Työntekijän palkkaaminen on haaste yrittäjälle

Pilakuvan lähde sanomalehti Ilkka 16.6.2008

Uudelle yrittäjälle / Yrittäjälle: Tutustu työntekijän palkkauksen todellisiin kustannuksiin ja mieti, onko turvallisempaa yrittää vain yksin.

- Olipa kerran yrittäjä (10.5.2017)

Pohdiskelen tässä kirjoituksessa työntekijän palkkaamiseen liittyviä haasteita. Kirjoituksen lopussa on lähde ja lukemisto-osio, jossa on, aiheeseen liittyviä, sekä suomen- että englanninkielisä lähteitä.

Työntekijän palkkaaminen on yksi yrittäjän uran haastavimmista tehtävistä. Se on yksi suurimmista riskeistä toteaa yrittäjä Saija Hakonen CITY-lehden blgissaan. Etenkin ensimmäistä työpaikkailmoitusta laatiessaan ja ensimmäistä työpaikkahaastatteluaan tekevä yrittäjä on  vakavassa paikassa. Yksinyrittäjästä tulee työnantaja ja esimies. Lisäksi työntekijän palkkaaminen on aina riski ja yritystoiminnan alkuvaiheessa tehty virheinvestointi tulee yrittäjälle pahimmillaan todella kalliiksi. Epäonnistuminen rekrytoinnissa  voi johtaa jopa konkurssiin. Tästä haastavasta osa-alueesta on saatavilla kohtuullisti kyllä tietoa, mutta kuinka muuttaa tieto kyvykkyydeksi tehdä oman yrityksensä kannalta oikeitä päätäksiä haastaa ensimmäistä rekrytointiaan tekevän yrittäjän. Etenkin jos sattuu olemaan teollisen alan yrittäjä. Olemassa oleva ohjeistus on suunnattu enemmän rekrytointeihin jotka tehdään toimisto- ja palvelualan yrityksiin. Teollisen PK-sektorin näkökulma puuttuu.

Ehkä käytännössä yrittäjän elämää on kuitenkin vähän helpottanut se, että koeaika voi olla kuusi kuukautta. Kuusi kuukautta on jo sellainen aika, että työntekijän ja työnantajan sopivus toisilleen alkavat selvitä.  Määräaikaisessa työsuhteessa koeaika saa pidennyksineen olla korkeintaan puolet työsopimuksen kestosta, mutta ei kuitenkaan enempää kuin kuusi kuukautta. Jos työnantajaa sitovassa työehtosopimuksessa on määräys koeajasta, työnantajan on ilmoitettava tämän määräyksen soveltamisesta työntekijälle työsopimusta solmittaessa todetaan Asianajotoimisto Finsta OY:n sivustolla kohdassa koeaika. (Koeaika 10.5.2017).

Kuvan lähde https://www.linkedin.com/feed/?trk=eml-network_updates_digest-header-2475-home (17.5.2017)

Riittävätkö rahat työntekijän palkkaamiseen?

Kun työntekijän palkkaaminen tulee yrittäjän mieleen, on  hyvä, ennen kuin laittaa työpaikkailmoituksen lehteen tai johonkin muuhun kanavaan,  miettä mitä lysti kokonaisuudessaan maksaa ja mihin kaikkeen sitoutuu. Riittävätkö rahat palkan ja siihen liittyvien velvollisuuksien maksamiseen? VASEK:in sivustolla todetaan että kun palkkaamista mietitään, pitää hahmottaa m ontako tuotetta tai palvelua enemmän on realistista myydä, jos yrityksessä on yrittäjän lisäksi myös työntekijä. Relevantti kysymys on, tuleeko niistä määristä kassaan riittävästi rahaa, jotta palkanmaksu kahdelle onnistuu? Koska työntekijän palkkaaminen on pienelle yritykselle tärkeä investointi, on yrittäjän hyvä miettiä huolella, millaisille taidoille ja ominaisuuksille yrityksessä on tarvetta tai markkinoilla kysyntää. Yrittäjän on siis muodostettava tarkka kuva siitä, minkälaista henkilöä yritys tarvitsee ja pidettävä tämä kuva mielessä koko rekrytointiprosessin ajan. (VASEK 10.5.2017.)

Rekrytoinnissa on tarkoitus saada yrityksellesi tiedoiltaan ja taidoiltaan paras mahdollinen työntekijä paikkaamaan juuri sitä osaamisvajetta, jonka olet yrittäjänä havainnut. Yrittäjänä et palkkaa työntekijää säälistä, että mukava tyyppi saisi töitä tai että työntekijäsi paras kaveri työllistyisi, vaan etsit tekijää, joka auttaa yritystäsi kehittymään paremmaksi ja toimimaan kannattavammin.

Kuinka löytää sopiva osaaja?

