse ovat allekirjoittaneet tilinpäätöksen [ja toimintakertomuksen].

Tase-erittelyt

Tase-erittelyiden laatiminen kuuluu lain mukaisen tilinpäätöksen tekemiseen, tase-erittelyt eivät ole julkisia. Tase-erittelyissä on yksityiskohtaisesti lueteltu jokaisen taseen tilin sisältö omaa pääomaa lukuunottamatta (oma pääoma eritellään tasekirjan liitetiedoissa). (Katso tarkemmin alkuperäinen teksti.)

Varaston inventointi

Vaihto-omaisuuden tase-erittelyn tekeminen tarkoittaa varaston fyysistä inventointia. On tärkeää, että varaston arvo on oikea, koska varaston arvon muutos edellisen tilinpäätöksen inventoinnista kirjataan tuloslaskelmaan suurentamaan tai pienentämään yrityksen tulosta. Varaston inventaarit laatii aina kirjanpitovelvollinen itse ja varmentaa inventoinnin allekirjoituksellaan.
Varasto eli vaihto-omaisuus inventoidaan arvonlisäverottomin hankintahinnoin tai tätä alhaisempia todennäköisiä hankintahintahintoja käyttäen.
[...] Tilikauden aikanahan kirjanpitoon kirjataan kaikki ostot kulumassa olevan tilikauden kuluiksi, ja näitä kirjauksia sitten viimeistään tilinpäätöksessä oikaistaan "varaston muutoksella". (Katso alkuperäinen teksti.)

Pankkien vahvistukset rahamäärille

Tilinpäätöksen oikeellisuuden varmistamiseen liittyy tilinpäätöspäivän saldovahvistusten hankkiminen ja liittäminen tilinpäätösaineistoon. Tilinpäätöksessä pitää pankkitilien ja lainojen saldojen olla pankista saatavien vahvistusten mukaisia. Samoin pyritään saamaan muille oleellisille saamisille ja veloille ulkopuolinen vahvistus.

Käyttöomaisuus ja poistot

Useana vuonna tuloa tuottamaan hankitun omaisuuden: koneet, kalusto, laitteet, autot, rakennukset jne. kirjanpidosta on myös omat määräyksensä. Niiden ostot kirjataan menoksi kirjanpitoon suunnitelman mukaisina poistoina eli vähitellen sen mukaan miten ne tuottavat tuloja seuraavina vuosina.
Voit tutkia Taloushallintoliiton suosituksen mukaista tilinpäätöksen mallia esimerkiksi julkaisusta "Pienen osakeyhtiön esimerkkitilinpäätös" (Taloushallintoliiton Julkaisut Oy, puhelin (09) 6850 5755).

Tilintarkastus

Tilintarkastus on osa yrityksen valvontajärjestelmää. Niin sanotut pienet yhtiöt (oy, ay, ky, osuuskunta) on vapautettu tilintarkastuksesta (1.7.2007 alkaen). Tilintarkastaja voidaan jättää siis valitsematta, jos päättyneellä ja sitä edelliseltä tilikaudelta ei täyty yksikään tai täyttyy vain yksi seuraavista kolmesta ehdosta
1) taseen loppusumma yli 100 000 euroa,
2) liikevaihto yli 200 000 euroa ja
3) palveluksessa yli 3 henkilöä.
Toiminimien ja yksityisliikkeiden ei tarvitse valita tilintarkastajaa. Sen sijaan tilintarkastus on pakollinen säätiöissä ja yhdistyksissä sekä niissä osakeyhtiöissä, kommandiittiyhtiöissä, avoimissa yhtiöissä ja osuuskunnissa, jotka ylittävät edellä mainittuihin rajoihin liittyvät säännöt.
Tilintarkastajan valitsee yrityksen ylin päättävä elin, esimerkiksi osakeyhtiössä omistajia edustava yhtiökokous. Tilintarkastajaksi on valittava hyväksytty eli auktorisoitu tilintarkastaja HTM tai KHT (1.7.2007 alkaen, maallikkotilintarkastajista luopumisen siirtymäkausi päättyy 31.12.2011 tilinpäätöksiin /Tilintarkastuslain muutos 2007). Yhdistyksiin voidaan valita muukin kuin auktorisoitu tilintarkastaja.
Tilintarkastuskertomuksessa lausutaan siitä, antaako tilinpäätös ja toimintakertomus (jos laaditaan) oikeat ja riittävät tiedot, ja ovatko toimintakertomus ja tilinpäätös ristiriidattomia.
Jos alussa mainitun pienen yhteisön yhtiöjärjestyksessä, yhtiösopimuksessa tai säännöissä on määräys tilintarkastajan valitsemisesta, tilintarkastaja on kuitenkin valittava tai tehtävä tuohon tilintarkastajamääräykseen muutos.

