- Peter Drucker
Ajankäyttö, ajan hallinta, time management, millä nimellä aihealuetta halutaan kutsuakin, on yksi asia, joka nousee aika ajoin esiin oppitunneilla. Kuinka käyttää aika tehokkaasti, kuinka saada aikaan enemmän asioita lyhyemmässä ajassa, kuinka hallita aikaa ym. Etenkin opinnäytetyöprosessia aloitettaessa ja sen aikana ajankäytön suunnitelmasta, jos sitä myös sitten noudatetaan, on apua.
Aika ja ajankäyttö on varsin mielenkiintoinen ja moniulotteinen asia. Siitä on puhuttu kautta aikojen. Kirjoitin tähän blogiin aiheesta vuonna 2011 otsikolla Ajanhallinta Time Management. Kirjoituksessani korostin aikaa tasa-arvoisena asiana, Kauppalehdessä olleen uutisen mukaan.
Aikaa mitataan
Me mittaamme aikaa. Saamme palkkaa käyttämämme ajan mukaan ja kerromme muille olevamme varsin usein todella kiireisiä ja ilmaisemme, että meillä ei ole aikaa. Määrittelemme projekteille aikatauluja ja aikataulun pettäminen tuottaa lisäkustannuksia. Väärin mitoitettu/arvioitu aika saa aikaan työpaineita/lisäkuormaa.
Aika rientää
Aika rientää. Elämme jatkuvasti joko tulevassa ajassa tai pohdimme mennyttä aikaa (jota ei pohtimalla eikä millään muullakaan keinolla) saa takaisin. Mennyttä, mikä mennyttä, toteaa Vaahteramäen Eemelin äitikin, heittäessään palttutaikinan roskiin.
Varoitus niille jotka nyt ottavat herneen nenäänsä uskonnollisuudesta, niin kannattaa lopettaa lukeminen tähän, sillä käsittenlen seuraavaksi Raamatun aikakäsitystä.
Jostakin syystä tätä kirjoittaessani tuli mieleeni, että Raamatussa puhutaan todella useaan otteeseen ajasta. Sieltä tuttu ilmaisu on mm. "kaikella on aikansa auringon alla" (Saarnaaja 3 luku). Aikaa käsitellään monessa muussakin kohdassa, eri näkökulmasta käsin. Puhutaan mm. tulevasta ajasta (Evankeliumi Johanneksen mukaan 16 ), ajasta merkkinä (Evankeliumi Luukkaan mukaan), ajasta täyttymyksenä (mm. Luukkaan 2 evankeliumi ), ajasta tulevana (Kirje galatalaisille ja Johanneksen ilmestys), ajan loppumisesta (Johanneksen ilmestys), ajan rajallisuudesta/kestosta (Ensimmäinen kirje korinttilaisille) ja tuomion ajasta (Ensimmäinen Pietarin kirje). Voit halutessasi etsiä aiheesta lisää näkökulmia. Monet näistä lähestymistavoista ovat tuttuja ja myös välttämättömiä liike-elämässä.
Esimerkiksi
- tarjous on voimassa tietyn ajan
- tulevaisuuteen täytyy varautua ja sitä joutuu ennakoimaan mm.
- asiakkaiden ostokäyttäytymistä on välttämätöntä seurata, jotta kykenee havaitsemaan siinä tapahtuvat muutokset (trendien seuranta liittyy tähän)
- tekniikan kehitys vaikuttaa lähtökohtaisesti hyvin moneen asiaan
- konkurssi (loppu) koittaa, jos yritys ei pysy ajan hermolla
- maksut on suoritettava ajallaan
- verojen maksamisesta erityisesti tulee huolehtia
Kuten lähes kaikesta muustakin, myös ajankäytöstä on tehty tuottoisa business. Esimerkiksi kirjamarkkinoilla on runsaasti aihetta käsitteleviä teoksia, ajanhallinnankurssit ovat suosittuja ja konsultit auttavat esimerkiksi johtajia tehostamaan ajankäyttöään.
Ajanhallinnassa olennaista on mielestäni se, että jos siihen jotakin mentelmää käyttää, niin sen tulisi sopia omalle temperamentille ja luontaiselle toimintatavalle. Jos aikaa yrittää hallita itselleen vierailla tavoilla ja menetelmillä ei silloin enää ole puhettakaan ajan hallitsemisesta vaan paremminkin tulee luoneeksi itselleen entistä enemmän stressiä ja se taas vaikeuttaa ajankäyttöä.
