Riskien hallinta projektissa



Kuva Margit Mannila

Riskien hallinta projektissa
Projektisuunnitelman varmistaminen
Hyvään projektisuunnitelmaan kuuluu mahdollisten riskien ja potentiaalisten ongelmien selvitys. Projektissa riski voidaan määritellä negatiiviseksi poikkeamaksi projektin tavoitteista. Miten päästä alkuun riskienhallinnassa? Käytännössä tulevien ongelmien ennakointia helpottaa, kun katsoo menneisyyteen: Mitkä ongelmat ovat toteutuneet aikaisemmissa vastaavissa projekteissa?  Pelin on laatinut 10-kohtaisen listan projektin riskityypeistä. 
  1.  Tekniset riskit
  2. Aikataulun riskit
  3. Talouden riskit
  4. Organisaatio, henkilö, tiedonkulku
  5. Ulkopuoliset hankinnat, toimittajat
  6. Asiakkaaseen liittyvät riskit
  7. Ympäristötekijät, luonnonolosuhteet
  8. Sopimukseen liittyvät riskit
  9. Tuotevastuuriskit (T&K projektit)
  10. Kansainvälisissä projekteissa kohdemaahan liittyvät riskit (lainsäädäntö, poliittiset, sosiaaliset riskit).
Ja tietenkin sitten Murphyn laki: jos jokin voi mennä pieleen, se menee pieleen.  (Pelin 2011, 217-219.)

Riskien tunnistaminen

Kriittiset alueet projektissa ovat:
  • aikataulun kriittinen polku ja lähes kriittiset polut
  • uusi teknologia
  • avoimet vastuukysymykset
  • avainresurssien kuormitus
  • organisaatiorajat
Riskien arvioinnin apuna voidaan käyttää tarkastusluetteloita. Tarkastusluettelot perustuvat kokemukseen ja aikaisemmin toteutuneisiin ongelmiin.  Tarkastuslistoihin voidaan sisällyttää toimenpide-ehdotukset riskien torjumiseksi. 

Asiakkaaseen liittyvät riskit                     Toimenpide 
Maksuvaikeudet                                           Luottotietojen selvittäminen
Lisävaatimukset                                           Sopimuksen yksiselitteisyys
Asiakkaan heikko asiantuntemus                Sovitaan koulutuksesta
Tiedonsiirto                                                 Tiedotussuunnitelma, menetelmät, sähköposti

Riskien arviointiin tarvitaan systemaattinen käsitteyprosessi. Järkevintä lienee edetä projektisuunnitelman mukaisessa järjestyksessä
  1. Projektin tavoitteeseen ja rajaukseen liittyvät riskit
    - Avoimet määrittelyt-laajuuden muutokset-epäselvät rajaukset
  2. Projektiorganisaatioon liittyvät riskit
    - Tehtävien ja vastuunjakojen selkeys-avoimet tehtävät-vastuurajapinnat-henkilöstön kuormitus-vaihtuvuus
  3. Aikataulun riskit
    - Kriittinen polku-epävarmat työmääräarviot-ulkoiset toimittajat-teknisesti mutkikkaat tehtävät-avoimet päätökset
  4. Taloudelliset riskit
    - Kustannustason muutokset-maksuvaikeudet-valuuttariskit
  5. Ohjaukseen ja kommunikaatioon liittyvät riskit
    - Tiedonkulku-valvonta-työtavat-etäisyydet. (Pelin 2011, 219-221.)

Kun alustava riskiluettelo on valmistunut, päätetään niiden jatkokäsittelystä. Arvioidaan myös, mikä on riskin toteutumisen todennäköisyys. Skaalana voi käyttää esim. asteikkoa 1-5, jossa 1 = riski on epätodennäköinen ja  5 = riski on lähes varma.  Oheinen Yrittäjät.fi sivustolla ollut riskimatriisi on mielestäni hyvä visualisointi tähän teemaan liittyen.

http://www.yrittajat.fi/File/1323e078-7b61-4d5f-98cc-2de93add667e/riskimatriisi540x166.jpg
 Riskimatriisi http://www.yrittajat.fi/fi-FI/ratkaisuja/tyon-vaarojen-selvittaminen/ (Yrittäjät.fi 2.12.2016)

Viimeisenä vaiheena on taloudellinen analyysi.  Riskien torjunnan toimenpiteet arvioidaan ja lasketaan niiden kustannusvaikutukset. Merkityksen rahallista arvoa verrataan siihen, mitä riskin torjunta tulisi maksamaan.  Jos torjuntatoimenpiteiden hinta on suuri, voi käydä niin että joudutaan hyväksymään myös niitä riskejä, joissa merkitys on suuri.   (Pelin 2011, 221-223.)


