Projektin päättäminen

Kuva Margit Mannila

Projektin päättäminen

Päättämisen ongelmia 

Päättämiseen liittyy usein seuraavia haastavia asioita

• henkilöt siirtyvät uuteen projektiin vaikka entinen on vielä kesken
• dokumenttien saattaminen topputuloksen tasalle viivästyy
• projektin vastaanotto on vaikeaa, kuka hyväksyy?
• ei palkita hyvistä suorituksista
• projekti loppuu, kun rahat loppuvat
• ei tiedoteta projektin päättämisestä ja tuloksista
• henkilöstön kotiuttaminen linjaorganisaatioon
• käyttöönotto keskeneräisenä
• projektin päättymistä ei ole rajattu selkeästi
• siirrytään ylläpitoon, ei selkeää päättämistä. (Pelin 2011, 345-346)

Projektin päättäminen

Projektissa on aina oltava selvä alku ja loppu. Projektin tuloksen valmistuttua projektipäällikkö laatii projektin loppuraportin ja esittää johtoryhmälle projektin päättämistä. Projektin loppuraportti on lyhytsanainen muistio siitä, mitä poikkeamia projektissa oli. Siinä myös verrataan projektin toteutumista projektin tavoitteisiin. Johtoryhmä tarkistaa projektin tuloksen ja tavoitteiden toteutumisen. Lisäksi johtoryhmä tarkistaa, etä kaikki projektille kuuluvat tehtävät on tehty. Näihin kuuluvat myös projektidokumentaation viimeistely ja sen arkistointi sekä tuloksen luovutus käyttäjälle [Pel11].

Loppuraportin valmistuttua projektipäällikkö kutsuu koolle projektin johtoryhmän päättämiskokouksen. Päätöskokouksessa kuuluvat seuraavat asiat [Pel11]:

1. Projektin loppuraportin käsittely.
2. Projektin tuloksen ja onnistuneisuuden arviointi.
3. Projektin toteutuksen arviointi.
4. Jatkotoimenpiteiden käsittely.
5. Päätös projektin jatkamisesta tai päättämisestä.
6. Projektin jälkihoito ja takuuasiat Projektin päättäminen. (24.1.2017)

Vastaanotto ja tarkastukset 
Projektin lopussa toteutetaan vastaanottotarkastus sopimuksessa mainittujen takuuehtojen toteamiseksi.
Tarkastuskokousta edeltää kohteiden huolellinen läpikäynti ja puutteiden  sekä korjaustoimenpiteiden kirjaus.
Oleellista on, että nämä tehdään puolueettomasti ja huolellisesti!

Vastaanottotarkastus, pöytärkija
Jälkitarkastus, pöytäkirja
Takuutarkastus, pöytäkirja 
(Pelin 2011, 348-349)


Kuvan lähde https://www.yumpu.com/fi/document/view/30115549/luovutuspaytakirja-speedup-ja-speedup-eco/1  (24.1.2017) Katso linkistä ko. Danforsin luovutuspöytäkirja kokonaisuudessaan.

Luovutuspöytäkirjassa ovat seuraavat asiat

1. Toimituksen hyväksyminen
2. Lisätilaukset ja kustannukset
3. Tomitusajat, myöhästyminen ja ylivoimainen este
4. Laskutus
5. Takuu
6. Asiapaperit
7. Lisävaatimukset

Allekirjoitukset
Liitteet (Pelin 2011, 248-349.)


Dokumentointi ja arkistointi
Projektisa syntyvät dokumentit voidaan jakaa kahteen luokkaan:

1. projektin hallinnolliset dokumentit
2. projektin tulkoseen liittyvät tekniset dokumentit

Projektin alussa määritellään asiakirjojen luokittelu ja arkistointitapa, arkistointipaikka ja vastuut. Asiakirjoille annetaan projektin tunnus, joka erottaa ne muista dokumenteista. Asiakirjatyyppien sisällä voidaan käyttää juoksevaa numerointia, esimerkiksi pöytäkirjoissa, ja myös projektin osituksen koodeja voidaan käyttää hyväksi. (Pelin 2011 350.)

