Projektin ohajus ja raportointi

Kuvat Margit Mannila

Projektin ohjaus ja raportointi


Ohjausjärjestelmät
Projektia on ohjattava siten, että

• sisällölliset ja laadulliset tavoitteet saavutetaan
• projektibudjettia ei ylitetä
• aikataulusta ei myöhästytä. 

Projektin ohjausjärjestelmän avulla kerätään tarvittava informaatio, suoritetaan tilanteen arviointi ja päätöksenteko sekä välitetään toimenpideohjeet. Ohjausjärjestelmään sisältyvät informaatiojärjestelmä ja päätöksenteko-ja toimeenpanojärjestelmä.

Projektin  ohjausjärjestelmän tärkeimmät kriteerit ovat:

• ohjausinformaation  on oltava luotettavaa
• ohjauskierroksen tulee sujua lyhyessä ajassa
• raportoinnin vaatima työmäärä pidettävä minimissään
• ohjauksen on tuotava ongelmat selkeästi esille
• ohjausjärjestelmään tulee sisältyä päätöksentekojärjestelmä, jolla ongelmat (poikkeamat) ratkaistaan

Matriisiorganisaatiossa korostuu Pelinin (2011, 295) mukaan  yhteiseten toimintamallien ja työtapojen käytän merkitys. Nämä voivat olla esim.
Taso 1. Osaprojektin kokous
Taso 2. Projektin (program) kokous
Taso 3. Projektipäällikkö- ja resussipäällikkötason kokous
Taso 4. Projektin johtoryhmän kokous

Asiat pitäisi ratkaista mahdollisimman alhaisella tasolla
Tasolle 3 viedään asioita, joita projektipäällikkö ei voi/osaa ratkaista. Tyypillisiä 3. tason käsitteitä ovat
- projektien väliset kiistat resursseista
- resurssipuutteet (saaminen, vahvuus, ajoitus)
- työllistämisongelmat/resurssipäällikkö
- henkilöstön osaaminen ja tulevat tarpeet
- uusien henkilöiden palkkaus.

Tulosyksilön johtoryhmälle kuuluvat mm.
- mikä projekti siirretään, kun resurssit eivät riitä
- projektin lopettaminen tai vaihtoehtoisesti keskeytys
- henkilöstöpolitiikka ja rekrytointi

Moniprojektiympäristöön liittyviä vaatimuksia projektien ohjausjärjestelmälle
Valvonnan ajallinen synkronointi
Resurssisuunnittelu
Päätöksentekojärjestelmä
Informaatiojärjestelmä
- mitä raportteja laaditaan
- kuka raportit laatii
- kenelle raportti jaetaan
- raportointiajankohta
(Pelin 2011, 293-297)

Projektin raportointi 
Projektin valvonta on luonteeltaan poikkeamajohtamista. Poikkeamat projektisuunnitelmasta ovat ongelmia ja edellyttävät päätöksiä ja korjaustoimia.
- kenelle raportit on tarkoitettu
- onko informaatio riittävää tai onko sitä liikaa
- onko keskeisimmät asiat tuotu selkeästi esiin
- käyvätkö ongelmakohdat selville
- onko esitetty päätösvaihtoehtoja
- onko raportissa ennuste tulevasta kehityksestä

Projektiraportissa on

1. Lyhyt sanallinen kuvaus yleistilanteesta
2. Päivitetty aikataulu
   Saavutetut etapit (milestones)
   Raportointitason aikataulu
3. Kustannustilanne
   Toteutuneet/budjetti/laskutus
   Tunnusluvut
   Ennuste
4. Laatutilanne
   Tekniset poikkeamat
   Laajuuspoikkeamat (lisätyöt, sopimusmuutokset)
5. Riskit (toteutuneet ja potentiaaliset)
6. Päätösehdotukset

Projektissa raportointi suoritetaan alhaalta ylöspäin. Ensiksi on tapana päivittää yksityiskohtaiset suunnitelmat ja sen jälkeen tehdään yhteenvetoraportit. 

(Pelin 2011, 298-303)

Projektikokoukset 
Projekteissa on erityyppisiä kokouksia, kuten

• sunnittelukokoukset
• valvontakokoukset
• neuvottelut

Projektin valvontakokouksen tehtävät ovat
- informointi projektin edistymistä
- poikkeamien ja niiden syiden selvittäminen
- päätöksenteko, miten poikkeamat korjataan

Kokousprosesseihin liittyy 1) kokouksen valmistelu, 2) kokousten johtaminen, 3) pöytäkirjojen kirjoittaminen ja jakaminen ja 4) tilaaja/toimittaja kokoukset.

Kokouksen valmisteluun liittyvät
- aikataulujen päivittäminen ja mahdollisten poikkeamien selvittäminen
- aikataulujen pohjalta ylläpidetään kuormitussuunnitelmat resurssiryhmittäin
- selvitetään yli- ja alikuormitustilanteet
- laaditaan projektiraportit (osaprojektit)
- etsitään ratkaisuja poikkeamiin.

