Projektin resurssiohjaus

 Kuvat Margit Mannila

Projektin resurssiohjaus (143-159)

Pelin (2011, 143-144)  toteaa heti  luvun alussa, että hyväkään aikataulu ei auta, jos tarvittavia voimavaroja ei ole käytettävissä tarvittavana ajankohtana. Käytännössä projektin aikataulun ja resurssien suunnittelu ovat riippuvaisia toisistaan. Resurssilaskennan puutteellisuus on tavallinen syy aikataulujen pettämiseen. Resurssisuunnittelulla on luonnollisesti yhteys myös projektin kustannuksiin. Ylityöt, hukka-aika jne. aiheuttavat projektille lisäkustannuksia.

Resurssisuunnittelun tavoitteet ovat 

1. Aikataulussa arvioitujen resurssien saatavuuden varmistaminen (oikea määrä, oikeaan aikaan) ja siten aikataulun toteutuminen.
2. Avainresurssien käytön optimointi, kuormitus tulisi saada tasiaiseksi ja jatkuvaksi.
3. Resurssikustannusten vähentäminen (optimointi).
4. Yritystason kokonaishallinta. Henkilöstökapasiteetin sovittaminen vastaamaan projekteja. Projekteille käytettävissä olevien resurssien  analysointi ja projektin aikataulujenb mitoitus. Projektin priorisointi resurssien mukaisesti. 

Resurssiprojektissa voidaan käyttää seuraavaa laskelmaa

Vuodessa on 260 arkipäivää

Vuosilomat 24  pv

Arkipyhät 6 pv

Pekkas-päivät 10 pv

Pekkas-päivät 15 pv (Hki yli -15 C)

Jäljelle jää 205 päivää

Resurssien pääluokat ovat yleensä

• raha
• henkilöt
• koneet ja laitteet
• materiaalit
• muut resurssit. (Pelin 2011 145-146)

Resurssilaskenta

Perustan projektin resurssilaskennalle ja -tasaukselle antaa toimintaverkkoaikataulu. Toimintaverkossa on kuvattu

• tehtävät
• kunkin tehtävän työmäärä (kesto)
• tarvittava(t) resurssi(t) per tehtävä
• tehtävien suoritusjärjestys (riippuvuudet)

Kesto= Työmäärä/Resurssimäärä

Kestoa on kahta tyyppiä
1) tehollinen kesto (ylläolevasta kaavasta laskettu)
2) kalenterikesto, jossa on otettu huomioon kalenterissa olevat vapaapäivät (yleiset, resurssikohtaiset). Tämä kesto on aikataulussa näkyvän janan pituus.

Erikseen resurssilaskennassa on otettava huomioon kaikki muu työkuormitus, kuten

• muut projektit
• pysyvät linjatehtävät
• esimiestehtävät
• ennustettavissa olevat kiiretyöt, jotka tulevat projektin resursseille (esim. vanhoista projekteista aiheutuvat ns. "tulipalot"

 Resurssitasaus

Projektiaikataulu laaditaan ensivaiheessa siten, että tehtävät aloitetaan heti kun edeltävät ovat valmiina (as soon as possible). Tällöin yksi tehtäväketju ns. krititinen polku määrää projektin aikaisimman mahdollisen päättymisajankohdan. Muilla tehtävillä on pelivaraa. Toimintaverkon pelivaroja voidaan käytää resurssitasaukseen. Resurssikuormituksen tasauksessa on useita mahdollisuuksia:

• siirretään tehtävien ajoitusta pelivarojen sisällä siten, että kullekin resurssilajille saadaan tasainen ja jatkuva kuormitus
• tarkastetaan, voidaanko tehtävien riippuvuuksia muuttaa siten, että kuormitus tasoittuu
• tutkitaan, voidaanko ja kannattaako lisäresursseja siirtää kriittiselle polulle ja siten kyehtään projektin kestoa
• tehtävän kestoa muuttamalla voidaan vaikuttaa kuormitukseen

Käytännössä kaikkien resurssilajien tasaisuutta ei voida toteuttaa  samanaikaisesti (Pelin 2011, 148-150.)