Riskien torjunta
Riskien ja potentiaalisten ongelmien ennakointi on suunnitelmallista tulevien työvaiheiden läpikäyntiä, ongelmakohtien kartoittamista ja etukäteen toiminnan varmistamista. Riskien torjunnan suhteen on vaihtoehtoisia toimintatapoja:
  1. Poistetaan riski valituilla toimenpiteillä tai pienennetään sen todennäköisyyttä. Syy-seuraus analysillä arvioidaan riskin mahdolliset syyt ja postetaan syistä mahdollisimman monta. Näin piennetään riskin ilmaantumisen todennäköisyyttä.
  2. Riskin siirto. Sopimusteknisillä ja muilla keinoilla siirretään riski toiselle osapuolelle (esimerkisi tilaajalle, alihankkijalle tai vakuutusyhtiölle).
  3. Projektisuunnitelman muuttaminen riskialttiin kohdan suhteen.
  4. Riskin hyväksyntä ilman mitään ennakkotoimenpiteitä. 
  5. Riskin toteuttamisen varalle tehtävät toimenpiteet ja varautusmissuunnitelma.
Syy-seuraus -logiikka on hyödyllinen haettaesa toimenpiteitä riskien poistamiseksi. Riski eli potentiaalinen ongelma on tulevaisuudessa. Ongelman aiheuttaa jokin tietty syy(t).  Syitä voi olla useita. Yhden syyn poistaminen pienentää ongelman todennäköisyyttä.

Syy-seuraus analyysi
1. Riskin syiden selvittäminen
Mieti kustakin riskistä mahdolliset syyt. Mitkä tekijät voivat aiheuttaa tämän riskin toteutumisen?
2. Syiden torjunta
Kehitä kunkin syyn suhteen toimenpide, jolla poistat syyn. Tällöin syy-seuraus ketju katkeaa eikä riskiäkään ilmaannu. Osa syistä voi olla projektin toimintamahdollisuuksien ulkopuolella. Tällöin  keskitytään varautumistoimenpiteiden suunnitteluun.
3. Varautuminen
Vakavien riskien suhteen mieti lisäksi, miten varautua siihen, että riski toteutu. Mitä toimenpiteitä kannattaa tehdä jo nyt riskin varalta?
4. Tee päätös toimenpiteistä
Riskin analysointi tuo esille joukon toimenpiteitä, jotka vaativat enemmän tai vähemmän työaikaa ja kustannuksia.
- Päätä, mitä ehkäisevät toimenpiteet toteutetaan: päätä tietoisesti missä kohden toimenpiteet toteutetaan
- Toimenpiteiden toteuttaminen

Riskin syy                                          Miten ehkäistä
Heikko pakkaus                                  Pakkauksen huolellinen suunnittelu
                                                            Erikoisvahvistukset
                                                            Pakkausohjeet, tarkastus

Huolimaton kuljetushenkilöstö          Valitaan ammattihuolitsija
                                                            Oma valvonta ja ohjaus

Kuljetustapa                                       Valitaan paras kuljetustapa, esim. junan asemasta rekkakuljetus
 
Sabotaashi                                          Vartiointi
                                                            Kuljetustavan ja reitin valinta


Riskin siirto
Riskien siirto sopimuksella tilaajalle tai alihankkijalle. Sopimuksessa on määriteltävä vapautumisperusteet (force majeure) yksityiskohtaisesti. Osapuoltan velvollisuudet ja vastuut kuvataan.
a) pääsopimus
b) alitoimitussopimukset
c) sovellettavan lain mukaan.

Erityisen usein sopimuksista puuttuu tilaajan velvollisuuksien laiminlyönneistä aiheutuvat seuraukset.

Vahingonkorvausvelvollisuudelle asetetaan maksimirajat. Esimerkiksi siten, ettei vahingonkorvauksen suuruus ylitä sopimushintaa. Vakuutuksilla siirretään vahinkoriskit vakuutusyhtiölle. Vakuutusriskejä ovat mm. 
- esinevahingot (tehtaalla ja kuljetuksen aikana, työkohteessa, takuuaikana)
- henkilövahingot (omat, ulkoiset työntekijät)
- luottoriskit
- tuotevastuuriskit
- ympäristövahingot
- luonnonilmiöt (myrsky, tulva, maanjäristys, jäätyminen jne.)
- tulipalo
- ilkivalta, murto, varkaus

Kansainvälisissä projekteissa  on tavanomaista käyttää laajoja  "All Risks" -vakuutuksia. Esim. CAR = Contractors' All Risk ja EAR= Erection All Risk.

