Hankintojen ohjaus projektissa

Kuvat Margit Mannila

Hankintojen ohjaus projektissa 

Tässä on keskeisessä roolissa logistiikka ja erilaisten logistiikkaketjujen hallinta.

Alihankintojen kehittyminen

Pelin (2011, 240) määrittelee kumppanuuden Egan Report Rethinking Conctaction (1998) mukaan, jossa asia on määritelty näin: "Partnering involves two  or more organisations workin together to improve performance through agreeing mutual objectives, devising a way for resolving any disputes and committing themselves to continous improvement, measuring progress and sharing gains."

Pelin (2011, 240) on myös lainannut Nokia Oy:n Jorma Nybergiä: " The term subcontractor is old-faschioned. We sepeak of cooperators and partnerships." 

Alihankintaketjut ovat laajoja. Esim. Metso-Paper Oyj:ssä rakennetaan vuosittain n. 10 paperikonetta. Alihankkijoita on noin 180. Ne ovat pieniä ja keskisuuria konepajoja. Käytännössä Metso pitää yhteyttä kymmennen kanssa, joilla on omat alihankkijansa. (Pelin 2011, 240.)

Lienee aika selvää, että kun projektia pilkotaan yhä pienempiin hankintasopimuksiin, se käytännössä mutkistaa toteutuksen valvontaa ja lisää projektiriskiä. Jos jokaisesta sopimuksesta käydään hankintaneuvottelut, on se omiaan lisämään projektiin kuluvaa aikaa. Käytännössä verkoston integrointi ja logistiikka ovat keskeisessä asemassa. Varastot pidetään pienenä ja tuotteita valmistetaan tilausohjautuvasti. Etuja verkostoidusta toimitusmallista on mm. seuraavia:

• kukin verkoston toimija voi keskittyä omaan erikoisosaamiseensa
• kiinteiden kustannusten minimointi (varastot, henkilöstö)
• joustaa tilauskannan mukaan 
• läpimenoaika lyhenee

Tuotteiden asiakohtaisen räätälöinin kannalta voidaan erottaa seuraavat toimintamallit:

Manifacture To Stock (MTS)

Valmiit tuotteet, toimitus suoraan varastosta.

Assemble To Oder (ATO)

Valmiit puolivalmisteet, kokoonpano tilausten mukaisesti.

Manufacture To Oder (MTO)

Tuote on suunniteltu etukäteen, mutta se valmistetaan tilauksen jälkeen.

Engineer To Oder (ETO)

Tuote suunnitellaan ja valmistetaan  tilauksen jälkeen. (Pelin 2011, 239-243.)


Hankintatoimen tehtävä

Pelin (2011, 243) toteaa, että ei ole harvinaista, että projekti myöhästyy hankintojen viivästymisten vuoksi. Tämä tapahtuu usein siksi, että hankinnat on kuvattu projektiaikatauluissa usein vain karkeilla rajoilla ja otsikoitu ympäripyöreästi, kuten esim. Laitteiden ja materiaalin toimitus. Pelin korostaakin, että hankintojen aikatauluttaminen ja valvonta on keskeinen osa projektin ohjausta. Muistan itsekin mokanneeni ensimäisessä projektissani juuri tässä kohdassa. Minun piti saada tietty tuote toimitettua eteenpäin tiettyyn päivämäärään mennessä, mutta en aikatauluttanut projektin osiin tarpeeksi pelivaraa, joten tuotteen valmistuminen määräpäivään mennessä uhkasi tuotteen toimitusaikataulua.


Kuvan lähde Heinonen (2010)  http://docplayer.fi/docs-images/22/1632974/images/27-0.png (14.12.2016).

Hankintatoimelle voidaan asettaa seuraavia tavoitteita

• edullinen hankintahinta
• myöhäinen pääoman sitoutuminen
• toimituksille riittävät ajalliset pelivarat
• laadullisten tavoitteiden toteutuminen  

 Pelin (2011, 245) nostaa esiin teollisuuden hankinnoissa käytettyjä aikoja

• tekninen määrittely 2-6 kk
• kaupallinen spesifiointi ja tarjouspyyntö 2-4 viikkoa
• tarjousaika 1-2 kk
• tarjousvertailu 2-4 viikkoa
• neuvottelut ja sopimus 2-4 vikkoa
• kuljetus 2-4  viikkoa

- Jos joudutaan uudelle tarjouskierrokselle, ajat luonnollisesti pitenevät. (Ja tämä pitäisi aina muistaa huomioida projektissa!)