Lisäksi pitäisi erottaa ne asiakirjat, jotka tarvitaan vain projektin keston ajan niistä, jotka muodostavat projektin tuloksen dokumentaation. Valmistuneet projektit on syytä pitää erillään meneillään olevien projektien dokumenteista. Pelin (2011, 350) toteaa, että vanhojen projektien arkistoinnissa kannattaa pitää mielessä se kuinka kokemustietoa voidaan hyödyntää uusissa projekteissa.

Sopimukset, juridiset asiakirjat, kirjanpitoon liittyvät tositteet on syytä tallentaa erityisen huolellisesti.

Dokumenteissa olevia tunnistetietoja, joita niissä tulee olla ovat:

• dokumentin nimi ja versionumero
• laatijan nimi
• dokumentin tallennuspaikka/hakemistopolku
• koska dokumentti on luotu
• dokumentin tila (luonnos, lopullinen,  hyväksytty)

Laajemmissa dokumenteissa tulee olla myös kansilehti ja muutoslehti. Niistä löytyvät
Hyväksymismerkinnät
Julkisuusaste (julkinen, sisäinen, luottamuksellinen)
Versiohistoria (versioiden välillä tehdyt muutokset)

Projektin hallinnolliset dokumentit tallennetaan projektikansioon. Projektikansion sisältö on esimerkiksi seuraava:

Jouni Huotari JAMK Projektin dokumentointi. (31.1.2017)

Sieltä voi löytyä myös:

• kokousten pöytäkirjat ja muistiot
• loppuraportti
• aikataulut
• kustannusraportit
• laaturaportit
• laskut ja tarveilmoitukset
• sopimukset (Pelin 2011, 350-353)

Projektin loppuraportointi ja päätöskokous 

 Kun projektin tulos on täysin valmis, projektipäällikkö laatii loppuraportin ja esittää johtoryhmälle projektin päättämisestä. Projektin johtoryhmä tarkistaa projektin tuloksen ja tavoitteiden toteutumisen. Samalla tarkastetaan kaikki projektiin kuuluvat työt, kuten

• dokumentointi
• arkistointi
• tuloksen luovutus käyttäjälle
• ym.

Loppuraportissa kuvataan mahdolliset projektin jälkeiset toimenpiteet. Liittyykö projektiin lisätehtäviä, jotka suoritetaan tiettyyn päivämäärään mennessä? Kuka hoitaa asioita sen jälkeen kun projektiorganisaatio on purettu? jne. 

Kun projektin loppuraportti on valmistunut, kutsuu projektipäällikkö koolle projektin johtoryhmän päättämiskokoukseen. Päättämiskokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

1. Projektin loppuraportin käsittely
2. Arvioidaan projektin tulos ja onnistuneisuus
3. Arvioidaan projektin toteutus
4. Päätetään jatkotoimista
5. Päätös projektin jatkamisesta tai päättämisestä.

Loppuraportti tulee lähettää hyvissä ajoin ennen päättämiskokousta johtoryhmän jäsenille, jotta heillä on aikaa tutustua siihen ja tehdä tarkistuksia.

Projektin päättämiseen voi liittyä myös päätökset tulospalkkioista. Vaikka varsinaista tulospalkkiota ei olisikaan, niin palkita voidaan monella muullakin tavalla

• kiitos ja julkinen tunnustus
• päättäjäistilaisuus
• vapaata
• koulutusmatka
• henkilökohtaiset palkankorotukset
• ylennys ja vaativammat työtehtävät. (Pelin 2011, 354-356.)

Lähteet ja lukemisto

Huotari, Jouni. Projektin dokumentointi. JAMK. Jyväskylä. (31.1.2017).

Pelin, Risto. (2011). Projektihallinnan käsikirja. 400 s. 7. uudistettu painos. Projektijohtaminen Oy Risto Pelin.

Projektin päättäminen. Projektinhallinta.fi. (24.1.2017)