Henkilötason kuormitussuunnittelu
Asiantuntijaprojekteissa ei riitä kokonaisvahvuuden laskenta, vaan resurssilaskenta ja -tasaus on vietävä henkilökohtaisen työsuunnitelman tasolle.
Kullekin henkilölle voidaan arvioida, paljonko kokonaisajasta on käytettävissä projektille/tehtäville.
Kokoanisaikaa pidentävät mm.

• aikaisemmista projekteista tuleva jatkokuormitus/ylläpito
• hallinnolliset tehtävät
• erilaiset työryhmät
• myynnin tuki, uudet tarjoukset
• opastustehtävät, perehdyttäminen

Työaika (100 %) on jaettava eri tehtäville-> tehtävien kokonaiskestot pitenevät

Päivätason ajankäytön hallinta vaikuttaa luonnollisesti projektiaikataulun toteutumiseen. Aikaryöstäjien järjessä ovat

1. Puhelimen aiheuttamat keskeytykset
2. Vierailijoiden aiheuttamat keskeytykset
3. Kokousten tehottomuus
4. Tietokoneohjelmien opetteluun ja niiden muokkaamiseen menevä aika (Pelin 2011, 154.) 

Myös henkilötason kuormituksen tasauksessa voidaan käyttää toimintaverkon pelivaroja. Joskus tasausta voidaan yksinkertaistaa ottamalla jo toimintaverkkoa laadittaessa huomioon resurssiriippuvuudet. Joskus kuormitus on tasattava muilla keinoilla kuin pelivarojen tarkistamisella. Tällaisia muita keinoja ovat esim.

• tehtävien siirtto henkiöiden välillä
• lisäresurssien hankinta
• ylityöt
• tehtävien riippuvuuksien muuttaminen teknisillä ratkaisuilla (Pelin 2011, 155.)

Moniprojektihallinta
Moniprojektitilanteella tarkoitetaan organisaatiota, jossa useat projektit kuormittavat yhteisiä resursseja ja asiantuntijaryhmiä.
Moniprojektiorganisaatiossa tarvitaan yhtenäinen suunnittelu- ja ohjauskäytäntö.

• aikataulujen laadinta ja ylläpitomenetelmät yhtenäiset
• resurssipoolin luominen ja ylläpito
• resurssikuormituksen laskenta kaikista projekteista
• johdon kokoukset ja päätöksentekojärjestelmä. (Pelin 2011, 156-157.) 

Resurssipooliin voidaan kerätä henkilöiden kokemuslistaan liittyvää informaatiota esim.
- työhistoria, aikaisemmat projektit
- ammattialueet
- kurssit, koulutus

Suurimmat virheriskit eivät liity ohjelmien toimintaan, vaan tietojen antamiseen. On määriteltävä selkeät pelisäännöt

• kuka päivittää projektitiedoston ja milloin?
• kuka saa lukea tietoja?
• kuka vastaa yhdistetystä moniprojektista?
• miten toteutumat raportoidaan?
• miten havaituissa ongelmatilanteissa toimitaan (epätasainen kuormitus, projektin väliset ristiriidat jne.)? (Pelin 2011, 158.)

Lähteet

Helsingin kaupunki. Ullakkoasuntohankkeen tarkastuskirjan yhteenveto. (PDF). (17.11.2016).

Ijäs, Vesa. (2013). Puukerrostalojen rakentamisen esteet ja mahdollisuudet. Keskeisten suomalaisten rakentamis- ja kiinteistöalan sidosryhmien vertaileva asennemittaus. Tampereen teknillinen yliopisto. Väitösk. Julkaisu 1142. (PDF).  Juvenes Print - Suomen Yliopistopaino Oy - TTY 2013 (17.11.2016).

Pelin, Risto. (2011). Projektihallinnan käsikirja. 400 s. 7. uudistettu painos. Projektijohtaminen Oy Risto Pelin.