Ajankäyttö Time management II

Kuva Margit Mannila 


Time is the scarcest resource and unless it is managed nothing else can be managed
- Peter Drucker
 
Kuinka käyttää aikaa tehokkaasti?
Ajankäyttö, ajan hallinta, time management, millä nimellä aihealuetta halutaan kutsuakin, on yksi asia, joka nousee aika ajoin esiin oppitunneilla. Kuinka käyttää aika tehokkaasti, kuinka saada aikaan enemmän asioita lyhyemmässä ajassa, kuinka hallita aikaa ym. Etenkin opinnäytetyöprosessia aloitettaessa ja sen aikana ajankäytön suunnitelmasta, jos sitä myös sitten noudatetaan, on apua.

Aika ja ajankäyttö on varsin mielenkiintoinen ja moniulotteinen asia. Siitä on puhuttu kautta aikojen. Kirjoitin tähän blogiin aiheesta vuonna 2011 otsikolla  Ajanhallinta Time Management. Kirjoituksessani korostin aikaa tasa-arvoisena asiana, Kauppalehdessä olleen uutisen mukaan.

Aikaa mitataan
Me mittaamme aikaa. Saamme palkkaa käyttämämme ajan mukaan ja kerromme muille olevamme varsin usein todella kiireisiä ja ilmaisemme, että meillä ei ole aikaa. Määrittelemme projekteille aikatauluja ja aikataulun pettäminen tuottaa lisäkustannuksia. Väärin mitoitettu/arvioitu aika saa aikaan työpaineita/lisäkuormaa.

Aika rientää
Aika rientää. Elämme jatkuvasti joko tulevassa ajassa tai pohdimme mennyttä aikaa (jota ei pohtimalla eikä millään muullakaan keinolla) saa takaisin. Mennyttä, mikä mennyttä, toteaa Vaahteramäen Eemelin äitikin, heittäessään palttutaikinan roskiin.

Varoitus niille jotka nyt ottavat herneen nenäänsä uskonnollisuudesta, niin kannattaa lopettaa lukeminen tähän, sillä käsittenlen seuraavaksi Raamatun aikakäsitystä.

Jostakin syystä tätä kirjoittaessani tuli mieleeni, että Raamatussa puhutaan todella useaan otteeseen ajasta. Sieltä tuttu ilmaisu on mm. "kaikella on aikansa auringon alla" (Saarnaaja 3 luku). Aikaa käsitellään monessa muussakin kohdassa, eri näkökulmasta käsin. Puhutaan mm. tulevasta ajasta (Evankeliumi Johanneksen mukaan 16 ), ajasta merkkinä (Evankeliumi Luukkaan mukaan), ajasta täyttymyksenä (mm. Luukkaan 2 evankeliumi ),  ajasta tulevana (Kirje galatalaisille ja Johanneksen ilmestys), ajan loppumisesta (Johanneksen ilmestys), ajan rajallisuudesta/kestosta (Ensimmäinen kirje korinttilaisille)  ja tuomion ajasta (Ensimmäinen Pietarin kirje). Voit halutessasi etsiä aiheesta lisää  näkökulmia. Monet näistä lähestymistavoista ovat tuttuja ja  myös välttämättömiä liike-elämässä. 
Esimerkiksi 
  • tarjous on voimassa tietyn ajan
  • tulevaisuuteen täytyy varautua ja sitä joutuu ennakoimaan mm.
  • asiakkaiden ostokäyttäytymistä on välttämätöntä seurata, jotta kykenee havaitsemaan siinä tapahtuvat muutokset (trendien seuranta liittyy tähän)
  • tekniikan kehitys vaikuttaa lähtökohtaisesti hyvin moneen asiaan
  • konkurssi (loppu) koittaa, jos yritys ei pysy ajan hermolla
  • maksut on suoritettava ajallaan
  • verojen maksamisesta erityisesti tulee huolehtia


Kuten lähes kaikesta muustakin, myös  ajankäytöstä on tehty tuottoisa business. Esimerkiksi kirjamarkkinoilla on runsaasti aihetta käsitteleviä teoksia, ajanhallinnankurssit ovat suosittuja ja konsultit auttavat esimerkiksi johtajia tehostamaan ajankäyttöään.