HTM, KHT

HTM ja KHT ovat hyväksyttyjen tarkastajien nimikkeitä. HTM tarkoittaa paikallisen kauppakamarin hyväksymää tilintarkastajaa ja KHT Keskuskauppakamarin hyväksymää tilintarkastajaa.

Taloudellisten tietojen julkisuus

Osakeyhtiöt ja niitä muistuttavat
Osakeyhtiön ja osuuskunnan tilinpäätös on julkinen. Henkilöyhtiön, jonka vastuunalaisena yhtiömiehenä on osakeyhtiö, tilinpäätös on myös julkinen samoin kuin henkilöyhtiön, jonka vastuunalaisen yhtiömiehenä on äsken mainittu osakeyhtiöomisteinen henkilöyhtiö.
Muut
Muilla kirjanpitovelvollisilla tilinpäätös on julkinen, jos kaksi seuraavista kolmesta rajasta ylittyy: liikevaihto 7 300 000 euroa, taseen loppusumma 3 650 000 euroa, palveluksessa keskimäärin 50 henkilöä. Kun rajat ylittyvät ensimmäisen kerran tilinpäätöstä ei vielä tarvitse julkistaa, sääntö tulee voimaan vasta, kun rajat ylittyvät toisen kerran peräkkäin.
Julkisuus tarkoittaa, että jäljennös tilinpäätöksestä ja toimintakertomus lähetetään rekisteröitäväksi Patentti- ja rekisterihallitukselle. Lähettämisen määräaika on osakeyhtiöillä 2 kuukautta tuloslaskelman ja taseen vahvistamisesta eli yhtiökokouksesta ja muilla kuin osakeyhtiöillä 6 kuukautta tilikauden päättymisestä.
Yrityksen tilinpäätöstietoja tarvitaan myös rahoittajia, tilastontekijöitä, oman toimialan järjestöä ja tietysti verottajaa varten.

Verotus

Katso tarkemmin verotukseen liittyviä asioita esimerkiksi verohallituksen uusille yrittäjille tarkoitetuilta sivustoilta:
http://www.vero.fi/fi-FI/Yritys_ja_yhteisoasiakkaat

Verosuunnittelu

Verosuunnittelu on edullisimman verotuksellisen vaihtoehdon etsintää. Suunnitteluajan on mielellään oltava pitempi kuin yksi verovuosi. Verosuunnittelussa pohditaan esimerkiksi yhtiömuotoihin ja voitonjakoon liittyviä kysymyksiä.

Veroilmoitus

Tilinpäätöksestä ja kirjanpidosta saadaan tiedot veroilmoituksen täyttämiseen. Verotusta varten kirjanpidossa seurataan erikseen mm. edustuskuluja, arvonalennusten kuluksikirjaamisia, verovelvollisen yksityisottoja, perheenjäsenten palkkoja, jne.
Veroilmoitus annetaan Verohallituksen lomakkeilla. Osakeyhtiön, osuuskunnan, elinkeinoyhtymän, asunto- ja kiinteistöyhtiön, asunto-osuuskunnan, yhdistyksen, säätiön, maataloudenharjoittajan maatalouden, metsätalouden harjoittajan metsätalouden sekä liikkeen- tai ammatinharjoittajan elinkeinotoiminnan veroilmoitus voidaan antaa myös sähköisesti Verohallituksen julkaisemien sähköisten ilmoittamispalvelujen avulla.
Elinkeinonharjoittajan veroilmoitus on jätettävä:
Ammatinharjoittajat, yksityiset toiminimet, henkilöyhtiöt, avoimet yhtiöt ja muut elinkeinoyhtymät:

huhtikuun alussa tilikaudesta riippumatta, palautuspäivä on merkitty veroilmoituslomakkeelle

