Tiedonhallinta projektissa

Posted by on

Kuvat Margit Mannila

Tiedonhallinta projektissa

Tiedonhallinnan määrittely
fi  tiedonhallinta
sv information management
en information management; info-management
de Informationsmanagement m
fr gestion f de l'information
määritelmä tiedon keruu, organisointi ja tallentaminen siten, että se on helposti löydettävissä ja käytettävissä Lähde: Tietohuollon sanasto (TSK 20, 1993) Lähde TSK-julkaisusarja. MOT-sanakirja. (23.1.2017.)

Tiedonhallinta ks. FINTO-palvelu (23.1.2017).

Tiedonhallinta sosiaali- ja terveysalalla. Sosiaali- ja terveysministeriö. (23.1.2017).

Tietojärjestelmien kehittyminen 
Tietojärjestelmät kehittyvät jatkuvasti ja se tarkoittaa sitä, että saamme jatkuvasti alustoja, jotka auttavat meitä prosessien läpiviennissä. Valmiiden ohjelmistojen käyttäminen on järkevää. Ns. In-house -ohjelmat ovat kalliita ja toisaalta ne teettävät huomattavan määrän lisätyötä, koska ne useinkaan eivät toimi kovin hyvin kaupallisten ohjelmien kanssa. Tietojärjestelmälle on tärkeää sen skaalautuvuus ja mukautettavuus. (Pelin 2011, 317-318.) 

Toiminnan ohjausjärjestelmä (Enterprise Resource Management, ERP) 
Toiminnanohjausjärjestelmän tavoitteena on yhdistää yrityksen kaikki toiminnot. Siihen sisältyy mm. seuraavia sovelluksia:
  • Myynnin ohjaus, tarjoukset ja tilaukset
  • Tuotanno ohjaus ja tuoterakenteet
  • Taloushallinto, ostot ja varastot
  • Tuotannon ohjaus
  • Projektihallinta
 Yritystason projektihallinnan järjestelmä (Entrerprise Project Management, EPM). Sen omainaisuuksia ovat
  • projektinhallinnan integrointi yrityksen muihin tietojärjestelmiin
  • yhteisten tietokantojen käyttö
  • projektihallinnan prosessien standardisointi
  • selainkäyttöisyys
  • projektisalkkuraportti (kustannukset, aikataulu, riskit jne).
Toiminnanohjausjärjestelmä SAP (SAP= Systems, Applications and Products) on laajasti käytössä suuryrityksissä. (23.1.2017). (Pelin 2011, 317- 321.)

Tutustu myös sivustoon toiminnanohjaus.fi (23.1.2017)

Projektin tietojärjestelmä
Projektihallinnan tietojärjestelmä (PMIS) liittyy yrityksen muihin tietojärjestelmiin. Usein on useampia järjestelmiä ja tietoja joudutaan siirtelemään manuaalisesti paikasta toiseen.Tällainen siirtely  aiheuttaa lisäkustannuksia tarpeettoman työn muodossa ja lisäksi virheiden määrä lisääntyy. 

Resurssinhallinta
kesto=työmäärä/resurssimäärä.
(Pelin 2011, 321-328.)

Dokumenttien hallinta 
Projektitoiminnan verkostoituminen asettaa erityisiä vaatimuksia dokumenttien hallinnalle. Tavallisimpia haasteita ovat:
  • projektissa käytetään eri suunnteluohjelmistoja
  • samasta ohjelmasta käytetään eri versioita
  • pienten yritysten tietotekniikan taso voi olla alhainen
  • saman asiakirjan eri versioiden hallinta on vaikeata
  • ei ole yhteisiä standardeja dokumenttien hallintaan
 Dokumenttien halintaohjelmistojen tyypillisimpiä ominaisuuksia ovat:
  • tehokkaat hakutoiminnot
  • tiedostojen hallinta
  • versiohallinta
  • dokumenttien audit trail (historiatiedot)
  • yhteen liittyvein dokumenttien käsittely (teksti, taulukko, kuva jne.)
  • dokumenttien luku- ja kirjoitusoikeuksien hallinta
  • tiedon jakaminen
  • tietoturva ja suojaukset
 IBM Lotus Notes (23.1.2017).
SharePoint (Windows Sharepoint Servicess eli WSS) (23.1.2017).

Open Text eDOCS DM (23.1.2017).

Kronodoc (23.1.2017).
(Pelin 2011, 329-337.)

Yhteistyöprojektit ja tietoverkot 
Kun dokumentteja jaetaan internetissä, (yritysten sisäisestä tai yritysten välisestä yhteisestä kanavasta käytetään nimeä extranet) kannattaa Pelinin (2011, 338) mukaan muistaa muutamia seikkoja, kuten:
  • selkeä rakenne
  • vastuuhenkilö (kuka "omistaa" dokumentin)
  • ylläpitovastuut ja muutokset
  • päivitysajankohta näkyviin
  • sivujen helppokäyttöisyys
  • toimintavarmuus kaikilla selaimilla
  • mobiili on päivän sana!
Kun tiedot ovat verkossa,  niin
  • projektin osapuolet ovat reaaliajassa tietojen tasalla
  • viimeisin versio käytettävissä ja myös vanhat löytyvät
  • nopeus- ja rahansäästöt dokumenttien välittämisessä
  • CAD-suunnitelmien katselu ja tulostus ilman CAD-ohjelmaa
  • muutosten hyväksyntä ja hallinta täsmällisempää.
 (Pelin 2011, 338-343.)
Sen jälkeen kun Pelinin (2011) teos on julkaistu on tullut huomattava määrä erilaisia projektijohtamisen alustoja markkinoille. 
Top Project Management Tools. (23.1.2017).  


Lähteet ja lukemisto 
Pelin, Risto. (2011). Projektihallinnan käsikirja. 400 s. 7. uudistettu painos. Projektijohtaminen Oy Risto Pelin.

Toiminnanohjaus.fi. (23.1.2017)

Visma. Toiminnanohjausjärjestelmä. (Kaupallinen sivusto) (23.1.2017).

Comments

Post a Comment