Ajanhallinnassa olennaista on mielestäni se, että jos siihen jotakin mentelmää käyttää, niin sen tulisi sopia omalle temperamentille ja luontaiselle toimintatavalle. Jos aikaa yrittää hallita itselleen vierailla tavoilla ja menetelmillä ei silloin enää ole puhettakaan ajan hallitsemisesta vaan paremminkin tulee luoneeksi itselleen entistä enemmän stressiä ja se taas vaikeuttaa ajankäyttöä.


Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty
Itselleni on esitetty usein kysymys, miten olen voinut selvitä jostakin tekemästäni asiasta niin lyhyessä ajassa. Olen yleensä sanonut vastauksen, että olen suunnitellut tekemiseni ja sitten vain toteuttanut suunnitelmani. Vastaus kuulostaa todennäköisesti aika tylyltä ja jopa ylimieliseltä, mutta mitään muuta vastausta en kysymykseen osaa antaa. En nimittäin ole keksinyt muuta keinoa, kuin vähän suunnitella, mitä teen ja missä järjestyksessä ja mihin mennessä. Esimerkiksi itselleni vieraammalla osa-alueella, jota kunnostaminen edustaa, tein suunnitelman, jota sitten ryhdyin noudattamaan.

Olen (ollut) ns. suurperheen äiti. Minulla on viisi lasta. Kun lapset olivat kaikki vielä kotona minulla oli pari erittäin paljon aikaa vievää harrastusta, joista  halusin pitää kiinni. Silloin minun oli pakko olla erityisen tarkka siitä, miten käytän aikani.

Olen aina pyrkinyt tekemään työni ns. työajalla. Se on yksi tapa hallita ajankäyttöä ja toisaalta se antaa mahdollisuuden latautua tuleviin haasteisiin. En tosiaankaan tarkoita sitä, että kynä putoaa kädestäni tasan klo 16, jos jotakin olennaista on kesken, vaan sitä että työ, jonka voi kohtuudella siirtää tehtäväksi huomenna, sen teen huomenna. Omissa töissäni nimittäin ei juuri ole kysymys ihmishengestä edes välillisesti. Rationalisoi asioita niin, että aikaa jää enemmän. Tämä tarkoittaa käytännössä useimmin sitä, että vaivaudu tekemään pohjatyö kunnolla, niin siinä on hyvä perusta, jolle rakentaa. Se helpottaa pitkällä tähtäimellä kaikkea tekemistäsi.

Toisaalta työ on mitoitettu niin että siihen lakennallisesti varattu aika ei riitä sen tekemiseen. Silloin joutuu vain tekemään sen, mitä töissä yleensä: jättää tekemättä sellaiset työt, josta ei aiheudu prosessille suoranaista haittaa. 

Nykyisessä työssäni (opettaja) tietyt asiat toistuvat, joten erityisesti hyvän pohjatyön merkitys korostuu, koska aikaresurssiin, joka työhön annetaan ei voi itse juurikaan vaikuttaa. Erityisen haastavaksi työn tekee suurenevat ryhmäkoot, jotka eivät näy millään tavalla lisääntyvänä aikaresurssina.

Ajanhallintaan ja työn tärkeyteen liittyvä kuvio, joka on ollut aiemmassa ajanhallintaan liittyvässä postauksessani, sopii myös tähän:


http://richgrad.com/wp-content/uploads/2008/03/time_management.gif 

Lähde http://richgrad.com/wp-content/uploads/2008/03/time_management.gif (13.3.2017)

Yleensä teen useampaa työtä rinnan. Sillä tavalla kykenen tekemään tehtävistä samalla vaivannäöllä yhtenevät osat ja toisaalta saan ideoita ja ajatuksia muihin tehtäviin ja asioihin. Tauon tai tehtävästä toiseen siirtymisen hyvänä puolena on myös se, että ajatukset työssä säilyy mielekkyys.

