Projektin organistointi ja käynnistys

 Kuvat Margit Mannila

Projekti on

• ainutkertainen, kertaluonteinen ajallisesti rajattu eli alkaa päättyäkseen suunnitellusti työsuoritus, 
• jolla on omat resurssipuitteet eli budjetti, 
• valta tehtäväänsä ja työvoima määritetty tehtävä tuottaa vaatimukset täyttävä tulos (esim. tilaisuus, matka, kurssitoteutus, ohjelmisto, selvitys) 

Lähde: Virkki, P. Somermeri, A. 1997. Projektityö – kehittämisen moottori.

Projektin organistointi ja käynnistys
Projektin organisointi ja käynnistys pitää sisällään sellaiset asiat kuin
- miten projektiorganisaatio toimii
- tehtävänkuvat projektiorganisaatiossa
- projekti- ja linaorganisaation suhde
-  mitä tulee muistaa projektin käynnistysvaiheessa

Projektiorganisaatiolla tarkoiteaan organisaatiota, joka on muodostettu projektin läpiviemiseksi.  Etenkin usean vuoden pituisissa hankkeissa kannattaa muodostaa puhdas projektiorganisaatio, jossa projektin kannalta keskeiset resurssit ovat projektipäällikön alaisuudessa. Tavallisesti projektissa on mukana usean eri yrityksen  resursseja. Näin projektiorganisaatio on summa useasta osaprojektista. (Pelin 2011, 64.)

Projektin onnistumisen kannalta, on tärkeää kuinka projektipäällikkö kykenee organisoimaan toimiman projektiryhmän. Esimerkiksi henkilön palkkaus vie huomattavasti kalenteriaikaa ja se on käynnistettävä ajoissa. 

Pelin (2011, 66-68) hahmottaa projektiorganisaation keskeiset toimenkuvat. Projektin asettaja, projektin johtoryhmä, projektipäällikkö, projektiryhmän jäsen ja projektisihteeri/assistentti. On tärkeä, että projektin organisointi tehdään huolella.  

Kuvan lähde http://images.slideplayer.biz/7/2005398/slides/slide_5.jpg (10.10.2016).

Projektin asettaja 

Projektin asettaja tekee päätöksen projektin käynnistämisestä ja toimii projektin rahoittajana. Projektin asettajan tehtäviin kuuluvat seuraavat asiat:

• päättää projektin aloittamisesta, keskeyttämisestä ja päättämisestä
• nimeää projektin johtoryhmän
• vastaa viimekädessä siitä, että projektilla on käytettävissä tarvittavat resurssit
• ratkaisee mahdolliset projekti- ja linjaorgainisaation väliset kiistat.

Tutkimusprojektissa projektin rahoittajana toimii tilaaja.

Projektin johtoryhmä
Projektin johtoryhmä (=valvontaryhmä) edustaa projektin asettajaa. Pienissä projekteissa johtoryhmää vastaa yksi henkilö, projektin valvoja.

Toimitusprojekteissa saattaa olla tarpeen erillinen

• tilaaja johtoryhmä (tilaajan ja toimittajan edustajat)
• toimittajan johtoryhmä (yrityksen sisäinen)

Projektin johtoryhmässässä jäseninä ovat henkilöt niistä organisaatioyksiköistä, joiden toimintaan projektin tulos merkittävästi vaikuttaa. Johtorymä on projektin korkein päättävä elin, jonka toimintaa ohjaavat projektin määräykset ja voimassa olevat kaikkia projekteja koskeat yleisohjeet. Projektin johtoryhmän tehtäviä ovat:

• määrittää projektin ajalliset, tekniset ja kustanukselliset tavoitteet
• nimetä projektipäällikkö
• hyväksyä projektipäällikön laatima projektisuunnitelma
• antaa projektille sen tarvitsemat henkilö- ja muut resurssit
• tehdä projektin kannalta keskeiset päätökset
• hyväksyä projektin tulos
• päättää projektin lopettamisesta

Projektipäällikkö valmistelee projektin johtoryhmän kokoukset ja tuo käsittelyyn johtoryhmän päätöstä tarvitsevat asiat. 