Hankintojen ohjaukseen sisätyy myös
- ostotoiminta
- tulotarkastukset
- huolinta
- toimittajien valvonta

Projektipäällikön/projektiryhmän tehtävät hankintatoimessa ovat:

• varmistaa, että riittävät lähtötiedot ovat käytettävissä oikeaan aikaan
• osittaa projekti myös hankintamenojen kannalta loogisiin kokonaisuuksiin
• pitää rekisteriä mahdollisista toimittajista ja kartoittaa uusia toimittajia
• laatia tarjouspyyntöjen tekniset määritelyt
• osallistua toimittajien valintaan
• projektin kokonaisvalvonta ja koodinointi ottaen huomioon hankinnoista aiheutuvat riippuvuudet

 Hankintavastuulliset tehtävät ovat

• kehittää hankintarutiinit ja yleiset sopimusehdot
• selvittää mahdolliset toimittaja ja kerätä näistä toimittajien valinnassa tarvittavia taustatietoja
• tarjouspyyntöjen laatiminen
• tarjousten vastaanotto ja vertailu; varmistettava, että kaikki oleelliset kohdat ovat mukana
• neuvottelut tarjousten teknisistä ja kaupallisista kohdista, parhaan tarjouksen valinta (Pelin 2011, 245-246.)

Ongelmia hankintojen aikataulutuksessa ja valvonnassa

•  Sopimukset saatettava lopulliseen muotoonsa ajoissa, jotta hankinnat voidaan käynnistää ajallaan.
• Asiakkaan vastaanottovalmius osoittautunut jarruksi (ei saada toimittaa sovittuna aikana).
• Talon omat lopulliset suunnittelu- ja hankintatiedot tulevat myöhään, mikä aiheuttaa aikatauluun kireyttä.
• Riippuvuuksien selvittely vaikeaa muihin osa-aikatauluihin.
• Toimitusaikojen selvittely etukäteen.
• Valvontajärjestelmä puuttuu.
• Alihankkijat eivät pysy aikataulussa.
• Suunittelun ja piirustusten aikatalut eivät pidä.
• Tarjoushetkellä toimittaja suostuu kireään aikatauluun.
• Tietoa myöhästymisestä salataan mahdollisimman pitkälle.
• Hankintapaikat kaukana - valvonta vaikeutuu.
• Ei ole tietoa kokonaisaikataulusta - ei ole olemassa.
• Hankinnalla hirveä kiire: "valmiina eilen".
• Aikataulu tehdää vasta toimitusajan perusteella.
• Valmiusasteen arviointi kussakin aikataulutilanteessa.
• Aikataulua ei ole jaettu riittävän pieniin osiin, seuranta vaikeata.
• Materiaalin puute, aikataulu menee sekaisin.
• Suunnitelmat ovat myöhässä, josta johtuu, että työsuunnittelu jää huonoksi ja hankinta-ajat liian lyhyiksi. (Pelin 2011, 243-247.)

Alihankkijan valinta ja sopimukset
Alihankkijan valinnassa tarkastellaan mm. seuraavia asioita:

•  Onko alihankkijalla riittävää osaamista ja tarvittavat resurssit?
• Voidaanko luottaa aikataulun pitävyyteen? Miten edistymistä mitataan?
• Asettaako luottamuksellisuus rajoituksia alihankkijan valinnalle? Tekeekö alihankkija töitä myös kilpailijalle?
• Miten projektin jälkeinen tuki ja takuuhuolto on järjestetty?
• Onko yrityksen kannattavuud ja luottokelpoisuus kunnossa?
• Onko varastointimahdollisuus?
• Onko mahdollisuus tehdä myös tuotekehitystä?

Kun kyseessä on uusi alihankkija, tehdään laajempi yrityksen toiminnan arviointi (vendor auditing)
Siinä tarkastellaan yrityksen:

1. Organisaatio ja työnjohto
2. Suunnittelun taso, työmenetelmät, ohjelmistot yms.
3. Toimintaohjeet ja laatujärjestelmä (ISO 9000, muut)
4. Valmistus, menetelmät, laitteet ja tilat
5. Dokumentointi ja yhteensopivuus
6. Alihankkijoiden ja konsulttien käyttö
7. Yhteistyökyky ja halu
8. Kapasittetti 
9. Vakavaraisuus
10. Projektin johtaminen ja raportointi (Pelin 2011, 247-248.)