Sitten kun kaikesta huolimatta päädytään palkkaamaan työntekijä,  lähtee asia eteenpäin työtehtävän sisällön hahmottamisesta ja sen perusteella laaditusta onnistuneesta työnkuvasta ja työpaikkailmoituksesta. (Ehkä tässä välissä kannattaa tarkistaa omat verkostot, jos niiden avulla löytyisi tekijä ilman virallista prosessia.) Miten laatia sellainen ilmoitus, että jo se karsii epäpätevät hakijat pois? Miten tunnistaa hakemuksista todelliset osaajat? Lattiatason tehtäviin hakevan koulumenestys ei välttämättä ole ollut kehuttavaa eikä hänen tuottamansa hakemusteksti,  mitä todennäköisemmin ole  Nobel-tasoista proosaa. Vaikka työpaikkailmoituksen tekstissä sitten onnistuttaisiin ja osattaisiin sitten hakemusten perusteella kutsua sopivat hakijat, niin kuinka tunnistaa sieltä se joka kannattaa valita? 

Iida Mustonen kirjoittaa tehtävän profiloinnin merkityksestä ja hän listaa profiloinnin kannalta olennaisia kysymyksiä, jotka yrityksen kannattaa ottaa haltuun ennen kuin tehtävä pannaan auki. 

Profiloinnin kannalta tärkeitä kysymyksiä ovat muun muassa:

• Mitä liiketoiminta tarvitsee?
• Mitä tiimi tarvitsee?
• Mitä tavoitteita tehtävässä on?
• Mikä merkitys tehtävällä on liiketoiminnan tai liiketoimintayksikön kokonaisuudessa?
• Millaista työskentelytyyliä ja asennetta teillä arvostetaan?
• Mitä odotuksia tiimillä on uutta työkaveria kohtaan?
• Mitä odotuksia esimiehellä on henkilökohtaisesti uudelle johdettavalle?
• Minkälainen henkilö todennäköisesti menestyisi tässä roolissa?
• Mistä hänet tunnistaa?
• Mistä hänet todennäköisesti löytää?
• Onko hän aktiivinen vai passiivinen työnhakija?
• Olemmeko me riittävän vetovoimaisia hänen huomionsa saamiseen ja kiinnostuksensa herättämiseen? (Iida Mustonen /emine 18.5.2017.)

Olennainen rekrytointiin liittyvä kysymys lienee, kuinka tunnistaa hakijoiden joukosta juuri se todellinen osaaja. Juuri se yksi henkilö, jolla on kykyä, halua, tahtoa tehdä työnsä hyvin ja kasvaa tehtäviensä mukana tai vastaavasti sietää sitä muuttumatonta harmaata arkea vuosikausia. Kannattaa olla rehellinen sen suhteen, millaiset realistiset kehittymismahdollisuudet tehtävässä ovat. Työn sisältöä ei kannata maalata laajemmaksi, mitä se todellisuudessa on.

Yksi vaihtoehto työnantajalle on käyttää vuokratyövoimaa tai oppilaitosten harjoittelijoita. Näin toimiessaan yrittäjän pystyy madaltamaan rekrytointiin liittyvää riskiään huomattavasti.  

Kuinka selvittää, ketä haastatellaan?

Kun rekrytoinnista on päätetty ja ilmoitus laitettu sopivaan kanavaan täytyy pohtia, miten hakemuksista tunnistetaan ne tekijät, joita kannattaa haastatella. Onko täyden kympin hakija se, jonka koulut ovat menneet vähän siten sun täten vai tyyppi, joka on vetänyt kaikesta kiitettävät arvosana? Yrittäjä joutuu pohtimaan: Jääkö juuri oikea henkilö haastattelematta, jos takerrun siihen yhteen pilkkuvirheeseen, joka hakemuksessa on? 

Entäs mitä sitten kysyä haastattelussa? 

Haastattelukysymyksistä on erilaisia oppaita ja pitkiä listoja, joissa työnhakijaa neuvotaan vastaamaan kysymyksiin oikein. Mutta millaiset haastattelukysymykset (Empore 10.5.2017) tai tehtävät auttavat  yrittäjää tunnistamaan  henkilön joka sopii kyvyltään ja asenteeltaan parhaiten juuri hänen tarjoamaansa tehtävään? Tunnistaako yrittäjä ne kysymykset tai tavat, joilla hän voisi saada selville kuka hakijoista on oikea valinta juuri hänen yrityksensä tarpeisiin? Millaisilla kysymyksillä hän kykenee selvittämään, kuka hakijoista on juuri se, jonka hän haluaa töihin yritykseensä? Haastattelutilanne on lyhyt ja hyvillä puhelahjoilla siinä yleensä pärjää, mutta mitenkäs käytännössä? Hoituuko homma hienosti vai olenko törmännyt ilmiöön, jossa heikoin lenkki hallitsee hyvät puhetaidot? Rekrytointi voi olla täysi katastrofi tai täysi kymppi.

Millaisella haastattelulla pystytään selvittämään osaaminen, asenne ja sopivuus?