Luultavasti monen mielestä  toimin hyvin suunnitelmallisesti. Totta lienee. Suunnittelen tulevan työviikkoni aina perjantaisin tarkemmin. Kerran vuodessa, yleensä joulukuussa tai heti tammikuun alussa suunnittelen vuoden päälinjat. Katson, mitkä asiat siirtyvät edelliseltä vuodelta ja mitkä ovat vuoden uusia haasteita. Samalla asetan tehtävilleni aikarajat. Mihin mennessä mikäkin juttu on saatava valmiiksi. Yleensä tavoitteenasettelu toimii itselleni positiivisena kirittäjänä.

Se toimiiko tällainen projektimainen ote, on mielestäni hyvin henkilökohtaista. Kuvittelen kuitenkin, että jos aikoo saada konkreettisesti asioita tehtyä, niitä on myös pakko hieman suunnitella etukäteen. Olen käyttänyt omissa projekteissani tämän mallin mukaista suunnittelua.


Long Term Planner___/___/___ to ___/___/___
Week Of:
Monday
Tuesday
Wednesday
Thursday
Friday
Saturday
Sunday
/







/







/







/







/







/







/







/







/







/







/







/







Source: Academic Skills Center, Dartmouth College 2001


Rutiinit. Rutiinit ovat tärkeitä ja ne auttavat ajankäytössä. Sillä tuntejahan meillä kaikilla on täsmälleen saman verran. Käytän ehkä keskimääräistä vähemmän aikaa sen pohtimiseen mitä minun pitäisi tehdä tai sen selittämiseen, miksi en tee jotakin. Jahkailun sijaan teen. Tämäkin  kuulostaa yksikertaiselta ja tylyltä. Ja sitä kai se pohjimmiltaan onkin, mutta käytännössä ei läheskään niin helppoa kuin mitä se kuulostaa. Jotta hallitsee ajankäyttöään, joutuu piiskaamaan itseään keskittymään asioihin, joita aikoo saada aikaan.

Kotona en hallitse aikaa samalla tarkkuudella kuin töissä, mutta on välttämätöntä, että joillekin asioille on olemassa tietyt rutiinit. Se on itselleni ainut tapa saada asiat tehtyä. Kun aamulla herään kirjoitan yleensä aivan ensimmäkseksi kolme sivua tekstiä (käsin). Käytän tekstin kirjoittamiseen noin 20 minuuttia. Se on juuri sopiva aika. Sen jälkeen  käyn suihkussa, puen ja laitan pyykin kuivumaan pyykkikoneesta. Lajittelen saman tien seuraavan koneellisen valmiiksi odottamaan, kun tulen töistä, jolloin laitan koneen pyörimään. Se ehtii siinä ruoanlaiton lomassa pyöriä ja lapsukainen voi sitten laittaa pyykin kuivumaan. Seuraava koneellinen pyörii sitten, tarvittaessa, iltamyöhään ja sen vuoro on päätyä kuivumana aamulla.

 
Tee pienet asiat heti
Niin töissä kuin kotonakin yritän hoitaa kaiken heti pois alta. En venytä aloittamista. Tämä kohta on vaikea ja vaatii itsekuria, mutta se kannattaa, sillä sillä tavalla asiat saa eteenpäin. Kun niihin tarttuu, alkavat hakalatkin asiat sujua. Kaikkeen ei tarvitse tietää heti vastausta. Yleensä vastaus kuitenkin löytyy aika helposti kun käy rohkeasti kiinni tekemiseen.