Kokouksen johtaminen
Kokouksen johtaminen riippuu puheenjohtajasta (Pelin 2011, 303-307)
Kokouksen puheenjohtajan tulee huolehtia, että
- keskustelu pysyy asialistan aiheissa
- aktivoi passiivista ja hillitse dominoivia henkilöitä
- seuraa kokousaikataulua
- tee yhteenveto päätöksistä

Pöytäkirja
Projektin pöytäkirja on luonteeltaan päätöspöytäkirja.

Tilaaja / toimittaja kokoukset

Asiakkaan kanssa pidettävät projektipalaverit ovat keskeisessä roolissa. Palavereissa on tarkoitus raportoida asiakkaalle projektin edistymisestä ja käsitellään projektin toteuttamiseen liittyviä seikkoja.

Ongelmanratkaisu ja päätöksenteko
Ongelmatyypit voidaan jaoitella esimerkiksi seuraavasti:

Analyyttiset ongelmat
Ongelmaan on olemassa yksi ratkaisu, joka on löydettävä.

Valintaongelmat
Ongelman ratkaisemiseksi on useita vaihtoehtoja, joista on valittava paras ratkaisu.

Luovuusongelmat
Ongelmaan on useita erilaisia ratkaisutapoja.

Projektin ohjaus perustuu hyväksyttyyn projektisuunnitelmaan. Sitten ilmaantuu ongelma (=negatiivinen poikkeama), mikä on siis enemmän sääntö kuin poikkeus,  ja kun  ongelmaa lähdetään ratkaisemaan, on se ensin tunnistettava. Sen jälkeen siihen on myös tartuttava.

Menestyneet projektipäälliköt yleensä kykenevät tarttumaan ongelmiin heti niiden ilmaantuessa, he eivät pallottele sitä ja odota, että joku hoitaa asian. Ei myöskään uskota siihen, että ongelma hoituisi itsestään. Jos projektipäällikön valtuudet eivät riitä ongelman ratkaisemiseen, se on vietävä linjaorganisaatiossa eteenpäin. 

Ongelman syy selvitetään (ei siis lähdetä etsimään syyllistä!). Kun ongelman perimmäinen syy on selvillä, vasta sen jälkeen voidaan päätökset kohdistaa oikein.  Tärkeää on siis käyttää miksi-kysymystä.  Pelin (2011, 308) toetaa, että yksi ongelmatilanne aiheuttaa yleensä useita erillisä päätöstilanteita. Esimerkkitapauksessa on päätettävä 

1. Miten tehtävälle Tietokantojen määrittely saadaan välittömästi resurssi?
2. Miten lyhennetään aikataulun kriittistä polkua kolme viikkoa?
3. Miten Varmistetaan, ettei ongelma toistu? Eli miten otetaan huomioon vanhojen projektien aiheuttama mahdollinen resurssikuormitus? (Pelin 2011, 307-308.)

Vaikeimpien syy-seuraus mekanismien analysoimisessa voidaan käyttää ns. kalanruotokuviota, toteaa Pelin (2011, 309).


Kuvan lähde: http://www.qk-karjalainen.fi/fi/artikkelit/yhdistae-ideointityoekaluilla-luovan-ajattelun-eri-ulottuvuudet-/ (23.1.2017)


Syy-seuraus kaavio


Kuvan lähde Opetushallitus. http://www03.edu.fi/oppimateriaalit/koneautomaatio/viat_ja_vikojen_paikantaminen.html (23.1.2017).



Kaavion yleisenä rakenteena tuotannossa käytetään (6 M):
• Menetelmät (Method)
• Henkilöstö (Man)
• Koneet (Machine)
• Materiaalit (Materials)
• Mittaussysteemi (Measurement)
• Ympäristö (Mother Nature)

Lähde: http://www.qk-karjalainen.fi/fi/artikkelit/yhdistae-ideointityoekaluilla-luovan-ajattelun-eri-ulottuvuudet- (23.1.2017).

Ongelma-analyysi (5 M)
Mikä?
Millainen?
Missä?
Milloin?
Määrä? Näistä viittä kohtaa tarkastellaan seuraavista kolmesta näkökulmasta:
Poikkema
Ei poikkea
Erot


Päätösanalyysi
Päätöksenteon perustaksi kehitetään useita mahdollisia ratkaisuja. Päätöksenteossa tarvitaan sekä loogista että luovaa ajattelua. (Pelin 2011, 312.)

Ks. myös

Ekologinen päätösanalyysi maankäytön suunnittelussa. Mallipohjaisen päätöksenteon seminaari Valtiovarainministeriö  13.5.2014. (PDF) (23.1.2017).

Monitavoitteinen päätösanalyysi ympäristöpäätöksenteossa. (23.1.2017).

Taustatietoa päätöksenteosta ja ongelmanratkaisusta. (2002). (23.1.2017).

Päätöksenteon vaiheet. (tässä blogissa, 23.1.2017).


(Pelin 2011, 307-316.)

Lähteet ja lukemisto
Mannila, Margit. (2017). Päätäksenteon vaiheet. Perheyrittäjyys. (23.1.2017).

Pelin, Risto. (2011). Projektihallinnan käsikirja. 400 s. 7. uudistettu painos. Projektijohtaminen Oy Risto Pelin.


(Edit 11.4.2017).