Viestintä ja tiedottaminen

Viestintä ja tiedottaminen

Tiedottamisen merkitys 

Käytännössä projektipäällikkö joutuu panostamaan hyvin paljon viestintään. Tiedottamista on monella eri osa-alueella.

• projektiryhmän sisällä
• projektin johtoryhmälle
• projekti <=> ulkoinen asiakas ja rahoittajat
• projekti <=> linjajohto ja hallinto
• projekti <=> osaprojektit <=> osaprojektin osat
• projekti <=> viranomaiset
• projekti <=> tiedotusvälineet
• muut projektiin liittyvät projektit

Projektiryhmä kokee projektipäällikön roolin tiedottajana hyvin keskeisenä. Ja se onkin hyvin merkittävä asia. Yleensä kun projektiryhmä esittää toivomuksia, on listalla ykkösenä tiedottaminen.

Myös asiakas ja projektin johtoryhmä on pidettävä ajan tasalla. Raportointi poikkeamaperiaatteella (Management by Deviation). Eli ne ongelmat, jotka vaativat johdolta toimenpiteitä on raportoitava. 

Nykyisellä some-aikakaudella myös ulkoisen tiedottamisen rooli on korostunut. Negatiivsten uutisten korjaaminen on haastavaa. (Pelin 2011, 283-285)

Viestintä projektissa
Viion laki: Viestintä epäonnistuu, paitsi sattumalta.
Viion laki voi tuntua vähän hupaisalta, mutta käytännössä tämä on juuri näin.

Viestinnällä tarkoitetaan tiedon välittämistä ihmisten ja  ryhmien kesken. Jokainen tietää kokemuksesta, miten helposti viesti ymmärretään väärin tai viesti ei mene perille. Viesti muuttuu myös matkalla. Meistä jokainen lienee leikkinyt joskus rikkinäistä puhelinta. 

Viestinnän virhelähteitä ovat mm:

• sanoma on muotoiltu epäselvästi ja useita tulkintamahdollisuuksia
• vastaanottaja ei kuuntele (lue) sanomaa kunnolla
• viestiä muutetaan tahallaan matkalla
• viesti katoaa matkalla
• ydinkohdat eivät käy selkeästi esille.

Kuvan lähde http://slideplayer.biz/slide/1888828/ (12.1.2017)


Viestinnän suunnittelu
Viestinnän suunnittelussa  on valittava oikea viestintätapa ja harkittava viestin tavoite ja sisältö.

• Mikä on viestin tavoite?
• Kenelle viesti kohdistuu?
• Mikä on oikea  viestintäväline?
• Milloin on paras ajankohta?
• Kuka vastaa? Kuka tekee?
• Miten varmistetaan viestin perille meno ja palaute?
• Miten viestit tallennetaan?

Projektin elinkaaren eri vaiheissa viestintä painottuu eri asioihin

Projektin alussa

• Projektin tavoite
• Vastuut ja organisaatiot
• Projektisuunnitelma
• Ohjauskäytäntö ja kokoukset

Projektin toteutuksen aikana

• Projektitilanne
• Muutokset (projektisuunitelma, organisaatio, muut)
•  Kokousten pöytäkirjat
• Tärkeät tapahtumat ja saavutukset
• Tarkastukset ja hyväksynnät

Projektin lopussa

• Projektin tulos
• Päättämiseen ja tuloksen käyttöönottoon liittyvät käytännön järjestelyt
• loppuraportti
• Dokumentointi ja arkistointi
• Projektin jälkihoitoon liittyvät seikat

Viestin vastaanottajana

• kuuntele sanoma loppuun saakka
• mieti, mitä viestillä tarkoitetaan, miten itse ajattelet asian
• miksi viesti esitellään, mikä on sen tavoite (esittäjän motivaatio)
• tee tarkentavia kysymyksiä varmistaksesi, että olet ymmärtänyt viestin oikein. Älä nyökyttele, jos olet ymmällä. Sillä ainut "tyhmä kysymys" on se, jota ei kysytä! 
• tulkitse sanojen lisäksi ilmeet ja eleet

Viestin välittäjänä

• älä oleta, että toiset hoitavat tiedottamisen, tiedota itse
• jäsentele ajatuksesi
• varmista häiriötön ympäristö ja eliminoi keskeytykset
• visualisoi esityksesi
• tarkista, että viesti on ymmärretty

Kuvan lähde Viestintäsuunnitelma. (12.1.2017)

Projektin tiedottaminen voidaan  jakaa projektin ulkoiseen ja sisäiseen tiedottamiseen.
Pelinin  (2011) teoksessa on laajennusinvestointiprojektin tiedottaminen sivulla 288.
Ulkoisen tiedottamisen alla ovat mm.

Viranomisille
- työvoima-asiat
- työsuojelu
- käyttään liittyvät lupa asiat: ympäristö, vesi, ilma

Rakennusosasto
- rakennusluvat
- poikkeusluvat
- rakennusvalvonta
- työmaasuojelu - EHS
- palo- ja työsuojelu

Tiedotusvälineille
- rakennustöiden aloittaminen
- peruskiven muuraus
- harjannostajaiset
- henkilönimitykset
- koneiston asennus
- vihkiäiset

Rahoittajille
- KTM
- pankkien kyselyt
- PTS-rahoitussuunnittelu
- toteutumatiedot

Vakuutuslaitoksille
- vakuutusarviot
- aikataulut
- rakennusaikaiset vakuutukset
- käytön aikaiset vakuutukset

Projektin sisäinen tiedottaminen 
Projektiorganisaatiolle
- lähtötiedot
- aloituspalaveri
- projektikokoukset
- edistymisraportit
- asiapapereiden jakelu
- henkilökohtainen kanssakäyminen

Johdolle
- kustannusraportit
- aikatauluraportit
- työvoimaraportit

Toimipaikan johtajalle
- töiden alkaminen
- aikataulu
- kustannukset

Muulle organisaatiolle
- tiedotusosasto
- henkilöstö
- YT-tiedottaminen

Talousosasto
- tiliasiat
- kustannusraportit

Rahoitusosasto
- rahoitusasiat
- kustannusten jaksotus
- vakuutusasiat

Osto-osasto
- tilaukset
- toimitusvalvonta
- laskujen tarkastus

Käyttöorganisaatio
- suunnittelu
- käyttöönotto
- turvallisuussuunnitelma (Pelin 2011, 288.)

 Viestinnän välineitä ovat

• kirjalliset tiedotteet ja raportit
• sähköposti
• puhelin, telekopio (käyttääkö enää kukaan?), videoneuvottelu
• ilmoitustaulut
• kokoukset ja palaverit, netmeeting
• informaatiotilaisuudet, seminarit
• projektin lehti (news)
• tietoverkko, internet (somen rooli on huomatavasti korostunut siitä hetkestä, kun Pelinin (2011) teos on julkaistu. Voidaan käyttää esim. projektiportaalia ym.
• julkinen sana, lehdistö, radio, TV. (Pelin 2011, 286-292.)

Lähteet ja lukemisto

Pelin, Risto. (2011). Projektihallinnan käsikirja. 400 s. 7. uudistettu painos. Projektijohtaminen Oy Risto Pelin.

Viirikorpi, Paavo. (2000). Onnistunut projekti. Kuntaliitto. (PDF) (12.1.2017)

(Edit 10.4.2017).