Kuvat Margit Mannila
Projektijohtajan seitsemän kuolemansyntiä otsikoi Jörgen Westerling (2009) kirjoituksensa.
1. Johtaja ei osaa tai viitsi delegoida. Jos
johtaja ei delegoi viisaasti, hän ei pysty johtamaan
projektiorganisaatiota. Silti monet eivät osaa edes delegoinnin
perusteita.
Projektin delegoinin perusteet (nämä ovat eCraftin julakisemasta paperiversiosta, jota ei ole enää saatavilla netissä.)
1. Kerro projektin tavoitteet. Keskity siihen, mitä pitää saada aikaan. Älä puutu siihen, miten työ olisi hoidettava.
2. Sovi laatumittareista etukäteen. Mitkä ovat hyvän suorituksen tunnusmerkit? Mitä pidät epäonnistumisena?
3. Korosta etukäteen hankkeen tärkeyttä. Miksi se on tärkeä? Jos työ ei ole tärkeä, miksi tettää sitä lainkaan?
4. Varmista resurssit. Projektipäällikkö tarvitsee aikaa, rahaa, työvälineitä, työntekijöitä, alihankkijoita, tietoa, tietotekniikkaa jne.
5. Selvitä valtuudet. Mtiä projektipäällikkö saa tehdä ja mitä ei? Missä rajat kulkevat käytännössä?
6. Tiedota muille osapuolille siitä, mitä olet delegoinut projektipäällikölle. Kerro erityisesti hänen valtuuksistaan. Miksi on tärkeää, että projektipäällikkö saa kaikkien tuen. Ilman tätä helposti unohtuvaa vaihetta on kuvassa rajuja törmäyksiä organisaation sisällä.
7. Sovi raportoinnista. Miten ja kuinka usein projektipäällikön on kerrottava etenemisestään?
8. Tarjoa apuasi. Tietenkään projektipäällikköä ei pidä opettaa delegoimaan töitään takaisin projektijohtajalle. Toisaalta häntä on autettava eteenpäin etenkin yllättävissä poikkeustilanteissa, joita kuuluu jokaiseen projektiin.
9. Anna palautetta. Sitä tarvitaan jo matkan varrella, mutta etenkin projektin päätteeksi. Projektipäälliköidenkin yleisin murhe on se, että he eivät saa riittävästi palutetta työstään.
10. Edellytä tuloksia. Jos et sitä tee, projektipäällikkö päättelee pian, että hänen työnsä on mielestäsi yhdentekevää. Nykyaikaiset johtajat kuvittelevat, että edelyttäminen on jotenkin epäkohteliasta ja johtajan helmasynti.
11. Palkitse hyvästä työstä. Siihen on muitakin tapoja kuin naurettavan pieni tulospalkkio.
2. Johtaja ei kouluta edes projektityön alkeita.
Suurin osa työntekijöistä joutuu projektipäälliköksi ilman, että hän
olisi saanut minuuttiakaan perehdytystä projektityöhön. Kun jokaisen
projektipäälliköksi lupautuneen on opittava kaikki kantapään kautta,
rytäkässä moni hanke menee metsään.
3. Johtaja ei uskalla tappaa projektia. Yksi hyvän projektijohtajan tärkeimpiä tunnusmerkkejä on se, kuinka monta projektia hän uskaltaa keskeyttää vuosittain.
4. Johtaja käyttää jäykkiä menetelmiä.
Kun projektipäällikkö törmää esteeseen, hän yrittää kiertää sen
luovasti. Se on sinänsä oikein, mutta johtaa nopeasti laajenevaan
hankkeeseen. Pian alkuperäinen tavoite on jo hautautunut lukuisten
”välttämättömien” sivuprojektien hetteikköön. Siksi jokaisen
projektijohtajan kannattaisi pohtia, olisiko aika hylätä perinteiset
opit ja siirtyä sen sijaan nykyaikaisiin, ketteriin menetelmiin.
5. Johtaja jahtaa väärää saalista.
Jos johtaja ei uskalla edellyttää loistavia suorituksia, tuskin hän
niitä saa. Mutta jämeräkin projektijohtaja saattaa sokeutua. Hän johtaa
projektia määrätietoisesti, sivuilleen vilkuilematta. Siinä rytäkässä
unohtuu helposti tarkistaa, onko hankkeesta revittävissä alun perin
tavoitteeksi asetettuja liiketoimintahyötyjä enää lainkaan.
6. Johtaja ei ymmärrä viestinnän merkitystä.
Johtaminen on lähes pelkästään viestintää. Tätä tosiasiaa harvat
johtajat ymmärtävät – projektipäälliköistä puhumattakaan. Kuitenkin 90
prosenttia projektien ongelmista johtuu viestinnästä. Vain murto-osa
vaikeuksista juontaa juurensa teknisistä tai muista syistä.
7. Johtaja etsii kuria ohjelmistolaatikosta.
Projektijohtajan tehtävä on karsia ja yksinkertaistaa. Hänen täytyy
tarjota projektipäälliköille selkeitä malleja ja helppoja työkaluja. Ja
hänen pitää edellyttää projektipäälliköiltään johdonmukaista
työskentelytapaa yhdessä sovittujen menetelmien mukaisesti. Menetelmiä
löytyy harvoin ohjelmistoboksista, kurista puhumattakaan.
Lähteitä ja lukemistoa
MIF. Esimiestyön seitsemän kuolemansyntiä. (9.6.2016).
Pelin, Risto. (2011). Projektihallinnan käsikirja. 400 s. 7. uudistettu painos. Projektijohtaminen Oy Risto Pelin.
Westerling, Jörgen. (2009). Projektijohtajan seitsemän kuolemansyntiä. TIVI. (9.6.2016).
Comments