Projektisuunnitelman muuttaminen
Riskejä voidaan poistaa kehittämällä projektisuunnitelmaa. Ne alueet ja tehtävät,  joihin liittyy merkittäviä riskejä käydään lävitse ja etsitään vaihtoehtoisia toimenpiteitä.

Riskin toteutumiseen varautuminen
Tyypillisiä varautumistoimenpiteitä ovat:
- vaihtoehtoiset suunnitelmat
- varahenkilöt ja yhteistyömarkkinat
- tiedottamissuunnitelmat
- materiaali- ja laitevaraukset
- vakuutukset
- taloudelliset varaukset

Tyypillisimpiä riskejä
Suunnittelu
- liikaa henkilöriippuvuuksia
- avainhenkilön työpaikan vaihto tai sairastuminen ei saa kaataa projektia
- työ dokumentoitava hyvin ja henkilöillä oltava varamiehet
- konsultin vastuu suunnitteluvirheistä saa olla korkeintaan suunnittelusopimuksen arvo

Teknologia
- uuden teknologian käyttöön liittyy aina riskejä
- vaihtoehtoisten ratkaisujen miettiminen
- tuotekehityksessä huolehdittava tuotevastuulain mukaisista toimenpiteistä
- tuotevastuuriskien poistamiseksi suoritetaan mm.:
  • tuoteturvallisuusstandardit
  • suunnittelun arviointikriteerit
  • prototyypin turvallisuustestaus
  • ohjeiden, huoltokirjojen analysointi (väärien tulkintojen eliminointi)
  • T&K -prosessin dokumentointi siten, että ongelmien syyt ovat jäljiteltävissä
  • tuotteeseen liitettävät ohjeet ja varoitukset
Hankinnat
- toimittajaa valittaessa selvitetään tarkoin taustatiedot, kuten aikaisemmat referenssit, luottotiedot, alihankintojen ketjuuttaminen, resurssit jne.
- varaudutaan erilaisiin ongelmatilanteisiin sopimuksissa, kuten esim. sopimuksen purkaminen, viivästyssakot
- avaintoimittajien valvonta. Tarvitaan mm. valvontasuunnitelma, raportointi, tarkastuskäynnit) Jätetään toimituksille aikatauluun pelivaraa.
-projektin kriittiset laitteet ja komponentit voidaan tilata kahdelta eri toimittajalta.

Kansainvälisissä projekteissa tutustutaan kohdemaan olosuhteisiin ja selvitetään aikaisemmissa projekteissa esiintyneet vaikeudet. Esiin saattaa tulla asioita, joita ei Suomessa voisi kuvitellakaan, toteaa Pelin (2011, 228) ja jatkaa, että kansainvälisiin projekteihin liittyviä riskejä ovat mm.
- ei tunneta kohdemaan lainsäädäntöä
- kieliongelmat
-  ilmasto-olosuhteet
-  tiedonkulku  kohdemaassa ja kohdemaasta Suomeen
- paikallisten työntekijöiden ammattitaito
- byrokratian hitaus
- poliittiset muutokset ja vallanvaihdot
- vientikiellot ja rajoitukset
- muuttuvat määräykset

Poliittisten riskien varalle voidaan ottaa vakuutus. Tällaiset vakuutukset voivat kattaa esim. seuraavia tilanteita:
- ulkomaista yritystoimintaa koskevat lainmuutokset
- omaisuuden laiton haltuunotto ja kansainvälistyminen
- toiminnan fyysinen estäminen
- sopimusten aiheeton irtisanominen (Riskien hallinta Pelin 2011, 224-229.)

Riskien valvonta

Riskienhallintasuunnitelma (Risk management Plan)

Riskienhallintasuunnitelmassa riskit ryhmitellään ja niille nimitetään vastuuhenkilöt. Riskien suhteen sovitaan tarkastusajankohdat ja toimienpiteet sekä hälytinjärjestelmä. (Pelin 2011, 230.)
http://docplayer.fi/docs-images/25/6582716/images/29-0.png
Kuvan lähde http://docplayer.fi/docs-images/25/6582716/images/29-0.png (13.12.2016).