Olen (ollut) ns. suurperheen äiti. Minulla on viisi lasta. Kun lapset olivat kaikki vielä kotona minulla oli pari erittäin paljon aikaa vievää harrastusta, joista halusin pitää kiinni. Silloin minun oli pakko olla erityisen tarkka siitä, miten käytän aikani.
Olen aina pyrkinyt tekemään työni ns. työajalla. Se on yksi tapa hallita ajankäyttöä ja toisaalta se antaa mahdollisuuden latautua tuleviin haasteisiin. En tosiaankaan tarkoita sitä, että kynä putoaa kädestäni tasan klo 16, jos jotakin olennaista on kesken, vaan sitä että työ, jonka voi kohtuudella siirtää tehtäväksi huomenna, sen teen huomenna. Omissa töissäni nimittäin ei juuri ole kysymys ihmishengestä edes välillisesti. Rationalisoi asioita niin, että aikaa jää enemmän. Tämä tarkoittaa käytännössä useimmin sitä, että vaivaudu tekemään pohjatyö kunnolla, niin siinä on hyvä perusta, jolle rakentaa. Se helpottaa pitkällä tähtäimellä kaikkea tekemistäsi.
Toisaalta työ on mitoitettu niin että siihen lakennallisesti varattu aika ei riitä sen tekemiseen. Silloin joutuu vain tekemään sen, mitä töissä yleensä: jättää tekemättä sellaiset työt, josta ei aiheudu prosessille suoranaista haittaa.
Nykyisessä työssäni (opettaja) tietyt asiat toistuvat, joten erityisesti hyvän pohjatyön merkitys korostuu, koska aikaresurssiin, joka työhön annetaan ei voi itse juurikaan vaikuttaa. Erityisen haastavaksi työn tekee suurenevat ryhmäkoot, jotka eivät näy millään tavalla lisääntyvänä aikaresurssina.
Ajanhallintaan ja työn tärkeyteen liittyvä kuvio, joka on ollut aiemmassa ajanhallintaan liittyvässä postauksessani, sopii myös tähän:
Lähde http://richgrad.com/wp-content/uploads/2008/03/time_management.gif (13.3.2017)
Yleensä teen useampaa työtä rinnan. Sillä tavalla kykenen tekemään tehtävistä samalla vaivannäöllä yhtenevät osat ja toisaalta saan ideoita ja ajatuksia muihin tehtäviin ja asioihin. Tauon tai tehtävästä toiseen siirtymisen hyvänä puolena on myös se, että ajatukset työssä säilyy mielekkyys.
Luultavasti monen mielestä toimin hyvin suunnitelmallisesti. Totta lienee. Suunnittelen tulevan työviikkoni aina perjantaisin tarkemmin. Kerran vuodessa, yleensä joulukuussa tai heti tammikuun alussa suunnittelen vuoden päälinjat. Katson, mitkä asiat siirtyvät edelliseltä vuodelta ja mitkä ovat vuoden uusia haasteita. Samalla asetan tehtävilleni aikarajat. Mihin mennessä mikäkin juttu on saatava valmiiksi. Yleensä tavoitteenasettelu toimii itselleni positiivisena kirittäjänä.
Se toimiiko tällainen projektimainen ote, on mielestäni hyvin henkilökohtaista. Kuvittelen kuitenkin, että jos aikoo saada konkreettisesti asioita tehtyä, niitä on myös pakko hieman suunnitella etukäteen. Olen käyttänyt omissa projekteissani tämän mallin mukaista suunnittelua.
Week Of:
|
Monday
|
Tuesday
|
Wednesday
|
Thursday
|
Friday
|
Saturday
|
Sunday
|
/
| |||||||
/
| |||||||
/
| |||||||
/
| |||||||
/
| |||||||
/
| |||||||
/
| |||||||
/
| |||||||
/
| |||||||
/
| |||||||
/
| |||||||
/
|
Rutiinit. Rutiinit ovat tärkeitä ja ne auttavat ajankäytössä. Sillä tuntejahan meillä kaikilla on täsmälleen saman verran. Käytän ehkä keskimääräistä vähemmän aikaa sen pohtimiseen mitä minun pitäisi tehdä tai sen selittämiseen, miksi en tee jotakin. Jahkailun sijaan teen. Tämäkin kuulostaa yksikertaiselta ja tylyltä. Ja sitä kai se pohjimmiltaan onkin, mutta käytännössä ei läheskään niin helppoa kuin mitä se kuulostaa. Jotta hallitsee ajankäyttöään, joutuu piiskaamaan itseään keskittymään asioihin, joita aikoo saada aikaan.