Time Tips
1.Count all your time as time to be used and make every attempt to get satisfaction out of every moment.
2.Find something to enjoy in whatever you do.
3.Try to be an optimist and seek out the good in your life.
4.Find ways to build on your successes.
5.Stop regretting your failures and start learning from your mistakes.
6.Remind yourself, "There is always enough time for the important things." If it is important, you should be able to make
time to do it.
7.Continually look at ways of freeing up your time.
8.Examine your old habits and search for ways to change or eliminate them.
9.Try to use waiting time­­-review notes or do practice problems.
10.Keep paper or a calendar with you to jot down the things you have to do or notes to yourself.
11.Examine and revise your lifetime goals on a monthly basis and be sure to include progress towards those goals on a
daily basis.
12.Put up reminders in your home or office about your goals.
13.Always keep those long term goals in mind.
14.Plan your day each morning or the night before and set priorities for yourself.
15.Maintain and develop a list of specific things to be done each day, set your priorities and the get the most important
ones done as soon in the day as you can. Evaluate your progress at the end of the day briefly.
16.Look ahead in your month and try and anticipate what is going to happen so you can better schedule your time.
17.Try rewarding yourself when you get things done as you had planned, especially the important ones.
18.Do first things first.
19.Have confidence in yourself and in your judgement of priorities and stick to them no matter what.
20.When you catch yourself procrastinating-ask yourself, "What am I avoiding?"
21.Start with the most difficult parts of projects, then either the worst is done or you may find you don't have to do all the
other small tasks.
22.Catch yourself when you are involved in unproductive projects and stop as soon as you can.
23.Find time to concentrate on high priority items or activities.
24.Concentrate on one thing at a time.
25.Put your efforts in areas that provide long term benefits.
26.Push yourself and be persistent, especially when you know you are doing well.
27.Think on paper when possible-it makes it easier to review and revise.
28.Be sure and set deadlines for yourself whenever possible.
29.Delegate responsibilities whenever possible.
30.Ask for advice when needed.
Adapted from A. Lakein. How to Get Control of Your Time And Your Life
ÓAcademic Skills Center, Dartmouth College 2001


Into three (3) factors why time management is very important:
  • You can’t buy time. You are only given 24 hours a day.
  • You can’t stop time. Unless you are some kind of a mutant with superpowers.
  • You can’t save time. Your free lost time yesterday can’t be added to your time today.
    Read more via this link. (15.3.2017).

Apuvälineitä ajan hallintaa



Managing your time (15.3.2017).

MindTools (15.3.2017).

Study guides and strategies (15.3.2017).

Time-management guide (15.3.2017). Really good tools for time management.


References /Lähteet ja lukemisto

17 Smart Things the Most Productive People Do Every Day. (19.3.2017).

Ajanhallinta. Työterveyslaitos. (15.3.2017).



Ajanhallinta (ilmaisohjelmat) (15.3.2017).

Allen, David (2001). Getting things done: the Art of Stress-Free Productivity. New York: Viking. ISBN 9780670889068
Covey, Stephen (1994) First Things First. ISBN 0-684-80203-1


Fiore, Neil A (2006). The Now Habit: A Strategic Program for Overcoming Procrastination and Enjoying Guilt- Free Play. New York: Penguin Group. ISBN 9781585425525.



Fokus kateissa, aika palasina?  Oppaan ovat kirjoittaneet Kirsi Yli-Kaitala, Minna Toivanen, Olli Viljanen ja Minna Janhonen. © Työterveyslaitos 2016  Lataa ajanhallinnasta asiantuntijatyössä -opas (pdf) (15.3.2017).

Forster, Mark (2006-07-20). Do It Tomorrow and Other Secrets of Time Management. Hodder & Stoughton Religious. pp. 224. ISBN 0340909129.


Lakein, Alan (1973). How to Get Control of Your Time and Your Life.. New York: P.H. Wyden. ISBN 0451134303.



Mannila, Margit. (2011). Ajanhallinta Time management. Perheyrittäjyys. (13.3.2017). 

Mannila, Margit. (2017). Aseta itsellesi tavoitteet. (13.3.2017).

 Mannila, Margit. (2016). Kalenteri elävästä elämästä. (15.3.2017).




Morgenstern, Julie (2004). Time Management from the Inside Out: The Foolproof System for Taking Control of Your Schedule--and Your Life (2nd ed.). New York: Henry Holt/Owl Books. pp. 285. ISBN 0805075909.


Le Blanc, Raymond (2008). Achieving Objectives Made Easy! Practical goal setting tools & proven time management techniques.. Maarheeze: Cranendonck Coaching. ISBN 9079397032.


Time Management - Stanford University. (15.3.2017). 



Auta minua pitämään sivusto ajan tasalla. Jos huomaat, että joku linkki ei toimi, laita viesti kommenttikenttään.

Comments