Kuvat Margit Mannila
Kun yritykseen tulee vierailija, tulee hänet ottaa vastaan. Suurissa yrityksissä on asiaan luonnollisesti kiinnitetty huomattavan paljon huomiota ja niissä on systeemit, kuinka vierailija otetaan vastaan. On mietitty ennakolta, mitä vierailija saa nähdä ja kuulla (salassapitosopimus allekirjoitetaan yleensä) ja kuka toimii vierailijan isäntänä/emäntänä.
Vierailijahallintaan on kehitetty erilaisia ratkaisuja.
Yleensä kun yritykseen tulee vieras on isäntä/emäntä jo selvillä. Hän tekee vieraasta yleensä ilmoituksen aulapalveluille, joka huolehtii vierailijakortin tekemisestä ja vieraan ohjaamisesta oikeaan paikkaan.
Ennen vierailua on sovittu saapumisaika ja paikka. Vierailijalle on kerrottu, miten hänet otetaan vastaan ja missä tapaamispaikka on.
- Jos yritys on suuri tai se sijaitsee sellaisessa paikassa, jossa on paljon ihmisiä voidaan tehdä nimikyltit (A4), johon kirjoitetaan vierailijan nimi, yritys ja tervetulotoivotus.
- Vieras kätellään ja toivotetaan tervetulleeksi.
- Mikäli vieras tarvitsee pysäköintiin luvan, annetaan se hänelle yleensä tässä vaiheessa ellei sitä ole pystytty toimittamaan etukäteen.
- Vastaanottaja toivottaa vieraan tervetulleeksi ja ohjaa hänet oikeaan tilaan ja hänelle varatulle paikalle.
- Vierailijalle kerrotaan turvallisuusohjeet ja kokoontumispaikan sijainti.
- Jos tilaisuudessa on tarjoilua, vieraalta kysytään maistuuko kahvi/tee. Yleensä on otettu etukäteen selvää mahdollisista allergioista tms.
- Lopussa vieras saatetaan ulos ja häntä kiitetään vierailusta.
- Vierailun jälkeen lähetetään yleensä vielä kiitosviesti jossa toivotaan yhteistyön jatkuvan.
Lähteet
Korttilinna. Yritys, joka tarjoaa ratkaisuja vieralijahallintaa. (12.10.2016).
JotBar. Yritys, joka tarjoaa ratkaisuja vieralijahallintaan. (12.10.2016).
Comments