Kotona en hallitse aikaa samalla tarkkuudella kuin töissä, mutta on välttämätöntä, että joillekin asioille on olemassa tietyt rutiinit. Se on itselleni ainut tapa saada asiat tehtyä. Kun aamulla herään kirjoitan yleensä aivan ensimmäkseksi kolme sivua tekstiä (käsin). Käytän tekstin kirjoittamiseen noin 20 minuuttia. Se on juuri sopiva aika. Sen jälkeen käyn suihkussa, puen ja laitan pyykin kuivumaan pyykkikoneesta. Lajittelen saman tien seuraavan koneellisen valmiiksi odottamaan, kun tulen töistä, jolloin laitan koneen pyörimään. Se ehtii siinä ruoanlaiton lomassa pyöriä ja lapsukainen voi sitten laittaa pyykin kuivumaan. Seuraava koneellinen pyörii sitten, tarvittaessa, iltamyöhään ja sen vuoro on päätyä kuivumana aamulla.
Tee pienet asiat heti
Niin töissä kuin kotonakin yritän hoitaa kaiken heti pois alta. En venytä aloittamista. Tämä kohta on vaikea ja vaatii itsekuria, mutta se kannattaa, sillä sillä tavalla asiat saa eteenpäin. Kun niihin tarttuu, alkavat hakalatkin asiat sujua. Kaikkeen ei tarvitse tietää heti vastausta. Yleensä vastaus kuitenkin löytyy aika helposti kun käy rohkeasti kiinni tekemiseen.
Into three (3) factors why time management is very important:
- You can’t buy time. You are only given 24 hours a day.
- You can’t stop time. Unless you are some kind of a mutant with superpowers.
- You can’t save time. Your free lost time yesterday can’t be added to your time today.
Read more via this link. (15.3.2017).
Apuvälineitä ajan hallintaa
Managing your time (15.3.2017).
MindTools (15.3.2017).
Study guides and strategies (15.3.2017).
Time-management guide (15.3.2017). Really good tools for time management.
References /Lähteet ja lukemisto
17 Smart Things the Most Productive People Do Every Day. (19.3.2017).
Ajanhallinta. Työterveyslaitos. (4.3.2024). Hyvä linkki, jossa on paljon erilaisia työkaluja ajanhallintaan.
Ajanhallinta (ilmaisohjelmat) (15.3.2017).
Allen, David (2001). Getting things done: the Art of Stress-Free Productivity. New York: Viking. ISBN 9780670889068Covey, Stephen (1994) First Things First. ISBN 0-684-80203-1
Fiore, Neil A (2006). The Now Habit: A Strategic Program for Overcoming Procrastination and Enjoying Guilt- Free Play. New York: Penguin Group. ISBN 9781585425525.
Fokus kateissa, aika palasina? Oppaan ovat kirjoittaneet Kirsi Yli-Kaitala, Minna Toivanen, Olli Viljanen ja Minna Janhonen. © Työterveyslaitos 2016 Lataa ajanhallinnasta asiantuntijatyössä -opas (pdf) (15.3.2017). Tässä paljon hyvää asiaa. Kannattaa vilkaista!
Forster, Mark (2006-07-20). Do It Tomorrow and Other Secrets of Time Management. Hodder & Stoughton Religious. pp. 224. ISBN 0340909129.
Lakein, Alan (1973). How to Get Control of Your Time and Your Life.. New York: P.H. Wyden. ISBN 0451134303.
Mannila, Margit. (2011). Ajanhallinta Time management. Perheyrittäjyys. (13.3.2017).
Mannila, Margit. (2017). Aseta itsellesi tavoitteet. (13.3.2017).
Mannila, Margit. (2016). Kalenteri elävästä elämästä. (15.3.2017).
Morgenstern, Julie (2004). Time Management from the Inside Out: The Foolproof System for Taking Control of Your Schedule--and Your Life (2nd ed.). New York: Henry Holt/Owl Books. pp. 285. ISBN 0805075909.
Le Blanc, Raymond (2008). Achieving Objectives Made Easy! Practical goal setting tools & proven time management techniques.. Maarheeze: Cranendonck Coaching. ISBN 9079397032.
Time Management - Stanford University. (15.3.2017).
Auta minua pitämään sivusto ajan tasalla. Jos huomaat, että joku linkki ei toimi, laita viesti kommenttikenttään. Viestiäsi ei julkaista, jos kiellät sen julkaisemisen.
Edit
4.3.2024 10 min
Comments