Toimenpiteet voivat olla luonteeltaan
a) heti tehtävät toimenpiteet
b) toimenpiteet, jotka otetaan käyttöön mikäli riskin todennäköisyys suurenee yli tietyn rajan
c) toimenpiteet, jotka tehdään vasta riskin toteuduttua
d) varasuunnitelmat. Vaihtoehtoiset tekniset ratkaisut tai toimintamallit, jotka käynnistetään riskin toteutuessa.

Tarkastuslistojen käyttö on hyödyllistä riskien ehkäisemisessä. Tarkastuslistat perustuvat usein kokemukseen aiemmin projekteissa toteutuneiden  riskien mukaan.
Riskien hallintaan liittyen on myös standardeja:

SFS-IEC 60300-3-9 Dependability management. Part 3: Application guide. Section 9: risk analysis of technological systems.

IEC61508
Functional safety of electrical/electronic/programmable electronic safety-related systems.


BS IEC 62198:2001 Project Risk Management. Application guidelines.

MIL-STD-882B
Hazard Risk Assessment Matrix

Hazard analysis /HAZOP menetelmä, jolla kartoitetaan järjestelmään tai henkilöihin liittyvät vaara- ja riskitilanteet. Riskien tunnistamisen jälkeen vaaratilanteet joko a) hyväksytään, b) poistetaan suunnitteluratkaisulla tai c) rajoitetaan vaaran vaikutukset teknisillä ratkaisuilla

OHSAS 18001 & OHSAS 18002
Occupational Health and Safety Assesment Series

ISO 17666
Space systems-Risk management

Failure Mode and Effects Analysis (FMEA) on riskien hallintatekniikka, jota käytetään perusteellista riskitarkastelua vaativissa projekteissa. Käyttöaloja ovat esim. avaruusteollisuus, lääketeollisuus, autoteollisuus

https://www.isixsigma.com/wp-content/uploads/2013/05/FMEA-Round-1.gif

Kuvan lähde https://www.isixsigma.com/wp-content/uploads/2013/05/FMEA-Round-1.gif  (13.12.2016) Kuvaan liittyvä teksti löytyy tästä linkistä. (13.12.2016).

FMEA:ssa ensimmäinen vaihe on arvioida ongelman seuraukset (effect of failure)
Sitten arvioidaan seurausten vakavuus (severity)
Tämän jälkeen on vuorossa potentiaalisten syiden analysointi (potential causes)
Syiden analysoinnen jälkeen  suunnitellaan toimenpiteet (recommended actions)
joilla syyt poistetaan tai niiden todennäköisyyttä piennennetään (prevention). (Pelin 2011,  230-233.)

PERT-menetelmä

PERT (Program Evaluation and Review Technique) (Malcolm et al, 1959) on menetelmä, jonka avulla voidaan suunnitella ja aikatauluttaa kompleksisen projektin kulkua olosuhteissa, joissa ei ole mahdollista etukäteen arvioida tarkkaan yksittäisten projektin tehtävien viemää aikaa. (Pelin 2011,  233-237 ; PERT 13.12.2016.)

Esimerkki Lohkoverkko PERT-kaavio

http://images.slideplayer.biz/7/1897186/slides/slide_19.jpg
 Kuvan lähde http://images.slideplayer.biz/7/1897186/slides/slide_19.jpg (13.12.2016)


http://broadleaf.com.au/wp-content/uploads/2014/07/Beta-PERT-equations.jpg
Kuvan lähde Beta PERT ORIGINS (17.3.2017).



Video tutorial of PERT/CPM (17.3.2017).



Lähteet ja lukemisto

Beta Pert Origins. (17.3.2017).

Helsingin yliopisto. Projektin aikataulutus. (17.3.2017).

Jyväskylän yliopisto. Projektiverkko. (17.3.2017).

Kuivalahti, Markku.  Projektisuunnittelu ja seuranta Microsoft Project. Hämeen ammattikorkeakoulu. SlidePlayer. (13.12.2016).

Logistiikan maailma. Projektien hallinta. (17.3.2017).

Mannila, Margit (2015). Riskienhallinta. Perheyrittäjyys. (9.12.2016).

Pelin, Risto. (2011). Projektihallinnan käsikirja. 400 s. 7. uudistettu painos. Projektijohtaminen Oy Risto Pelin.

PERT. Wikipedia. (13.12.2016).

Salonen, Jani. (2013).  Malli riskienhallintasuunnitelman toteuttamiseksi vakuutusyhtiön yritysasiakkaille. Laurea. (13.12.2016).

Six Sigma. (17.3.2017).

(Edit 17.3.2017.)

Comments