Hankinnat voidaan jaoitella seuraaviin tyyppeihin:

1.  kokonaisvastuu-urakka/kokonaistoimitus (turnkey)
2. kone- ja laitetoimitus
3. materiaalitoimitus
4. rakennusurakka/osaurakka
5. asennusurakka
6. konsulttipalvelu, suunnittelu
7. projektinjohtopalvelu

Hankinnan hinnan määrittelyssä voidaan tunnistaa seuraavia sopimusmuotoja

• tuntilaskutus (hourly rate)
• ylärajalla varustettuna tuntilaskutuksena
• kiinteällä hinnalla (fixed price)
• kustannukset plus kiinteä hinta (cost plus fixed fee)
• kiinteä hinta bonuksella (fixed price incentive)

Pelin (2011, 248) toteaa, että tuntilaskutushinnoittelu sopii pieniin toimeksiantoihin, joissa työn sisältö on vaikea määritellä täsmällisesti. Tämä on toimittajan kannalta turvallinen  vaihtoehto ja vastaavasti tilaajan kannalta kallis vaihtoehto. Toimeksiannolle voidaan määritellä kustannuskatto, mutta se ei takaa, että työ olisi valmis.

Kiinteä hinta on yleisin sopimusmuoto. Hankinnan tulee olla selkeästi määritelty ja mahdolliset avoimet työt eritellään esimerkiksi yksikköhintana (kpl, m, tn jne). Toimittaja laskee kiinteän hinnan haluamallaan voittotavoitteella. Hänen on kuitenkin tehtävä toimeksianto valmiiksi riippumatta toteutuneista työmääristä ja kustannuksista. 

Kiinteä hinta bonuksella -sopimusmuotoa käytetään esimerkiksi investointiprojekteissa, toteaa Pelin (2011, 248). Näissä tilaajalle on tärkeää tiettyjen tavoitteiden paraneminen. Tällaisia tavoitteita ovat esimerkiksi sovitun aikataulun alittaminen tai asetettujen tuotantotavoitteiden  ylittäminen.  Tämä sopimusmalli kannustaa tavoitteisiin, joissa molemmat osapuolet voittavat. Tavoitteen pitää olla täsmällisesti mitattavia ja bonuksen laskentakaava määritelty sopimuksessa.

Projektin suunnitteluvaiheesa käytetään konsulttipalveluja vahvistamaan projektiorganisaatiota määrällisesti tai antamaan asiantuntemusta, jota tilaajalla ei ole  (Pelin 2011, 249). Konsultitoimistojenkanssa tehtäviä sopimuksia varten on olemassa yleisiä sopimusmalleja.  Esimerkiksi
- Konsulttitoiminnan yleiset sopimusehdot KSE1995 RT 13-10574 (11.1.2017.)
- Konsulttisopimus RT 80252. (11.12017).

 Kansainvälisissä hankkeissa käytettäviä sopimusehtoja on laatinut International Federation of Consulting Engineers (FIDIC).  (11.1.2017).

Suomalaisia sopimusasiakirjoja voi tilata SKOL ry:stä.  (11.1.2017).

Yhdistyneiden kansakuntien järjestö The United Commission on International Trade Law (UNCITRAL) (11.1.2017).

Rakennustoiminnassa ovat käytössä vakiintuneet sopimusmuodot. Sopimukset laaditaan varsin yksityiskohtaisesti valmiille sopimuspohjille. Tällaiset valmiit pohjat helpottavat huomattavasti sopimusten tekoa ja luovat yhtenäistä käytäntöä. Esimerkkejä rakennusalan sopimusmalleista ovat mm.:
- Rakennusurakkasopimus RT 80183 (11.1.2017).
- Rakennusurakan yleiset sopimusehdot YSE 1998 RT 16-10660 (11.1.2017).
- Sivu urakan alistamissopimus RT 16-10220 (11.1.2017).

Kone- ja laitetoimitusten yleisiä sopimusmalleja ovat mm:

Yleiset sopimusehdot NL 92 (koneiden ja laitteiden toimitus pohjoismaissa) (11.1.2017).
Yleiset sopimusehdot NLM 94 (koneiden ja laitteiden asennustoimitus pohjoismaissa) (11.1.2017).
Prosessiteollisuuden asennukset PSK 0303 Standardiluettelo. (11.1.2017).
ECE 188 General Conditions for the Supply of Plant and Machinery for Export (11.1.2017).

