Projektin käynnistäminen

Kuvat Margit Mannila

Projektin käynnistäiminen

Projektin käynnistämisellä luodaan pohja projektiryhmän yhtenäisyydelle, tiedonkululle projetissa ja käytettäville työtavoille. Projektin käynnistämistoimenpiteitä ovat

tavoitteiden määrittely
projektiryhmän jäsenten tehtävien määrittely
ryhmän yhteistyöilmapiirin luominen
projektihallintamenettelyjen suunnittelu
projektisuunnitelman laatimisen käynnistys. (Pelin 2011, 74.)

Seuraavat seikat voivat aiheuttaa ongelmia projektin alussa

projektiryhmään nimetyt henkilöt tulevat linjaorganisaatiosta eikä heillä ole kokemusta projektityöskentelystä
henkilöt eivät tunne toisiaan
motivaatiot ja tavoitteet voivat olla erilaisia
henkilöt eivät tunne projektisuunnittelun menetelmiä
projektipäälliköltä kuluu runsaasti aikaa henkilöiden opastamiseen ja projektin aloitus venyy.

Käynnistysseminaarin rooli projektityösktentlyssä
Pelin (2011, 75) toteaa, että projektin käynnistämisen luonnetta kuvaa hyvin sen englanninkielinen termi KICK-OFF. Projekti tulisi sananmukaisesti potkaista liikkeelle. Aikaa ei kannata tuhlata alussa, ajatuksella, että kyllä tämä tästä sujuu.

Käynnisttysseminaari (kick off) on osoittautunut hyväksi työkaluksi projektin alussa. Siihen osallistuvat projektiryhmä, johtoryhmä ja projektin kiinteästi vaikuttavat sidosryhmät ja tukihenkilöt. Käynnistysseminaarin vetäjänä on projektipäällikkö.

Käynnistysseminaarissa voidaan sopia projektin tavoitteiden täsmennyksistä, työnjaosta ja panna alulle tehtäväluetteloiden ja aikataulujen laatiminen.

Kun käynnistysseminaari valmistellaan huolella, se vauhdittaa projektin liikkeelle lähtöä ja luo yhteishengen projektiryhmään. Yhteishengen luominen on todella tärkeää, sillä projektin onnistuminen riippuu suuresti ihmisten välisen yhteispelin sujuvuudesta, tiedon kulusta, ryhmän motivaatiosta ja sitoutumisesta projektiin.

Käynnistysprojektin tehtävät

perehdyttää projektiryhmä projektin tavoitteisiin ja sisältöön
määrittää projektiryhmän tehtävien jako ja saada eri osapuolet sitoutumaan heille suunniteltuihin tehtäviin
projektiryhmän jäsenten keskenäinen tutustuminen
työskentelytapojen ja sääntöjen selvittäminen (suunnittelumenetelmät, laadunvalvonta, kokoukset, dokumentointi, tiedottaminen jne.)
antaa projektin suunnittelussa ja ohjauksessa tarvittavat tiedot
käynnistää projektiryhmän työ

Esimerkki käynnistysseminaarin ohjelmasta

Kehitystyön käynnistystilaisuus 23.9.2002
Dipoli, Espoo


Klo	[Takaisin pääsivulle]
08.30 - 08.45	Aamukahvi Käpyaulassa
08.45 - 09.00	Projektin yleisesittely ja tavoitteet päivälle, Ilkka Romo, Rakennusteollisuus RT ry
09.00 - 10.15	Rakentamisprosessin tilanne ja kehitystarpeet/mahdollisuudet tuotemalliprosessissa:Nykyprosessin tilanne ja muutostarpeet sekä mahdollisuudet , Veijo Nykänen ja Kristiina Sulankivi, VTT Rakennustekniikka Tuotemallin hyödyntäminen rakentamisprosessissa, Susanne Backas ja Olli Nummelin, YIT Oyj Keskustelua prosessin kehittämisestä
10.15 - 11.30	Prosessin mallintaminen ja tiedonsiirron määrittelyt, Kari Karstila, Eurostepsys Oy Esiselvitys aihealueelta (IFC-tilanne, referenssiprosessimallit, tiedonsiirtostandardit) Prosessimallintamisen metodit, tavoitteet ja työsuunnitelman kuvaus Keskustelua mallintamisen toteuttamisesta ja hyödyntämisestä käytännössä
11.30 - 12.15	Lounastauko, linjastolounas
12.15 - 13.30	Suunnitteluohjeiden tilanne ja katsaus soveltamistilanteeseen, Jarmo Laitinen, Solibri Oy Esiselvitys; suunnitteluohjeiden tilanne ja tarpeet (ark., rakenne, lvis, muut tuotemallia käyttävät sovellukset) Ohjelmistokatsaus, Jiri Hietanen, Solibri Oy Arkkitehtisuunnitteluohjeet käytännössä, Seppo Niemioja, Arkkitehtitoimisto Innovarch Oy Kehittämistarpeet ja kehittämisehdotukset suunnitteluohjeille: keskustelu ja näkökulmien esiintuonti
13.30 - 14.30	Objektiteknologia, Lauri Melvasalo, Laurimark Oy Esiselvitys objektikirjastojen tilanteesta Objektin rooli tiedonsiirrossa (case Lumon -parvekekaide) Työsuunnitelman esittely ja kehityskeskustelu
14.30 - 14.45	Kahvitauko Käpyaulassa
14.45 - 15.15	Object technology, Stefan Larsson, GDL-Technology GDL, International standard for describing building products, an overview GDL in the global market: Case studies Latest technology update on GDL tools Questions and discussion
	Kommenttipuheenvuorot
15.15 - 15.30	Kansainvälinen näkökulma, Arto Kiviniemi, VTT Rakennustekniikka Pro IT projekti kv-näkökulmasta, vaikuttamismahdollisuudet kv-kehitykseen
15.30 - 15.45	Kiinteistön omistajan käyttäjän tarpeet, Auli Karjalainen, Senaatti-kiinteistöt Mikä on tärkeää informaatiota kiinteistöjen omistajille ja käyttäjille, miten tuotemalli tuottaa sen
15.45 - 16.00	Suunnittelijoiden näkökulma Vesa Juola, Arkkitehtitoimistojen liitto ATL Tuotemallintamisen kehitystarpeet suunnittelijoiden näkökulmasta
16.00 - 16.30	Jatko ja projektityöskentely, Ilkka Romo, RT Yhteenveto päivän annista Projektin käynnistäminen, työskentelytapa, tukityöryhmät ja seurantaryhmät Projektin tiedotus ja viestintä, workshopit ja seminaarit