28.2. verotusyhtymät

28.2. maa- ja metsätalouden harjoittajat (muut kuin arvonlisäverovelvolliset metsätaloudenharjoittajat palauttavat ilmoitukset esitäytettyyn veroilmoitukseen merkittynä päivänä toukokuussa)

Osakeyhtiöt, osuuskunnat, yhdistykset ja muut yhteisöt:

4 kuukauden kuluessa tilikauden päättymiskuukauden lopusta lukien. Jos viimeinen jättöpäivä osuu lauantaihin tai pyhäpäivään, veroilmoituksen saa antaa ensimmäisenä arkipäivänä.

Miten kauan kirjanpitoja täytyy säilyttää?

Arkistointi

Kirjanpidot ja tilinpäätökset täytyy säilyttää. Myös aineisto, josta kirjanpito ja tilinpäätökset tehdään, on säilytettävä eli arkistoitava. Arkistoinnin järjestäminen on yrityksen johdon vastuulla. Tiedot voi arkistoida myös paperittomasti koneellisille tietovälineille, kunhan noudattaa näistä menetelmistä annettuja määräyksiä. Kaikki kirjanpidon materiaali tasekirjaa lukuun ottamatta voidaan säilyttää koneellisesti.

Tositteet on säilytettävä 6 vuotta

Tilikauden tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto sekä muukin mahdollinen liiketapahtumia varmentava kirjanpitoaineisto on säilytettävä Suomessa vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta lukien, jonka aikana tilikausi on päättynyt. Tositteet on säilytettävä järjestelmällisellä tavalla – kirjausjärjestyksessä tai muutoin siten, että tositteiden ja kirjanpidon yhteys voidaan vaikeuksitta todeta.

Kirjanpitokirjat tulee säilyttää 10 vuotta

Kirjanpitokirjat (mm. tasekirja, tase-erittelyt, pääkirjat ja päiväkirjat sekä muut kirjanpitokirjat) ja käyttöaikaa koskevin merkinnöin varustettu tililuettelo on säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä. Aineisto on säilytettävä järjestelmällisellä tavalla.
Toiminnan loppuessa tai kirjanpitovelvollisuuden muuten päättyessä on kirjanpitovelvollisen tai tämän oikeudenomistajan ilmoitettava rekisteriviranomaiselle (kaupparekisteri, yhdistysrekisteri), kenelle kirjanpitoaineiston säilyttäminen on uskottu.
(Katso tarkemmin alkupperäinen teksti.)

Toiminnan loppuessa

Toiminimen haltijan, vastuunalaisen yhtiömiehen, hallituksen tms. toimielimen tai kirjanpitovelvollisen oikeudenomistajan tulee toiminnan loppuessa tai toiminnan muutoin päättyessä huolehtia siitä, että kirjanpitoaineisto säilyy ja säilytetään asianmukaisesti. Rekisteriviranomaiselle on ilmoitettava, kenelle kirjanpitoaineiston säilyttäminen on uskottu.
© Taloushallintoliitto ry
Marraskuu 2011 / Tekstiä koskevat huomautukset ja kommentit: sirpa.airola@taloushallintoliitto.fi

Kirjanpito tehdään nykyään tarkoitukseen laadituilla tietokoneohjelmilla. Esim.
Tilitin (ilmainen kirjanpito-ohjelma), on yksi tällainen ohjelma. Sen avulla voi saada hieman käsitystä kirjanpidosta.