Projektipäällikkö

Projektipäällikkö on myös kokonaisvastuussa projektista ja sen  suunnittelusta, toimeenpanosta sekä tehtävien valvonnasta. Projektipäällikön tehtävänä on raportoida projektin etenemisestä johtoryhmälle. Tiivistetysti projektipäällikön tehtäviä ovat:

• laatia projektisuunnitelma tai johtaa sen laatimista
• käynnistää projektiryhmän työskentely ja ohjata ryhmää
• johtaa projektin toimeenpanoa ja tehtävien antoa sekä valvoa työn edistymistä
• varustaa projektiryhmä tarvittavalla tiedolla ja koulutuksella
• huolehtia projektin dokumentoinnista ja arkistoinnista
• laatia projektin loppuraportti ja suorittaa projektin päättäminen

Käytännössä laajat projektin jaetaan osaprojekteihin. Jos projekti on sen verran suuri, että osaprojekteilla ovat omat vetäjänsä, niin kunkin osaprojektin vetäjällä (osaprojektipäällikkö) on oman osaprojektinsa osalta samat tehtävät kuin  projektipäälliköllä.

Projektiryhmän jäsen
Projektiryhmän jäsenellä tulee olla oman vastuualueen ammattaitaidon hallintaa ja yhteistyökykyisyyttä. Projektiryhmän  jäsenen tehtävä:

• osallistuu projektisuunnitelman laatimseen varsinkin oman tehätävalueensa osalta (tehtävän sisältö, työmäärä, aikataulu)
• huolehtii projektipäällikön määritteleminen tehtävien suorittamisesta laadullisesti hyvin 
• raportoi työn edistymisestä projektipäällikölle
• työn tulosten dokumentointi
• noudattaa annettuja teknisiä standardeja
• kehittää omaa ammattitaitoaan ja työmenetelmiä

Projektisihteeri/projektiassistentti

Projektiassistentti toimii projektipäällikön alaisuudessa, hoitaen sovitun osan projektipäällikön tehtävistä. Projektiassistentin tehtäviin kuuluvat mm. seuraavia asioita:

• projektimanuaalin laadinta ja ylläpito
• aikataulujen laadinta ja seuranta
• projektin eri osaprojektien ja organisaatioiden projektiaikataulujen koordinointi
• projektibudjetin laatiminen yhteistyössä eri vastuuhenkilöiden kanssa
• projektin asiakirjojen luokittelun ja arkistoinnin suunnittelu sekä dokumentoinnin ohjaus
• tarjouskyselyjen laadinta
• toimittajien valvonta
• kustannusseuranta ja ennusteiden laadinta
• kokousjärjestelyt ja raportointi

Projektissa voi olla lisäksi erilaisia erityistehtäviä

• kustannusinsinööri (cost engineer)
• sopimusinsinööri 
• aikatauluvalvoja jne.

Lähteet ja lukemisto
Huotari, Jouni & Moilanen, Paavo. (2009). Projektin organisointi. JAMK. (10.10.2016)

Mannila, Margit. (2012). Mikä on projekti? Perheyrittäjyys. (10.10.2016).

Mannila, Margit. (2011). Projekti- Projektisuunnitelma. Perheyrittäjyys. (10.10.2016). 

Pelin, Risto. (2011). Projektihallinnan käsikirja. 400 s. 7. uudistettu painos. Projektijohtaminen Oy Risto Pelin.

Projektiorganisaatio. Wikipedia. (10.10.2016).

Tietojärjestelmien kehittäminen. SlidePlayer.  (10.10.2016).

Valsta, Anne. Projektityö. Haaga-Helia. (10.10.2016). 

Lähetetty Windows Phonesta

(Edit 16.2.2017)