Valtion ja kuntien hankinnoissa käytettäviä sopimusehtoja ovat mm:
Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot JYSE94 (11.1.2017). Korvattu vuoden 2014 sopimusehdoilla.
Valtion yleiset sopimusehdot VYSE 1998 (11.1.2017). Korvattu vuoden 2014 sopimushdoilla.
JIT 2007  julkiset IT-hankinnat (11.1.2017). (Pelin 2011 247-251.)


Luonnollisesti monilla yrityksillä on omia räätälöityjä hankintaehtoja.

Hankintojen aikataulutus

Lähtökohdan hankintojen aikataulutukselle antavat suunnittelun ja määrittelyn aikataulut. Hankintojen perustana olevat asiapaperit ja piirustukset valmistuvat yleensä hyvinkin eri aikoina.  

Kun hankitaan jotakin pitkän toimitusajan (Pelin 2011, 251)

Tavallisesti hankinta-aikataulu kuvataan janakaaviona, johon merkataan avaintapahtumat, kuten

• tilauspäivämäärä
• laitevalmistus
• tehdastarkastus (FAT)
• toimitus työmaalle
• asennus 

Projektin pääaikatauluun merkitään kriittisimmät toimitukset. Pieniä materiaali- ja laitehankintoja ei kannta eritellä aikatauluissa. Käytännössä niitä täytyy kuitenkin valvoa ja niitä varten kannattaa pitää ns. hankintaluetteloa.

Yksinkertaisimmillaan hankintaluettelossa on tilauksen numero, nimike, kuka toimittaa (yhteystiedot ja yhteyshenkilö) tilauksen päivämäärä, toimituspäivämäärä ja toteutunut toimituspäivämäärä sekä toimituspaikka. (Pelin 2011, 251-252.)

Toimittajien valvonta ja raportointi
 Toimitusvalvonnalla varmistetaan ostojen onnistuminen projektin tavoitteiden mukaisesti.
Toimitusvalvonta

• päättää, valvotaanko hankintaa rutiiniraportoinnilla vai suorittamalla tarkistuskäyntejä toimittajan luona
• varmistaa toimittajan sitoutumisen toimitusaikaan
• hankkii toimittajan tuotantosuunnitelmat tai valmistusaikataulut ja valvoo näiden toteutumista
• välittää informaatiota toimittajan ja projektin kesken (Pelin 2011, 252.)

käytännössä toimitusten valvonta vie aikaa. On pohdittava mikä määrä valvontaa on riittävä suhteessa käytettävään työaikaan. Helpoin tapa valvoa toimituksia on käyttää määräaikaista kirjallista raporttia. Tarkastuskäynnit toimittajan tehtaalla vievät aikaa, mutta lienevät paras tapa. Puhelin ja sähköpostin käyttö on luonnollisesti aikaa säästävää ja nopeaa, mutta välttämättä silloin ei paljastu miten asiat todellisuudessa ovat. Projektissa ongelmana usein on, että hyväksytään karkeita janakaavioita ja aikatauluja, jotka eivät vastaa todellista elämää.

Hyvä toimitusaikatalu kertoo
- keskeiset välitavoitteet (oltava mitattavissa)
- sopimuksen mukaiset maksuraportit
- kriittiset materiaalit ja osatoimitukset (esim. valumuotit)
- alihankkijan työt ja toimitukset
- työvaiheet eriteltyinä (Pelin 2011, 252-256.)

Yhteistoiminnan logistiikka ja tietotekniikka
 Toimitusketjun hallinnan tavoitteita

• Toimitusketjun läoinäkyvyyden kehtittäminen
• Materiaalivirtojen hallintaa liittyvien rutiinitöiden vähentäminen
• Kuljetusten kustannukset ja aika pyritään minimoimaan
• Automaattisia ilmoituksia
• Hälytyksiä aikataulupoikkeamasta
• Huolinta-asiakirjojen manuaalisen käsittelyn vähentäminen. (Pelin 2011, 256-261.)

Lähteet ja lukemisto

Heinonen, Kimmo (2010). Projektinhallinta. Lappeenrannan yliopisto. Kandidaatintyö. (14.12.2016).

Pelin, Risto. (2011). Projektihallinnan käsikirja. 400 s. 7. uudistettu painos. Projektijohtaminen Oy Risto Pelin.