Millainen haastattelun pitäisi olla, jotta sen avulla saataisiin vastaus siihen kysymykseen, kuka on juuri se oikea valinta? Pitäisikö haastattelujen olla interaktiivisia? Pitäisikö haastattelussa olla mukana myös tulevat työkaverit  (jos siis yrityksellä jo on ennestään työntekijöitä) vai yrityksen tärkein asiakas, jonka kanssa tulevan työntekijän on myös tultava toimeen?

Toimisivatko käytännön tehtävänratkaisut paremmin kuin kysymykset harrastuksista ja hyvistä ja huonoista puolista? Voisiko haastateltavalle antaa jonkin oikean työtehtävän, jota hän lähtisi ratkaisemaan? Mitä silloin pitäisi tai kannattaisi kysäistä? Miten työnantaja kykenee selvittämään, millainen on työntekijän todellinen motivaatio ja kyvykkyys tehdä työtä? 

Harjoittelemalla oppii. Ehkä. Ainakin jotakin.  Kuitenkin aina kun on kysymys ihmisistä voi tulla yllätyksiä. Virherekrytoinnit ovat kalliita.

Tee siis itsellesi selväksi

• Millaista osaamista tarvitset yritykseesi.
• Millaisia osaamista ja työhön liittyviä ominaisuuksia tulevalla tekijällä pitää olla, jotta hän selviää alkuvaiheesta. 
• Mihin asioihin kiinnität huomiota/mitkä tekijät ohjaavat päätöksentekoasi?
• Älä sorru kysymään kiellettyjä kysymyksiä.
• Varmista tosiasiat.
• Tarkista referenssit vasta jos olet oikeasti palkkaamassa henkilöä.
• Pohdi auttaisiko valintapäätöstäsi, jos veisit työnhakijan tutustumaan hänen todelliseen työympäristöönsä.

Lähteet ja lukemisto

6 common interwiev mistakes employers made. TTP Recruitment. (10.5.2017).

Aspegren, Mia. (2015). Miten välttää virherekrytointi? Johtamispsykologi. (10.5.2017).

Empore. Opas rekrytointiin ja rekrytoinnin suunnitteluun. (10.5.2017).

Ensimmäisen työntekijän palkkaaminen. Onnistu yrittäjänä.fi. (10.5.2017).

Ensimmäisen ulkopuolisen rekrytointi. Yrittäjät/Uranus.fi. (10.5.2017).

Gausepoh, Shannon (2016). Hiring? Avoid these 5 common mistakes. Business News Daily. (10.5.2017).

Hakonen, Saija. (2015). Näistä syistä en palkkaa ketään. CITY. (10.5.2017).

Heathfield, Susan, M. (2016). 8 Hiring Mistakes Employers Make: From Application to Interview. The Balance. (10.5.2017). 

Hiring Mistakes. IRS. (10.5.2017).  

Hire your first employee. SBA. (10.5.2017). 

How to hire your first employee. (2006). INC. (10.5.2017). Take a look. This is with a good topic list!

How to hire your first employee? Small Business. BC. (10.5.2017).  

Kaverinen, Sanna. (2015). Ensimmäisen työntekijän palkkaaminen palkitsee. Ilmarinen. (10.5.2017).

Koeaika. Työsopimuslaki. Asianajotoimisto Finsta OY. (10.5.2017). 

Kun yritys kasvaa, palkataan ensimmäinen työntekijä. VASEK. (10.5.2017).

Mannila, Margit. (2016). Työhaastattelu. Perheyrittäjyys. (10.5.2017).

Mannila, Margit. (2012). Työpaikkahaastattelu, työnhaku, job application, job interview. Perheyrittäjyys. (10.5.2015).

Manninen, Mira. (2012). Ensimmäisen työntekijän palkkaaminen. Auria Yrityslaskenta. (10.5.2017).

Manpower. (2017).  Tuloksellisen rekrytoinnin opasta. (10.5.2017).

Most common hiring mistakes. White papers offered by Chally Group. (10.5.2017).

Mustonen, Iida. Rekrytointimarkkinointi – onnistuminen sinetöidään ennen ilmoituksen kirjoittamista - emine. (18.5.2017). 

Oletko huono työntekijä? Hälytyskellot soimaan, jos tunnistat itsesi näistä.  (2015). YLE Kioski. (10.5.2017).

Tukea palkkaamiseen. YritysSuomi.fi. (10.5.2017).

Työntekijän palkkaaminen. Palkkaus.fi. (10.5.2017).

Työntekijän palkkaaminen. Suomen Yrittäjät. (10.5.2017).
- Rekrytointi. Suomen Yrittäjät. (10.5.2017).

Työntekijän palkkauksen kustannukset. (2015). Olipa kerran yrittäjä. (10.5.2017).


Welz, Erika. How to hire your first worker. Entrepreneur. (10.5.2017).

(Edit 27.5.2017).